Hoy en día existen múltiples soluciones informáticas que se enfocan a necesidades empresariales muy concretas. Entre software ERP, CRM, HR, gestión de nóminas, de contabilidad… es normal que se diluyan las competencias de cada uno de estos sistemas. Hoy nos centramos en contarte la diferencia entre CRM y ERP, puesto que son dos software que suelen dar bastante a confusión.
Si echamos un vistazo al significado de sus siglas, la diferencia entre CRM y ERP puede quedar algo más clara. Las siglas CRM corresponden a Customer Relationship Management, es decir, Gestión de la Relación con los Clientes. Las siglas ERP, por otro lado, corresponden a Enterprise Resource Planning, o, lo que es lo mismo, Planificación de Recursos Empresariales.
Es posible que encuentres en el mercado soluciones mixtas que incorporan herramientas tanto ERP como CRM, como es el caso de nuestro software de gestión Secre ERP-CRM. Pero también es habitual que se comercialicen por separado. En tu mano queda valorar de qué pie cojea tu negocio.
Vamos a echar un vistazo a las características más importantes de cada uno de estos sistemas para entenderlas por separado y así comprender mejor la diferencia entre CRM y ERP.
ERP o software de gestión
El objetivo de un ERP es dotar a los negocio de herramientas para la automatización de la planificación, contabilidad, control, análisis y gestión de los procesos empresariales.
Para entenderlo con un ejemplo más práctico, digamos que tienes una empresa de compraventa de mercancías que dispone de un almacén. Un ERP ideal para esta actividad contendría herramientas para la gestión de la base de datos de clientes, de proveedores, la facturación, presupuestos y albaranes, pedidos a proveedores, gestión de los artículos y del inventario, control de los cobros y pagos, etc. Estas son herramientas que competen a un ERP o software de gestión.
Una característica clave de un ERP es coger toda esta información y unificarla para que todos los departamentos tengan acceso a información actualizada y así poder tomar mejores decisiones fundamentadas en datos y no en intuiciones. Por ejemplo, si históricamente el ERP nos informa de que determinado artículo se agota rápidamente en cierta época del año, podremos aprovisionarnos con antelación para evitar dicha situación.
Por supuesto, cada empresa y sector es un mundo y existen soluciones ERP en el mercado que contemplan necesidades particulares de todo tipo de negocios: gestión de obras y proyectos, de producción y fabricación, de servicio técnico, de reserva de artículos o alojamiento… Para casos muy particulares, existen ERPs confeccionados a medida que se adaptan a la perfección a la empresa en cuestión, aunque estas soluciones son muy costosas económicamente y normalmente son las grandes empresas las que suelen optar por ellas.
Ventajas de una solución ERP:
1. Ayuda a mejorar la productividad. Con un ERP puedes acceder a información y datos muy rápidamente, puesto que está toda alojada y centralizada independientemente del departamento. Así, ahorra costes en tiempo y recursos al conectar los departamentos de manera eficiente.
2. Al establecer una comunicación efectiva entre departamentos, ayuda a mantener un correcto flujo de la información.
3. Reduce los costes operativos. Al estar toda la información almacenada en un solo sitio, y con un solo software desde el que gestionar todo, se reducen los costes de la gestión empresarial.
4. Tendrás una mejor percepción de tu negocio. Al utilizar un ERP puedes comprobar de forma muy concreta los costes de los procesos de tu empresa.
5. Ayuda a tomar decisiones: solo tienes que echar un vistazo a tu ERP y tomar decisiones rápidamente. No es necesario esperar para recolectar información de diferentes fuentes o departamentos.
Si quieres profundizar más sobre el mundo de los ERP, te dejamos varios recursos que pueden ser de tu interés:
- Qué es un ERP y para qué sirve
- Tipos de ERP
- Precios y costes de un ERP
- Pasos para la implantación exitosa de un ERP
CRM o software de gestión de la relación con los clientes
Por su lado, un CRM se enfoca a todos los aspectos de la interacción que una empresa tiene con sus clientes, ya sea con la intención de vender o de proveer de un servicio. Un CRM se engloba dentro de la gestión empresarial y te ayuda a comprender mejor a los clientes, fidelizarlos, dar un excelente servicio de atención, captar nuevos clientes y aumentar la rentabilidad.
En resumidas cuentas, un CRM rastrea todas las transacciones que tienen lugar entre la empresa y el cliente o potencial cliente.
Ventajas de una solución CRM:
1. Una solución CRM te da una visión mucho más completa del estado de tus clientes y potenciales clientes. Al usar un CRM puedes extraer la información más importante y puedes tener una mejor visión de los actuales potenciales clientes, de las oportunidades de negocio y otro tipo de datos relevantes.
2. Un CRM facilita enormemente la tarea de rastrear las ventas y el marketing.
3. Al usar un CRM, la empresa puede rastrear los problemas o incidencias que experimentan los clientes y así tomar medidas preventivas.
4. Ayuda a satisfacer los requerimientos de los clientes constantemente.
Diferencia entre CRM y ERP
Para resumir, la diferencia entre CRM y ERP se basa en los siguientes aspectos:
- Un CRM se define como un software que permite a la empresa rastrear cada transacción con los clientes y potenciales clientes. Un ERP ayuda a la empresa a gestionar sus procesos a lo largo de todos los departamentos.
- Un CRM es un sistema que debería simplificar y estandarizar las interacciones con los clientes, la gestión de los procesos de venta, el soporte técnico, el rastreo de información de clientes y potenciales clientes, upselling, etc.
- Los sistemas ERP consolidan la información proveniente de distintos departamentos de la empresa, y automatiza actividades y tareas como: el proceso de compra y venta, la distribución, la facturación y finanzas, la fabricación, etc.
- Mientras un CRM se enfoca al aumento de las ventas, podríamos decir que un ERP pone el foco en la reducción de costes.
- Los sistemas ERP son previos a los CRM.
Como habrás podido comprobar, la principal diferencia entre CRM y ERP radica en que, mientras el primero se enfoca a la mejora de la satisfacción de los clientes, el segundo busca una mayor eficiencia de los procesos empresariales. Ahora bien, ambas son poderosas herramientas para cualquier negocio, sea cual sea su actividad.
Por supuesto, si buscas un software que integre todas estas funcionalidades, contacta con nosotros y te informaremos sin compromiso sobre nuestro ERP con CRM incorporado.
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Recapitulando…
¿Qué es un ERP?
Un ERP es sistema de planificación de recursos empresariales. No hay una definición estándar de las prestaciones y herramientas que incorpora un ERP, pero usualmente engloba la gestión de las ventas y compras en todos sus estados, el almacén e inventario, la tesorería, los bancos… En definitiva, los procesos empresariales, que pueden variar muchísimo entre empresas.
¿Qué es un CRM?
Un CRM es un software de gestión de la relación con los clientes. Se enfoca a la captación y gestión las ventas y potenciales clientes, así como a la fidelización y atención de clientes actuales.
¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?
Por un lado, ERP y CRM gestionan áreas diferente de la empresa. El CRM se enfoca únicamente en la gestión de clientes y ventas, mientras que el ERP gestiona procesos a lo largo de todos los departamentos. Además, mientras el CRM se enfoca a aumentar las ventas, el ERP busca una reducción de costes.
¿Necesito un ERP o un CRM?
Cualquier empresa puede beneficiarse del uso de los dos tipos de software. Lo más habitual es comenzar por la implantación de un ERP que permita una gestión correcta de todos los procesos de la empresa y, en el momento en que la gestión de clientes y ventas se complica, implantar un CRM.
