7 Consejos de gestión de inventario para PYMES

Si ya posees o estás planeando abrir un pequeño negocio, un aspecto al que debes prestar especial atención es a la gestión de inventario. Para las PYMES, la gestión de inventario es una de las partes más cruciales de todo el proceso puesto que ayuda a evaluar qué tal está funcionando el negocio y si se encamina hacia el éxito o hacia el fracaso.

Importancia de la gestión de inventario
Una correcta gestión de inventario es vital para la supervivencia de tu empresa.

Te estarás preguntando cómo deberías abordar la gestión de inventario de tu PYME. Puede que parezca una cuestión simple, pero lo cierto es que hay muchos aspectos que pueden ir mal o complicarse si no tienes cuidado y no controlas al máximo lo que haces.

Hoy te traemos 7 consejos de gestión de inventario que te ayudarán a orientarte correctamente hacia el éxito y el crecimiento.

¿Por qué la gestión de inventario es tan importante?

A rasgos generales, ¿cómo dirías que ha sido la gestión de tu inventario hasta ahora? ¿tus productos están disponibles siempre que lo necesitas? ¿alguna vez has perdido oportunidades de negocio por no tener stock de ciertos artículos en periodos de alta demanda? ¿o has tenido pérdidas de dinero por aprovisionarte de más artículos de los se demandaban?

La gestión del inventario de PYMES es la parte de la cadena de suministro que busca disponer de los productos y artículos adecuados en la cantidad adecuada en el momento adecuado. En otras palabras: que el suministro se ajuste en tal medida a la demanda que nunca tengas producto de sobra o de menos.

Vale, la gestión de inventario de mi negocio es muy importante, pero, ¿cómo lo hago? y una vez lo he logrado ¿cómo mantengo los resultados? Toma nota de estas estrategias y herramientas para saber cuántos productos deberías tener en inventario en todo momento y así lograr una gestión fluida y eficaz.

7 consejos de gestión de stock
La clave para una buena gestión de inventario es disponer siempre de la cantidad adecuada de producto en el momento adecuado.

7 consejos de gestión de inventario para PYMES

1 – Un buen programa de gestión de almacenes es clave

Un software de gestión de almacén es la mejor herramienta de la que dispones para mejorar la gestión del inventario de tu pequeño negocio. Existen muchas opciones de software que pueden ayudar a PYMES a digitalizar tu inventario de manera que puedas hacer un seguimiento efectivo, prever la demanda, y analizar el estado de tu inventario desde todo tipo de dispositivos.

En el caso del software de gestión de almacenes Secre, dispondrás de gestión de inventario en la Nube que encaja a la perfección con pequeñas empresas en crecimiento. Es intuitivo y adaptado a las necesidades de las PYMES, tanto funcional como económicamente. Con Secre dispones de múltiples herramientas de gestión de inventario que te permitirán controlar tu almacén y unificar las ventas multicanal, puesto que enlaza con tiendas online desarrolladas con PrestaShop. También integra el trabajo con códigos de barras, así como números de serie, caducidades, tallas y colores, etc.

Programa de gestión de inventario para PYMES

2 – Identifica artículos de baja rotación

Identifica tus artículos y productos de baja rotación y, sobre todo, aquellos que no hayas vendido en los últimos 6-12 meses. Si encuentras en tu inventario productos de este tipo, lo más probable es que tengas que plantearte dejar de reponerlos. Ten en cuenta que la velocidad de venta de algunos tipos de artículos puede variar mucho según la época del año (disfraces de Halloween en octubre, bañadores y pantalones cortos en primavera y verano…), así que evalúa bien qué deberías mantener en stock y qué no.

Cuándo ya tengas identificados aquellos artículos y productos cuya velocidad de venta siempre es baja sin importar la época, decide si quieres dejar de reponerlos. Sé creativo/a en la manera en la que te deshaces de lo que te queda de ese producto. Por ejemplo, puedes crear un descuento especial o promoción para quitar dicho producto de los estantes. Esto es de gran ayuda para tu negocio puesto que el exceso de stock ocupa tiempo, espacio y dinero.

Para poder conocer con exactitud cuánto tiempo has tenido en stock un producto, tu programa de gestión de almacén debería permitirte llevar un control del inventario en tiempo real. Si todavía no has empezado a trabajar con un software de gestión puede que hayas detectado que tienes productos en tu almacén desde el principio de la actividad de tu empresa. Cualquier artículo con un periodo excesivo de permanencia en tu almacén o estantes tiene que irse en un momento dado.

3 – Utiliza el enfoque FIFO

Las siglas FIFO hacen referencia a la expresión ingles “First in, First out“, es decir: lo primero en entrar, lo primero en salir. En el ámbito de la gestión de inventario quiere decir que deberías vender tus productos en el orden cronológico en el que los compraste o creaste. Así que lo que entra primero, debe irse primero.

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El enfoque FIFO busca priorizar la salida de los artículos y productos más antiguos.

Esta regla es útil para todo tipo de empresas y productos, pero está especialmente pensada para bienes perecederos como plantas, maquillaje, comida u otros artículos orgánicos. Una buena manera de empezar a utilizar este enfoque es organizar tu almacén acorde con él: es decir, los productos más antiguos los deberás traer al frente y los nuevos deberán ir atrás. De esta manera, te asegurarás de que el primer artículo en entrar sea el primero en salir siempre.

4 – Lleva un seguimiento constante de tus niveles de stock

De nuevo, esta es una tarea que encomendar a tu software de gestión de inventario, y es una tarea de suma importancia. Necesitas un buen sistema de gestión que te ayude a llevar un seguimiento de los niveles de stock para saber qué dejar de reponer, que enviar primero, y qué ha llegado nuevo a tu almacén.

5 – Haz una auditoría de tu inventario

Para asegurarte que tu información está completamente actualizada, no confíes solamente en tu software de gestión de almacén al igual que tampoco confiarías solamente en ti mismo/a.

Aún con el mejor software del mercado, deberías llevar a cabo recuentos periódicos para asegurarte que los números encajan y cuadran. Aunque son menos habituales que en humanos, los errores también existen en los sistemas informáticos, así que llevar a cabo ese doble chequeo puede no ser mala idea.

Cómo gestionar el inventario
Hacer un recuento de tu inventario de forma periódica es una buena manera de asegurarte, por partida doble, que tu almacén está como debería.

Hay diversas manera de llevar a cabo dicha auditoría (por ejemplo, a final de año). Hazlo como mejor te convenga, pero hazlo.

6 – Considera contratar a un jefe de control de stock

El control del stock muestra el estado del inventario de tu PYME en cada momento y contiene todo desde las materias primas a los productos finalizados. Si tienes un negocio que fabrica productos con múltiples componentes, podría serte de ayuda contratar a un jefe o responsable de control de stock, además de un software de gestión. Será el jefe de control de stock quien compre todos los pedidos, los reciba, y sea totalmente responsable de asegurarse de que los productos que llegan al almacén coinciden con aquellos que se pidieron.

7 – No olvides el control de calidad

Por último, no te olvides de llevar a cabo controles de calidad. Sin importar lo que sea que vendas, tienes que asegurarte que el aspecto de tu producto sea adecuado, que funcione correctamente y que haga aquello que se supone que debe hacer. Algunas empresas tienen un empleado dedicado en exclusiva al control de calidad, mientras que otras tienen un equipo que realiza controles rápidos al realizar auditorías o cuando el stock llega, para comprobar si tiene daños u otros problemas.

Si tu producto tiene la máxima calidad los clientes perciben que tu empresa realmente se preocupa por lo que produce y vende. Esto te ayuda en la gestión de inventario porque, de esta manera, te aseguras de que tu almacén solo tiene los mejores productos posible. Así, evitas saturar tus estantes de productos rotos, defectuosos o estéticamente desagradables.

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Llevar un riguroso control de calidad favorecerá y facilitará la gestión de tu inventario.

Conclusiones

El método que utilices para la gestión de tu inventario va a depender de las características de cada empresa en cuestión y de las necesidades que tengas que cubrir. Pero si hay algo que no cambia es la importancia de gestionar y controlar el inventario correctamente, puesto que es un aspecto vital para la supervivencia de tu negocio.

Si no llevas una rigurosa gestión de inventario nunca vas a tener un control absoluto del devenir de tu empresa. El mercado es competitivo y un exceso o escasez de inventario puede ser tu ruina.

 

Secre es el programa de gestión de almacenes desarrollado por Aplimedia, empresa vasca que cuenta con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de software para PYMES. Se trata de un ERP que cubre las necesidades de PYMES de todo tipo de sectores y que tengan necesidad de controlar artículos, inventarios y almacenes. Contacta con nosotros y te asesoraremos sin compromiso para que averigües si Secre es el software de gestión de inventario para tu empresa.

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