Cómo tener el 100% del control de una empresa dedicando 5 minutos al día

Tener un buen control de una empresa es un aspecto clave en la rentabilidad y estrategia de todo tipo de PYMES. Pero no basta con tener la empresa bajo control, necesitamos optimizar los recursos destinados a ello, lo que implica dedicar el tiempo justo y necesario. A medida que tu empresa crece es probable que sea mucho más demandante y que sientas que necesitas invertir buena parte del día a gestionarla y controlarla, pero afortunadamente hoy en día cuentas con herramientas que te van a ayudar a reducir drásticamente el tiempo invertido al permitirte acceder a información en tiempo real, centralizada, en cualquier momento y desde donde estés.

Cómo mejorar el control de una empresa
Contar con un sistema de gestión adecuado reducirá drásticamente el tiempo necesario para controlar tu negocio.

¿La solución? Un software de gestión alojado en la Nube y que cubra todas las áreas de tu negocio. La sistematización de la gestión y la adopción por parte de todos los miembros de tu equipo reducirá gradualmente el tiempo diario que necesitas dedicar al control de tu empresa. El objetivo: tener el control de tu empresa dedicándole 5 minutos.

Vamos a ver cómo un software de gestión hace que esto sea posible.

Información centralizada y en tiempo real

Una de las mayores ventajas de un software de gestión, que es a su vez una de las características que te dotan de un mayor y más eficaz control, es la centralización de la información que permite.

Un programa de gestión debería contemplar todas las áreas de tu negocio, si no lo hace, deberías plantearte si tu sistema actual es el óptimo para tu empresa. Esta información global de tu empresa pone a tu disposición datos analíticos en tiempo real que son clave para tomar decisiones estratégicas inteligentes. El poder cruzar todos esos datos multiplica el valor de dicha información, que te confiere una ventaja competitiva sin ningún tipo de trabajo extra.

Hoy en día, además, cuentas con muchas opciones en el mercado que integran herramientas CRM para unificar la atención al cliente y fidelización con la parte más puramente administrativa. También es común que puedas enlazar de alguna manera con tu tienda online, si es que cuentas con una, o con tu programa de contabilidad.

En un mundo empresarial vertiginoso como el que nos rodea es importante saber aprovechar las oportunidades cuando se nos presentan, y por ello es necesario disponer en todo momento de información actualizada y fidedigna sobre nuestra empresa.  Es por eso que, un buen control de una empresa siempre va a implicar un acceso inmediato a datos globales acerca de la misma.

Sin restricciones de acceso

Otro aspecto relevante para tener el control absoluto de una empresa dedicándole poco tiempo al día es poder aprovechar los momentos más oportunos para dedicarle a la gestión y a la consulta de datos estratégicos.

Hablamos, por ejemplo, de poder dedicar los ratos “muertos” a determinadas tareas, pero también de poder acceder a datos de valor en el momento justo en el que los precisamos, sin importar dónde estemos o qué momento del día sea.

Un software de gestión alojado en la Nube es la solución que nos permitirá contar con estas ventajas. Es la solución que nos va a permitir acceder a la información en cualquier momento del día, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. El único requisito para poder acceder a tus datos en la Nube es contar con conexión a Internet, lo cual hoy en día rara vez es un impedimento.

Te permitirá poder aprovechar el 100% de tu tiempo estés donde estés, pero también tener mayor y mejor capacidad de reacción ante imprevistos. Sin duda hoy en día la Nube es clave a la hora de tener control sobre una empresa.

Reduce errores y duplicidades

Como ya hemos mencionado, un programa de gestión reúne información de todas las áreas de tu negocio, permitiéndote cruzar los datos y consultar estadísticas y analíticas avanzadas de alto valor estratégico.

Pero el disponer de esta información centralizada supone más ventajas, como la enorme reducción de errores y de información duplicada. En empresas donde no se utiliza un sistema de gestión adecuado es habitual la duplicidad de datos, ya que se utilizan herramientas diferentes para cada área del negocio, y dado que todas las áreas están interconectadas de algún modo, esto supone duplicar datos.

Cómo llevar el control de una empresa
La duplicidad de datos y los errores suponen una importante pérdida de tiempo para las PYMES.

La duplicidad de datos conlleva diversos riesgos. El más obvio es la pérdida de tiempo. Introducir los mismos datos dos veces, evidentemente nos lleva el doble de tiempo. Pero, además, predispone al error: si introducimos varias veces el mismo dato es más probable que cometamos algún error y que después tengamos que invertir un tiempo innecesario en determinar qué dato es el erróneo y qué dato es el correcto.

Trabajar con un software de gestión adecuado no solo elimina esa necesidad de duplicar los datos, sino que, además, reduce la cantidad de errores. Los programas de gestión están preparados para detectar errores y entradas de datos inválidos, a diferencia de otras herramientas de uso habitual como las hojas de cálculo. Hablamos de datos como puede ser un CIF o un NIF, o una cuenta bancaria, datos que siguen algún tipo de patrón. Podrás imaginar la ventaja y el ahorro de tiempo que supone el detectar errores de forma inmediata.

Además, un buen software de gestión también nos ayudará a reducir errores en el inventario o en la preparación de los pedidos, reduciendo así las pérdidas económicas.

Así pues, esta base de datos centralizada preparada para la detección de errores es otro factor clave a la hora de tener un control total de tu negocio pero sin dedicar tiempo excesivo.

Automatización de tareas

Los programas de gestión están diseñados para que solamente tengas que dedicar el tiempo estrictamente necesario a cada tarea. Permiten automatizar tareas y reducir de forma importante el tiempo dedicada a cada una de ellas.

Por ejemplo, nos permiten emitir y enviar múltiples facturas en un solo click, automatizar los pedidos de material o artículos por debajo del stock óptimo o consultar, sin ningún tipo de complicación, qué facturas tenemos pendientes de pagar este mes, por poner unos pocos ejemplos.

Algunas soluciones de gestión también incorporan la posibilidad de establecer recordatorios y avisos que permiten llevar al día la agenda sin necesidad de utilizar otro sistema.

Gracias a esta optimización del tiempo y de las tareas, podemos reducir en gran medida los recursos destinados a estos procesos, ya sea nuestro tiempo o nuestro personal. No solo conseguiremos mejorar el control sobre la empresa, sino que, además, dispondremos de mucho más tiempo para dedicar a tareas orientadas al crecimiento del negocio.


En resumidas cuentas, tener el control de una empresa dedicándole una cantidad mínima de tiempo diario es posible gracias a un programa de gestión, especialmente si escogemos uno que funcione en la Nube.

Nos permite acceder a información centralizada en tiempo real, fomenta el trabajo autónomo de los trabajadores y reduce el tiempo necesario para la consecución de tareas repetitivas. En consecuencia, nos permite lograr un control del negocio mucho más efectivo y sin necesidad de dedicar una cantidad de tiempo desproporcionada.

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Programa de gestión Secre

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