Tipos de facturas: cuáles son y en qué casos usarlos

Según la ley, todo autónomo o sociedad mercantil tiene la obligación de emitir facturas por la compra de sus bienes o servicios, así como de almacenar aquellas que le entregan sus proveedores.

Seguramente ya sepas que existen múltiples tipos de factura, pero puede que no tengas claro cuándo utilizar una u otra o cuál es exactamente la diferencia. Vamos a repasar cuántos tipos de factura existen, cuáles son y cuándo utilizarlas.

Factura completa o factura simplificada

En función de la cantidad de información que contiene, podemos diferenciar entre factura completa o factura simplificada.

La factura simplificada sustituye a lo que anteriormente eran los tickets y contiene una menor cantidad de datos. Es la que se utiliza habitualmente en el comercio al por menor y solo puede utilizarse en algunos casos. Puedes consultar aquí lo que dice en detalle la Agencia Tributaria, pero los casos más habituales en los que se utiliza factura simplificada son:

  • Facturas con importe no mayor de 400€ con IVA incluido.
  • En determinados supuestos, como en la venta al por menor, el importe puede llegar hasta los 3.000€ con IVA incluido.
  • Facturas rectificativas o de abono, cuando corrijan facturas simplificadas.

La factura completa o factura ordinaria es, como su nombre indica, la que contiene una mayor cantidad de información. Es la que utilizaremos en los supuestos en los que no está permitido utilizar factura simplificada, por ejemplo:

  • Cuando el importe supere los 400€ con IVA (o los 3.000€ con IVA en los casos contemplados por la Agencia Tributaria).
  • Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes.
  • En operaciones en las que se produzca la inversión del sujeto pasivo.
  • En las ventas a distancia.

Puedes consultar qué datos deben contener las facturas completas y las facturas simplificadas en este enlace de la página de la Agencia Tributaria.

Factura rectificativa

Las facturas rectificativas o facturas de abono, permiten realizar modificaciones o ampliaciones sobre una factura original. También utilizaremos este tipo de factura en los casos en los que se produzca la devolución de mercancía o en los que queramos aplicar descuentos de forma posterior a la operación.

¿Te interesa? Lee más sobre este tipo de factura en: Factura rectificativa, todo lo que necesitas saber.

El plazo máximo para emitir una factura rectificativa es de cuatro años desde la emisión de la factura original, aunque deberás emitirla tan pronto detectes el motivo que te obliga a corregir lo indicado en la factura original.

Además de los datos obligatorios de todas las facturas, las facturas rectificativas deben identificar cuál es la factura original que se modifica, cuál es la rectificación y por qué se ha dado. En el documento deberá también figurar que se trata de una factura rectificativa.  

Programa de gestión Secre

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa es aquella en la que se agrupan varias operaciones de venta o de compra realizadas en un mes natural con un mismo cliente o proveedor.

Con la factura recapitulativa evitamos alargar el proceso de facturación al reducir a una las facturas entregadas al cliente.

Este tipo de factura agrupada debe indicar en su descripción cuáles son las operaciones que se están agrupando y cuál es el importe total de todas ellas. Por lo demás, se incluirán los mismos datos que en una factura ordinaria, ya que la validez legal es la misma.

¿Quieres saber más? Consulta la entrada: Factura recapitulativa, ¿qué es y cuándo utilizarla?

Factura electrónica

La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, por tanto debe contener los mismos datos y cumplir los mismos requisitos. Lo único que diferencia la factura electrónica de la física es que se expide y recibe en formato digital.

Para poder emitir facturas electrónicas válidas es necesario firmarlas electrónicamente, lo que obliga a contar con un certificado electrónico.

La factura electrónica surge con el objetivo de simplificar los procesos de facturación, no obstante, por lo general, su uso es opcional. Solo tendrás obligación de utilizarla si eres proveedor de bienes o servicios dirigidos a la Administración Pública.

Para poder emitir una factura electrónica puedes, o bien, contratar a un intermediario que preste servicios de facturación electrónica, o bien utilizar un programa de facturación que permita expedirlas. La segunda opción es la más cómoda y la más habitual.

Visita nuestro artículo Qué es la facturación electrónica y cómo se utiliza si quieres conocer más en profundidad este tipo de factura.

Factura proforma

Dentro de los tipos de factura, la factura proforma es un tanto especial, ya que se considera equivalente a un presupuesto y, como tal, no tiene validez fiscal ante la Agencia Tributaria. Es por eso que debes ser cuidadoso/a y no contabilizarla entre tus facturas, ya que solo tiene carácter informativo.

¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto? Principalmente en que el presupuesto no tiene validez legal mientras que la factura proforma sí la tiene y puede ser utilizada como documento acreditativo de la actividad y relación comercial. Se puede utilizar en diversos casos, lo más habitual es utilizarlo en comercio internacional, por ejemplo para declarar el valor de determinada mercancía si va a pasar por aduanas. Pero también podemos utilizarla si hemos acordado un servicio con un cliente, el cual ha aceptado el presupuesto, pero todavía no nos lo ha pagado. Normalmente las empresas solo emiten este tipo de factura si un cliente se lo solicita de forma explícita.

Una factura proforma contiene los mismos datos que una factura ordinaria, eso sí, es importante que indiques en alguna parte del documento que se trata de una factura proforma. Si utilizas un programa de gestión de PYMES como Secre, el ERP de Aplimedia, no tendrás que preocuparte de los requisitos, el software generará el documento en un solo click.


Estos son los tipos de factura que se utilizan en España actualmente y que tienen validez legal. Es importante que te asegures de que utilizas el tipo de factura adecuado y que cumples los requisitos necesarios para cada uno de ellos. Para trabajar con la máxima seguridad te aconsejamos que trabajes con un software de gestión que genere los documentos con el formato adecuado para cada caso y que contemple todas tus necesidades de gestión. En Aplimedia estaremos encantados de asesorarte para que averigües si Secre es el programa de gestión adecuado para tu PYME. ¡Contacta con nosotros sin compromiso!

¿Cuáles son los tipos de factura que existen??

Recapitulando…

¿Qué tipos de factura existen?

Todo autónomo o sociedad mercantil tiene la obligación de emitir facturas por la compra de sus bienes o servicios. La factura ordinaria es la que se utiliza comúnmente, pero existen otros tipos de factura que podemos utilizar en distintas situaciones y con distintos objetivos.

Factura completa y factura simplificada

La factura completa u ordinaria es la que utilizamos comúnmente en situaciones de compra-venta normales. La factura simplificada (lo que anteriormente eran los tickets) contiene menos datos que la ordinaria y se utiliza habitualmente en el comercio al por menor. Se puede utilizar siempre que la factura no supere los 400€ o los 3.000€ si hablamos de venta al por menor.

Factura rectificativa

Las facturas rectificativas o de abono permiten realizar modificaciones o ampliaciones sobre una factura previa. Tienes un plazo de 4 años desde la emisión de la factura original para emitir una factura rectificativa, aunque deberás emitirla tan pronto detectes el motivo que te obliga a corregirla.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa agrupa varias operaciones de venta o de compra realizadas en un mes natural y con el mismo cliente o proveedor.

Factura electrónica

Tiene la misma validez legal que la factura en papel y debe contener los mismos datos. La única diferencia con la factura en papel es que se expide y recibe en formato digital. La factura electrónica debe firmarse electrónicamente, mediante un certificado electrónico. Su uso es opcional, excepto en los casos en los que proveemos bienes o servicios a la Administración Pública, en cuyo caso es obligatorio.

Factura proforma

La factura proforma se considera equivalente al presupuesto pero, a diferencia de éste, tiene cierta validez legal y puede ser utilizada como documento acreditativo de la actividad y relación comercial.

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