Por qué hacer tus facturas con Excel está perjudicando a tu negocio

Facturas con Excel

Muchas empresas, especialmente empresas pequeñas o medianas, siguen haciendo sus facturas con Excel, pensando que, de esa manera, pueden ahorrar en los gastos derivados de un programa de facturación y gestión. Pero esta forma de gestionar una empresa a menudo es extremadamente ineficiente y está generándonos otros gastos y problemas que, en una balanza, pesan mucho más que la inversión en un software de facturación adecuado.

Hoy te quiero hablar sobre los múltiples inconvenientes de facturar con Excel y cómo, esta forma de gestionar tu negocio, puede lastrar tu competitividad y eficiencia.

¿Por qué hacer las facturas con Excel juega en tu contra?

Excel es un programa que, desde luego, tiene mucha utilidad, y hay usuarios muy avanzados que son capaces de hacer verdaderas virguerías con él. Pero no debemos perder de vista que Excel, en su esencia, no es un programa de facturación. Por eso sus herramientas y prestaciones no están ideadas para facilitar la gestión empresarial.

Vamos a ver algunos motivos por los que facturar con Excel en tu empresa no es una buena idea.

Los errores humanos son el día a día

Somos humanos y todos nos equivocamos, pero hoy en día existen herramientas con las que podemos minimizar esos errores y las pérdidas derivadas de ellos. Lamentablemente, Excel no es una de esas herramientas.

Y no solo es que facturar con Excel facilite esos errores al depender de una introducción manual de datos, es que localizar un error a posteriori puede ser tarea imposible, con la consiguiente pérdida en tiempo y productividad. Un único error puede no parecer un gran problema, pero cuando acumulamos un error tras otro nuestro negocio puede verse seriamente perjudicado.

Es complicado mantener una buena organización

La organización es clave para que un negocio sea eficiente y rentable, y muchas veces facturar con Excel no nos ayuda demasiado en este aspecto. En Aplimedia, hablamos a menudo con empresas interesadas en Secre, nuestro software de gestión, y muchas de ellas llegan a nosotros con un importante problema de organización derivado de la gestión con múltiples Excel, que no se intercomunican entre sí, provocan la duplicidad de trabajo y datos y ralentizan muchísimo la consulta y corrección de datos.

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Al final, esa desorganización deriva en una ralentización de los procesos de la empresa, generando pérdidas económicas y perjudicando la imagen de la marca de cara a los clientes.

No te permite estar al día en cambios fiscales, legales…

No solo eso, es que ya hay comunidades en España en las que, dentro de unos meses, ni siquiera va a ser legal emitir las facturas con Excel.

Es, precisamente, el caso del País Vasco que, para 2022, planea la puesta en marcha de TicketBAI, un proyecto de las tres Haciendas Forales según el cual todas las empresas y autónomos (sin importar volumen de facturación o actividad) deberán facturar utilizando un programa de facturación adaptado. Este programa deberá enviar la información de cada factura a Hacienda en el mismo momento en que es emitida, en un fichero XML con información que la encadena con la factura anterior. El objetivo es reducir al máximo el fraude al imposibilitar las modificaciones posteriores.

En resumen: en el País Vasco dejará de ser legal hacer las facturas con Excel. Y lo más probable es que veamos proyectos similares en el resto de España en un corto o medio plazo.

Por eso, trabajar con Excel no es buena estrategia si queremos tener la tranquilidad de cumplir con la ley tanto actual como futura.

No estás siendo competitivo

Afróntalo, estás en clara desventaja frente a la competencia que gestiona su empresa de forma más eficiente.

Una empresa que gestiona su facturación y todos sus procesos con un programa de gestión adecuado es percibida como mucho más profesional respecto a aquellas que no lo hacen. Hay varios motivos:

  • El primero ya lo hemos mencionado: la organización. Una empresa que no hace sus facturas con Excel, sino con un software adecuado, tiene toda la información centralizada en un único lugar, una base de datos donde toda la información está interconectada y que permite que todos los usuarios accedan a la misma información en tiempo real.
  • Las empresas que utilizan un sistema de gestión y facturación adecuado pueden ofrecer a sus clientes mucha más rapidez y agilidad a la hora de gestionar sus pedidos y sus facturas. En definitiva, son empresas mucho más eficientes que generan mayor satisfacción en sus clientes.
Facturar con Excel
La eficiencia es clave para una empresa competitiva.
  • Cuando trabajamos con Excel, consultar o corregir datos es mucho más lento, y eso entorpece muchísimo la atención al cliente y la gestión de incidencias. Si un cliente llama pidiendo información acerca del estado de su pedido, la empresa que utiliza un software adecuado podrá hacer una consulta en cuestión de segundos, mientras que buscar los datos entre múltiples Excel puede llevarte un buen rato.

Como bonus, los programas de facturación y gestión te permiten sacar las facturas con un formato adecuado y profesional, y de forma totalmente automática. Sin duda, una plantilla de factura profesional y atractiva influye positivamente en la imagen que los clientes se forman de tu empresa.

No ayudará a tu negocio a crecer

Facturar con Excel no es una opción flexible ni escalable. No se adaptará a tu negocio conforme éste vaya creciendo, en todo caso, puede limitar mucho tu capacidad de crecimiento.

Muchas empresas se plantean trabajar con Excel hasta que su volumen de negocio sea demasiado grande y no vean más remedio que cambiar a un sistema más adecuado. El problema de este planteamiento es que es la misma razón por la que muchas empresas ven su crecimiento limitado.

Si entre tus objetivos esta el crecimiento, facturar con Excel no es buena idea. En su lugar debes dar con un sistema de facturación que puedas adaptar a tus necesidades particulares y que no te entorpezca a la hora de crecer, sino que te acompañe y te facilite ese crecimiento.

Pierdes todas las ventajas de la gestión en movilidad

Sí, existen opciones para trabajar en movilidad aunque trabajes con Excel, pero, de nuevo, Excel no es un programa de facturación, y no está pensado para la gestión empresarial en movilidad.

Los programas de facturación y gestión actuales incorporan versiones móviles optimizados para la gestión en cualquier momento y lugar, lo cual es clave para la competitividad prácticamente en todos los sectores empresariales.

Un comercial que trabaja a pie de calle necesita un sistema en el que poder introducir y consultar datos desde su móvil. Y no solo eso, con el auge del teletrabajo la gestión en la Nube se ha convertido en un imprescindible, dado que permite el acceso de todos los miembros del equipo estén donde estén.

Es mucho más complicado cruzar datos

Los programas de facturación incorporan estadísticas y listados que nos permiten cruzar datos para sacar información valiosa y estratégica. Podemos sacar información en tiempo real, sin esfuerzo y en cualquier momento.

Dado que Excel no está diseñado para facturar y gestionar negocios, no nos va a facilitar esta tarea que, en un software adecuado, podemos realizar en un par de clics.

Disponer de datos e información estratégicos es crucial para tomar buenas decisiones que ayuden a tu empresa a crecer.

Tus datos son mucho más vulnerables

En este punto, no quiero generalizar, dado que muchas empresas sí se toman en serio la seguridad de sus datos y ponen en marcha protocolos de seguridad adecuados. Sin embargo, conforme a nuestra experiencia, el perfil de empresa que factura con Excel también es un tipo de empresa que no se toma del todo en serio la seguridad de sus datos.

Imagina todos los potenciales problemas que podrías tener si borras según qué datos por error, si un accidente destruye los equipos que contienen esos documentos o si tu empresa es víctima de un ataque informático y “secuestran” tu base de datos…

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Las empresas que emiten sus facturas con Excel a menudo son menos cuidadosas con la seguridad de sus datos.

Una solución de gestión en la Nube es ideal para PYMES que no tengan capacidad para poner en marcha protocolos de seguridad exhaustivos, dado que será el proveedor quien se encargue de proteger los servidores o hacer copias de seguridad cada día.

¿Cual es la mejor alternativa a hacer las facturas con Excel?

Sin duda, la mejor forma de gestionar tu negocio es con un software de gestión y facturación. Y si este software está pensado para tu sector en concreto, todavía mejor, dado que incorporará prestaciones para una gestión integral de todas las áreas de tu negocio, y no únicamente la facturación.

Ventajas de facturar con un software de gestión y facturación

Aunque ya las hemos ido mencionando a lo largo de la entrada, en resumen, estas son las ventajas de facturar con un software de gestión frente a hacer las facturas con Excel:

  • Proyectamos una imagen mucho más profesional.
  • Minimizamos errores al trabajar con una base de datos única y preparada para detectar erratas como CIFs o NIFs incorrectos, e-mails o páginas web con formatos inadecuados, cuentas bancarias erróneas, etc.
  • Automatizamos y agilizamos los procesos empresariales, lo cual repercute en la eficiencia y en la satisfacción de los clientes.
  • Facilitamos el trabajo entre departamentos y, gracias a la Nube, eliminamos barreras geográficas.
  • Podemos obtener estadísticas e informes estratégicos en tiempo real y en cuestión de segundos.
  • Si escoges un proveedor de confianza que mantenga el software de gestión actualizado, tendrás la tranquilidad de cumplir con nuevos cambios en la ley y fiscalidad.
  • Las opciones de gestión en la Nube te garantizarán la seguridad de tus datos frente a pérdidas, accidentes, catástrofes, ataques informáticos…
  • Un software de gestión escalable y flexible no solo se adaptará a tu empresa y su crecimiento, sino que hará posible ese crecimiento.

Hacer las facturas con Excel es común en PYMES que están empezando o que buscan recortar gastos, pero, como hemos visto a lo largo de esta entrada, a menudo es extremadamente ineficiente.

Existen muchos programas de gestión en el mercado con un coste perfectamente asumible por pequeñas y medianas empresas y que pueden potenciar muchísimo sus procesos y su gestión. Actualizar tu sistema de gestión empresarial es la mejor decisión que puedes tomar para la salud y competitividad de tu negocio.

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