Qué es una factura electrónica

Qué es una factura electrónica y cómo se hace

A pesar de que a día de hoy la facturación electrónica ya está más que instaurada, es posible que todavía te queden dudas respecto a ella o simplemente no estés familiarizado/a.

Te explicamos varios conceptos básicos que debes tener en cuenta si vas a empezar a trabajar con facturación electrónica.

Te contamos qué es una factura electrónica y en qué casos estás obligado a utilizarla.

Qué es una factura electrónica
¿Qué es la factura electrónica?¿En qué casos estás obligado/a a utilizarla?

¿Qué es una factura electrónica?

Si nos atenemos a la definición de la página oficial del Ministerio que trata estos temas, la factura electrónica es, en definitiva, una factura como cualquier otra. A efectos legales la factura electrónica tiene la misma validez que la factura en papel tradicional, la única diferencia es que, tanto la expedición como la recepción se hacen por vía electrónica.

El reglamento que rige la normativa que se debe cumplir a la hora de facturar electrónicamente, es, por tanto, la misma que rige la facturación tradicional. Por ello, tu factura electrónica deberá incluir los mismos campos que incluye cualquier factura. Si no sabes cómo hacer una factura y qué debe incluir, te lo explicamos en este otro post.

¿La factura electrónica es obligatoria?

Cuando trabajas con otras empresas o con consumidor final, la factura electrónica es opcional. Eso sí, debes de contar con el consentimiento del destinatario si quieres remitirle sus facturas electrónicamente.

Ahora bien, si eres proveedor/a de bienes o servicios dirigidos a las Administraciones Públicas, estás obligado/a a expedirle sus facturas en formato electrónico, de acuerdo a la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que entró en vigor el día 15 de enero de 2015.

Ten en cuenta que, para que una factura electrónica sea válida deberás cumplir con varios requisitos:

  • La factura deberá ser legible por un ser humano. Si utilizas un programa de facturación adecuado, este es un punto por el que no tendrás que preocuparte.
  • Se deberá garantizar de alguna manera la identidad del remitente y del emisor de la factura. Para ello puedes utilizar la firma electrónica o algún otro procedimiento como el intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier otro medio validado de por la Agencia Tributaria.
  • Se deberá garantizar la integridad de la factura electrónica, es decir, que esta no ha sido modificada.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

A grandes rasgos, encontramos dos maneras de hacer una factura electrónica.

Por un lado, podemos contratar a un intermediario que preste servicios de facturación electrónica.

Por otro lado, podemos utilizar un programa informático que nos permita expedir facturas electrónicas. Este es el método más utilizado y el más cómodo si vas a necesitar expedir facturas electrónicas habitualmente. Un programa de gestión como Secre te facilitará esta tarea enormemente puesto que está habilitado y diseñado para ello.

Programa de gestión Secre

¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?

Entre los beneficios de la factura electrónica, encontramos los siguientes:

  • Importante ahorro económico y medioambiental de impresión y envío postal.
  • Reducción drástica de errores de carácter humano.
  • Los periodos de tramitación y cobros se reducen.
  • Almacenamiento y acceso a las facturas mucho más eficiente y ágil.
  • Contribuiremos a una mejor atención al cliente, gracias a la rapidez y agilidad que nos permite la facturación electrónica.
  • El sistema de facturación electrónica se encuentra en sintonía con la constante modernización de la comunicación y de la administración empresarial.

Así que, aunque seas una PYME o un autonómo, tú también puedes beneficiarte de las ventajas que supone la facturación electrónica y lo recomendable es que lo hagas si quieres ser competitivo en un mercado que tiende a una total digitalización.

Si necesitas más información sobre la factura electrónica, visita Facturae, la página oficial del Estado español destinada a estos temas.

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