Cómo ahorrar gastos en una empresa

Cómo ahorrar 2.000€ al MES en tu empresa

La clave del éxito o fracaso de una empresa a menudo reside en su capacidad de hacer un uso responsable y óptimo de sus recursos, por eso saber cómo ahorrar gastos en una empresa es fundamental a la hora de lograr que tu negocio sea rentable.

Cómo es lógico, para recortar gastos en una empresa hay que prestar atención a todas las áreas de la misma. De poco sirve realizar cambios para ahorrarte unos euros en la factura de la luz si ese dinero que ahorras se está yendo por otro lado en una mala gestión del inventario, un exceso de personal, un exceso de tiempo en tareas que podrían simplificarse…

¿La clave? Contar con un sistema que te permita por un lado agilizar las tareas de la gestión rutinaria de tu empresa y, por otro lado, controlar los gastos de la empresa e identificar con precisión las áreas críticas donde se está yendo dinero de forma innecesaria.

Aquí es donde entran los programas de gestión o ERPs, especialmente aquellos que funcionan en la Nube. A lo largo de este artículo vamos a repasar las distintas formas en las que trabajar con un software empresarial te ayudará ahorrar 2000€, e incluso más, cada mes.

Cómo recortar gastos en una empresa
A la hora de recortar gastos en una empresa la optimización del tiempo y de los recursos son clave.

Cómo recortar gastos en una empresa con un ERP

Si tienes experiencia en el mundo empresarial es poco probable que no estés familiarizado/a con los software de gestión y facturación, ya que su uso a día de hoy ya está bastante extendido. No obstante, en Aplimedia tratamos a diario con empresas interesadas en nuestro programa de gestión Secre y hemos detectado que muchas empresas subestiman la capacidad de un ERP para ahorrar costes. En consecuencia subestiman enormemente su importancia y, o bien no le sacan todo el partido que deberían, o bien retrasan su implementación innecesariamente considerando que solo va a suponer un gasto más. Nada más lejos de la realidad.

El fallo que suelen cometer las empresas es considerar un software de gestión como un gasto. Pero se olvidan de tener en cuenta la gran cantidad de dinero que puede ahorrarnos si lo usamos de forma inteligente. Digamos que tu software de gestión te está costando unos 80 o 100€ al mes, pero a cambio te está ahorrando 2.000€ o más al optimizar tu personal y su tiempo, tu inventario, tus operaciones, los costes de tus proveedores… ¿a que ya no parece un gasto tan elevado? Basta con hacer unos simples cálculos para darse cuenta de que un software de gestión es fundamental para el ahorro en una empresa. Cuando hablamos de cómo ahorrar gastos en una empresa, tu sistema de gestión está en el centro de atención.

Si todavía no tienes claro qué es un software de gestión y qué hace exactamente por tu empresa, te invitamos a que revises esta otra entrada de nuestro blog:

Optimiza procesos y trabaja a tiempo real

Optimizar cada una de las operaciones que realiza cada día tu empresa es el primer paso para empezar a ahorrar dinero en un negocio.

Las empresas menos rentables son, habitualmente, aquellas donde reina el descontrol, y puede darse el caso de que exista un exceso de personal para una cantidad de trabajo que podría asumirse por menos personas gracias a un sistema de gestión más eficiente.

Un programa de gestión está diseñado, precisamente, para que dediques solo el tiempo necesario a cada operación. Te ayuda a evitar dedicar un tiempo excesivo a tareas como la facturación, el inventario, el control de los bancos… todas ellas tareas en las que es fácil excederse en tiempo si no se utiliza un buen programa. Y no solo eso, un software de gestión te permite trabajar a tiempo real y en una base de datos común. Esto significa que todos los trabajadores, estén donde estén, podrán acceder a cualquier dato actualizado de forma inmediata, lo cual es clave para que tu empresa sea competitiva. Estas ventajas son, si cabe, más tangibles cuando trabajas con un sistema de gestión en la Nube, puesto que su única restricción es la conexión a Internet: podrás conectarte a tu ERP cuando y donde quieras.

Además, un programa de gestión está preparado para detectar errores, a diferencia de lo que sucede cuando trabajas, por ejemplo, con una hoja de cálculo. Esta detección de entradas inválidas en el programa supondrá un ahorro a largo plazo al evitar las pérdidas de tiempo y dinero procedentes de almacenar información errónea en tu base de datos.

Ahorra costes de actualizaciones y mantenimiento

Existen muchas más ventajas de gestionar tu empresa desde la Nube que van a repercutir en un ahorro considerable de gastos.

En primer lugar, podrás olvidarte por completo de las actualizaciones del programa. Cuando trabajas con un software en la Nube, el programa no está instalado físicamente en tu equipo, sino que accedes mediante un acceso directo a un escritorio remoto. Esto implica que siempre vas a acceder a la última versión del software, sin necesidad de llevar a cabo ningún proceso de actualización en ninguno de tus dispositivos o equipos. Puede parecer un detalle sin más importancia, pero lo cierto es que, si necesitas trabajar con el programa desde múltiples equipos, realizar las actualizaciones de forma manual supone una pérdida enorme de tiempo, ya que implica realizar el proceso periódicamente en cada uno de ellos, uno a uno.

Pero no solo eso, gestionar tu empresa desde la Nube también supone un gran ahorro en costes de mantenimiento, ya que no necesitarás contar con un servidor propio o trabajar con equipos muy avanzados. Lo habitual es que tu proveedor en la Nube se encargue de contratar y mantener el servidor, de cumplir todos los protocolos de seguridad y de realizar copias de seguridad de tu información. Todos estos son gastos que te ahorrarás en tu empresa.

Programa de gestión Secre

Mejor planificación estratégica

Una buena estrategia es clave para el éxito de una empresa. Sin ella, su suerte o desventura se ve sometida al azar y la intuición y, ¿por qué dejar nuestro éxito o fracaso en manos de la suerte si disponemos de herramientas para orientar nuestro negocio hacia el crecimiento?

Precisamente, esto nos lo facilita un programa de gestión. Al almacenar todos los datos referentes a las operaciones económicas de la empresa, un ERP dispone de cientos de informes y estadísticas que nos darán mucha información acerca del estado de nuestra empresa, de las tendencias, la estacionalidad… Sin duda, esta información es extremadamente valiosa a la hora de tomar decisiones y planificar acciones orientadas al crecimiento, y cuando hablamos de cómo ahorrar gastos en una empresa, no solo importa lo que no gastamos, sino también lo que ingresamos.

Pongamos por ejemplo el inventario de una empresa, ya que es un área donde los errores y el descontrol pasan factura, y nunca mejor dicho. Un exceso de stock supone un derroche enorme de dinero. Por un lado porque no estamos teniendo en cuenta la demanda de ese artículo y estamos almacenando algo que no se vende, y por otro porque, ese mismo espacio de almacenamiento podría estar mejor aprovechado por artículos con mayor rotación. ¿Cómo nos ayuda un software de gestión a mejorar este aspecto? Un buen software nos permitirá identificar cuáles son los periodos de mayor demanda de ese artículo, por lo que podremos planificar mejor cuándo hacer un pedido y en qué cantidad, en base a datos históricos. Esto supone, de forma indirecta, un ahorro importante de dinero y recursos.

Te contamos más sobre cómo optimizar la gestión de tu inventario en este otro artículo:

Pero un software de gestión no solo nos ofrece información de alto valor sobre nuestro inventario. Podemos extrapolarlo a cualquier otra área de nuestro negocio. Por poner otro ejemplo, nos puede ofrecer información sobre nuestros proveedores que podemos utilizar para una mejor planificación: ¿cuál es su periodo de entrega habitual? ¿suele retrasarse? ¿deberíamos realizar los pedidos con más antelación? ¿comete errores recurrentes que podrían mejorarse? ¿han variado mucho sus precios?

La información está toda en el software de gestión, solo tienes que utilizarla con inteligencia.

Mejora la retención de tus clientes

Seguro que alguna vez has oído eso de que es más rentable volver a vender a un cliente que ya teníamos en lugar de captar uno nuevo. Y es que a menudo las empresas no prestan atención a la retención y fidelización de sus clientes, lo cual es un aspecto clave para cualquier empresa que tenga el crecimiento entre sus objetivos.

Con este objetivo, nacen los software CRM.

Probablemente estés pensando, ¿otro software que necesito contratar en mi empresa? No necesariamente. Hoy en día tienes múltiples opciones en el mercado, como por ejemplo el software de gestión con CRM incorporado de Aplimedia, que aúnan todas las necesidades en un solo sistema para rentabilizar todavía más tu inversión.

Un sistema CRM te permite llevar un registro de todos los datos e interacciones con tus clientes. Al tratarse de una base de datos única todos los miembros de la empresa podrán consultar esta información en cualquier momento y conocer, de un vistazo, cuál es el historial de ese cliente. Como podrás imaginar, esta capacidad de conocer y repasar este historial de forma inmediata y en tiempo real permite una mejor atención al cliente y mejor percepción de nuestra empresa, lo cual aumenta enormemente las posibilidades de retención y fidelización.

Si quieres saber más sobre los software CRM y en qué se diferencian de los software ERP, consulta el siguiente artículo:

Siempre al día con la ley y la fiscalidad

Como hemos mencionado un poco más arriba, una de las ventajas de trabajar con un software de gestión en la Nube es que siempre trabajarás con la última versión del programa. Es decir, siempre estarás actualizado. Esto cobra especial relevancia cuando hablamos de temas como la ley o la fiscalidad, que muchas veces afectan al funcionamiento del ERP.

Control de gastos de una empresa
Un programa de gestión que esté al día en cuanto a la ley es un programa que te va a ahorrar, sí o sí, futuros problemas.

Es importante seleccionar un proveedor que te genere confianza para tu software de gestión, que esté continuamente implementando mejoras en el programa y al que puedas acudir si un cambio en la ley establece alguna obligación en cuanto a la gestión de tu empresa. Te ahorrará futuras multas y sanciones que, en función del caso, pueden poner en verdadero peligro la supervivencia de tu negocio.


En definitiva, cuando pensamos en cómo ahorrar gastos en una empresa es habitual la clave está en saber detectar aquello que está aportando valor a nuestro negocio y, sin duda, un software ERP es una de las mejores herramientas que puedes incorporar a tu empresa para empezar a ahorrar cientos de euros al mes. No solo conseguirás organizar mejor tus recursos para el ahorro, sino que, además, podrás preparar tu empresa para crecer, aumentar las ventas y fidelizar a tus clientes. Como hemos visto a lo largo de este artículo, un programa de gestión está orientado, precisamente, a esa optimización de los recursos, por lo que es, en su esencia, una herramienta para ahorrar tiempo y, por ende, dinero.

Si deseas conocer nuestro software de gestión Secre no dudes en solicitarnos una demo sin ningún tipo de compromiso, te ayudaremos a descubrir cómo puede ayudar a tu empresa a empezar a recortar gastos y a crecer.

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