Ventajas de un ERP: ¿qué esperar si nunca has trabajado con uno?

Ventajas de un ERP

Un software de gestión es una herramienta básica para cualquier empresa que busque ser competitiva y crecer a medio-largo plazo. Las ventajas de un ERP para la empresa son indiscutibles y, sin embargo, todavía son mayoría los negocios que optan por utilizar programas no específicos (por ejemplo, Excel) u otras herramientas rudimentarias que no hacen más que duplicar tareas, facilitar errores y perjudicar la imagen de marca.

El motivo suele ser económico. Sin embargo, si nos paramos a analizar todas las ventajas de un ERP para los negocios, rápidamente vemos que los datos y facilidades que nos aportan pueden suponer un ahorro enorme, tanto en tiempo como en dinero y recursos.

Por eso, si todavía no has tomado la decisión de implementar un software de gestión en tu negocio, quiero contarte todas las ventajas y mejoras que puede aportarte hacerlo.

Ventajas de un ERP

Implementar un software ERP en tu empresa es una de las mejores decisiones informáticas que puedes tomar y una de las que más repercutirá en tu rentabilidad y beneficio. Vamos a ver algunas de las razones.

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Mayor productividad

Una de las principales ventajas de un ERP es que impacta de forma directa en la productividad de tu empresa.

Los software de gestión eliminan procesos y tareas redundantes. Al trabajar en una única base de datos a tiempo real evitamos la duplicidad de datos y los errores. Una empresa que trabaja con Excel, Word u otras herramientas no específicas, manejan bases de datos que no se comunican y que, por tanto, requieren un mantenimiento mucho más laborioso.

Por ejemplo, tareas simples cómo controlar qué le he vendido a un cliente, en qué estado está su pedido, si me ha pagado o no, cuántas unidades tengo en stock de artículo por el que me pregunta, cuánto le he facturado en total… Puede ser eterna o, directamente, imposible de obtener. Un software de gestión nos permite obtener esta información en cuestión de segundos.

Aparte de ese aumento de la productividad (los empleados pueden hacer más tareas en menos tiempo) también reducimos al mínimo los errores, que, en algunas empresas, pueden suponer una fuga importante de tiempo y dinero.

Facilita el crecimiento y competitividad de tu empresa

Otra de las ventajas de un ERP es que facilita y posibilita el crecimiento de las empresas.

Llega un punto en el crecimiento de cualquier negocio en el que gestionar todos sus procesos con herramientas rudimentarias no solo no ayuda, si no que se convierte en un impedimento para seguir creciendo. Por ejemplo, una empresa que vende muchos artículos necesita un sistema fiable que le ayude a controlar su stock, a automatizar los pedidos, a hacer una valoración de forma rápida, a detectar tendencias que le permitan ajustarse a la demanda futura de un artículo…

Además, una característica de un buen ERP es que permite la escalabilidad. Es decir, nos permite aumentar prestaciones, usuarios o licencias de forma fácil a medida que vamos creciendo y nuestros procesos se vuelven más exigentes. A la hora de escoger un software de gestión para tu empresa, asegúrate de que, no solo se adapta a tus necesidades actuales si no que, también puede adaptarse a tus necesidades futuras.

En definitiva, quédate con esta idea: una empresa que no utiliza una solución de gestión para controlar todos sus procesos se está quedando atrás en la carrera, simple y llanamente.

Supone un ahorro en tiempo, dinero y recursos

El motivo económico es, posiblemente, el motivo número 1 por el que las empresas, especialmente las PYMES, retrasan la implantación de un software de gestión. Este enfoque denota una falta de visión global, dado que no se basa en todo lo que nos va a aportar el ERP, sino en lo que va a suponer.

Sí, un software de gestión es una inversión. No solo en dinero, también en tiempo: los trabajadores tienen que invertir tiempo en familiarizarse con el nuevo sistema, aprender a utilizarlo y dominarlo. Y, afrontémoslo, muchas veces ni siquiera están por la labor porque se encuentran cómodos en su forma de trabajar anterior, por rudimentaria que sea.

Pero créeme, el esfuerzo vale la pena y mucho. Si inviertes el esfuerzo necesario, pronto verás un retorno de esa inversión.

Una vez ya controles el día a día con un software de gestión, notarás una simplificación total de tareas que, antes, podían llevar 2 o 3 veces más tiempo. Y no solo eso, podrás consultar datos e información clave en solo un clic.

Ventajas de un ERP para empresas
Sin duda, el ahorro es una de las principales ventajas de un ERP para la empresa.

Facilita el trabajo colaborativo y entre departamentos

Otra de las ventajas de un ERP es que nos permite trabajar en una única base de datos común, accesible a todos los usuarios en tiempo real.

Y si además optamos por una solución que integre herramientas para la gestión de todos nuestros procesos (como puede ser la gestión del almacén, la gestión de tus obras o proyectos, de tus avisos, tus órdenes de fabricación…) nos ofrece una interconexión total entre todos los departamentos de nuestra empresa.

Por ejemplo, un buen software de gestión permitirá a los comerciales introducir un nuevo pedido de un cliente, al almacén recibir y preparar ese pedido, al departamento de administración gestionar el cobro del mismo, al departamento de marketing enviarle una promoción destinada a clientes que han realizado una compra en los últimos 30 días… Toda esa información nos la brinda un software de gestión, reduciendo al máximo el tiempo necesario para gestionar cada cliente y cada pedido y minimizando los errores.

Pero además, no solo permite esta conexión entre departamentos, sino que también permite el trabajo colaborativo entre miembros del mismo departamento. Por ejemplo, si tenemos dos empleados en el almacén, y uno prepara un pedido que acaba de entrar, si el otro consulta en el software qué pedidos están pendientes de preparar podrá ver fácilmente que ese pedido ya lo ha preparado su compañero, y pasará al siguiente.

Mejora tu atención al cliente

La mejora en la atención de los clientes es una de las ventajas de un ERP que quizás más te puede pasar desapercibida a priori, pero es de mucha importancia.

Una buena solución de gestión nos dota de mucha más rapidez a la hora de satisfacer la demanda de nuestros clientes y a la hora de darle respuesta a sus dudas o inquietudes.

Por ejemplo: un cliente nos llama solicitando que le reenviemos una factura, o quiere saber en qué estado está su pedido, o nos pregunta si disponemos de stock de un artículo en concreto, o nos pide que actualicemos su dirección de entrega… Todas estas son preguntas o solicitudes que un software de gestión nos va a permitir responder en segundos, mientras que no será tan fácil hacerlo o si trabajamos con hojas de cálculo o documentos de texto.

Esto impacta mucho más de lo que piensas en la imagen que los clientes se forman de tu empresa. Un ERP puede suponer la diferencia entre una empresa que los clientes perciben como lenta e ineficiente y una empresa que perciben como ágil y eficiente.

Y no solo eso. Un software de gestión no solo facilita el brindar la información que el cliente solicita en el momento que la solicita, sino que mejora enormemente nuestra imagen de marca. Por un lado porque el cliente nos percibe como una empresa eficiente y volcada en sus clientes, y por otro lado, porque nos permite proyectar una imagen mucho más profesional cuando, por ejemplo, le enviamos un presupuesto o factura con un buen diseño. Un software de gestión debe formar parte de tu estrategia de marketing y permitirte proyectar esa misma imagen que has construido en el resto de aspectos de tu negocio.

Te permite elaborar estrategias más efectivas

La información es poder. Y si algo nos brinda un programa de gestión, es una visión de 360º de nuestro negocio.

Un software ERP bien utilizado nos proporciona datos muy valiosos: a qué clientes facturamos más, qué artículos vendemos más y si lo hacemos de forma sostenida o de forma estacional, qué previsiones de ingresos y gastos esperamos tener un periodo concreto… Estos son solo algunos ejemplos, pero creo que pueden ayudarte a hacerte una idea de cómo contribuye un ERP a la elaboración de una estrategia empresarial efectiva.

¿El ERP nos indica que vendemos más de un determinado artículo en verano? Nos adelantaremos haciendo un pedido más grande de lo habitual a nuestro proveedor.

¿Hemos detectado que un determinado cliente nos ha comprado menos este año? Contactaremos con él para hacerle una determinada oferta, para hablarle de nuestros nuevos productos o simplemente, interesarnos por su situación y la de su empresa.

¿El ERP nos muestra que las previsiones de ingresos son buenas? Quizás podemos valorar la posibilidad de lanzar una campaña de marketing para captar más clientes.

Sin datos, cualquier decisión que tomemos será una decisión a ciegas, aprovecha las ventajas de un ERP para potenciar tu estrategia y toma decisiones que de veras den resultados.

La tranquilidad de trabajar cumpliendo las normas

Una buena gestión empresarial también implica tranquilidad. Nos permite trabajar con la seguridad de que todos los documentos que generamos y todos los datos que almacenamos cumplen con las normativas y leyes existentes.

Por ejemplo, en el caso del País Vasco tenemos la implantación inminente del sistema TicketBAI, que implica la obligatoriedad de trabajar con un software de facturación que emita las facturas con un formato concreto y, al mismo tiempo, se comunique con Hacienda para bloquear esa factura e impedir el fraude y la manipulación posteriores. Una empresa que ya trabaje con un software de gestión adecuado no necesita preocuparse de adaptarse a esa nueva normativa.

Por supuesto, aquí no solo entra en juego el uso de un software ERP, sino que tenemos que asegurarnos que, detrás de ese software, hay una empresa robusta, que podemos confiar que siga en pie dentro de unos años y que trabaje constantemente en actualizar el programa para adaptarlo a todas esas normativas y leyes que van surgiendo. De nada sirve contratar un software si no disponemos de soporte técnico y actualizaciones constantes.

Ventajas de un ERP en la Nube

Hasta este punto, hemos visto las ventajas de un ERP comunes a todo tipo de sistemas de gestión. Ahora vamos a centrarnos en las ventajas de un ERP en la Nube, es decir, un software de gestión cuya base de datos no se almacena en nuestro equipo o servidor, sino en un servidor Cloud accesible desde cualquier lugar y dispositivo.

Ventajas de un ERP en la Nube
Una de las principales ventajas de un ERP en la Nube es la movilidad: te permite trabajar desde cualquier lugar y dispositivo.

Facilita y permite la movilidad y el teletrabajo

El teletrabajo ha venido para quedarse y las soluciones informáticas en la Nube son herramientas excelentes que facilitan enormemente el trabajar allá donde estemos.

La movilidad es, sin duda, una de las principales ventajas de un ERP en la Nube. Nos permite conectarnos a nuestro software de gestión en la oficina, desde casa, en el tren, en la casa del pueblo… Con las ventajas que ello conlleva.

También resulta extremadamente útil para la fuerza comercial, que puede consultar datos de clientes o introducir pedidos, incluso desde su teléfono móvil que, instantáneamente, vamos a poder consultar y tramitar desde la oficina o el almacén.

Menor inversión en informática e infraestructuras

Otra de las ventajas de un ERP en la Nube es que, este tipo de soluciones no suelen necesitar de equipos o dispositivos especialmente potentes. Prácticamente son accesibles desde cualquier equipo, sin importar sus características técnicas.

Cierto es que las soluciones ERP en la Nube suelen suponer una inversión ligeramente mayor, pero, a cambio, requerimos de menos inversión en infraestructuras y mantenimiento informático de servidores o sistemas propios.

Tus datos estarán mucho más seguros

Y, quizás, una de las principales objeciones que ponen las empresas a la hora de implementar un software de gestión en la Nube es la seguridad.

Antes de valorar la seguridad de tus datos en la Nube, pregúntate: ¿qué medidas estamos tomando en mi empresa para proteger nuestros datos?

Si eres capaz de citar unas cuantas medidas de seguridad, enhorabuena, formas parte de un porcentaje de empresas bastante pequeño. La realidad es que la mayoría de empresas destina poco o nada presupuesto a proteger sus datos, hacer copias de seguridad en distintas localizaciones o prevenir ataques informáticos.

Y, ¿qué sucede si hay un incendio o un desastre natural que arrasa con tu oficina? ¿o si somos víctimas de un ataque de ransomware y secuestran nuestros datos?

La mayoría de proveedores de soluciones de gestión en la Nube trabajamos con los máximos estándares de seguridad para garantizar la integridad y seguridad de tus datos. Al fin y al cabo, nuestro trabajo es ese. Podemos garantizarte que, si tienes algún problema y necesitas recuperar una copia de seguridad, tendremos una copia muy reciente para reestablecerte en minutos. También podemos garantizarte que llevamos a cabo el mantenimiento necesario para evitar caídas en el servicio y que siempre puedas acceder a tus datos.

Si tu empresa no dispone de medios para garantizar todo esto, entonces las soluciones de gestión en la Nube son óptimas para ti.

Ventajas del software ERP Secre

Ya hemos citado las ventajas de un ERP para tu empresa, y espero que te haya ayudado a reafirmarte en la decisión de que, una solución de gestión es una inversión que merece la pena valorar. Si es así, me hace muy feliz saber que he conseguido trasladarte las bondades de la informatización de tu gestión.

Ahora, quiero hablarte de las ventajas del software de gestión con más de 25 años de recorrido desarrollado por Aplimedia: Secre. Por supuesto, Secre te va a portar todas las ventajas de un ERP que te he contado a lo largo de esta entrada, pero quiero contarte qué más te puede aportar.

Software ERP para PYMES Secre
¿Por qué escoger el software de gestión Secre?

Un ERP avanzado adaptado a las PYMES

El software de gestión Secre es una solución de gestión desarrollada para aquellas PYMES que buscan soluciones avanzadas pero adaptadas a su bolsillo.

Sí, existen muchas soluciones ERP en el mercado extremadamente baratas e incluso gratuitas, pero si algo tienen en común es que todas ellas son muy básicas y solo solucionan parte de nuestras necesidades.

Secre integra módulos para una gestión total de todas las áreas de tu negocio y, además, cuenta con muchas prestaciones avanzadas que poco tienen que envidiar a ERPs que suponen inversiones de miles y miles de euros.

Atención y soporte personalizados

Si puedo destacar una ventaja de Secre frente a otros softwares de gestión, sin duda es la atención y soporte personalizados.

Valoramos cada caso para asesorarte de forma personal en el uso de Secre e instalación de los módulos que más puedan aportar a tu negocio. Y además, te ofrecemos soporte ilimitado para la resolución inmediata de cualquier duda e incidencia.

Y, sobre todo, te acompañamos en el proceso de implantación del programa, ofreciéndote recursos, formación y soporte para que, en cuestión de días, puedas empezar a trabajar con normalidad con Secre. A menudo contactan con nosotros empresas que han tenido malas experiencias con otros programas y no han sido capaces de implantarlos en sus negocios, por eso consideramos que este punto es clave.

Secre es ERP y CRM

Secre aúna todas las ventajas de un ERP junto con prestaciones CRM avanzadas.

Un software CRM se orienta a la gestión de los clientes y potenciales clientes para mejorar nuestra relación con ellos y lograr aumentar las posibilidades de cerrar ventas.

Con Secre podrás controlar la gestión de todas las áreas de tu negocio, incluida la gestión comercial. Podrás llevar tu agenda y establecer avisos para llamar o visitar a un cliente. Podrás hacer envíos de e-mail masivos desde el programa con una promoción o información de interés para tus clientes. Podrás integrarlo con Google Calendar para unificar todos tus eventos en un solo lugar…

Si buscas una única herramienta que integre todas las necesidades de tu negocio, Secre es una solución excelente.

Tenemos una solución para tu sector

Y finalmente, si estás buscando una solución de gestión que se adapte a tu bolsillo pero también a tu actividad, Secre cuenta con múltiples módulos sectoriales que puedes activar o no en función de tus necesidades.

Te animo que eches un vistazo a todas nuestras soluciones sectoriales. Seguro que tenemos una solución para la gestión de tu negocio. Y, si no lo tienes claro, ¡contacta con nosotros! Te informaremos sin compromiso.

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