Factura proforma: qué es y cuándo utilizarla

Factura proforma: qué es y cuándo se utiliza

Entre los distintos tipos de factura que existen en España, la factura proforma suele generar confusión porque no se trata de una factura al uso. De hecho, ni si quiera debemos contabilizarla entre nuestras facturas.

¿Tienes claro qué es y cuándo debes utilizarla? ¿sabes en qué casos puede solicitártela tu cliente y qué requisitos debe cumplir?

¡Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre la factura proforma!

¿Qué es una factura proforma?

A pesar de lo que podamos pensar por su nombre, la factura proforma NO es una factura y, por tanto, no la tenemos que contabilizar, ya que no tiene validez fiscal. Se trata de un documento informativo en el que especificamos los detalles que incluirá la factura final una vez sea emitida. Por tanto, está más cercano al presupuesto que la factura, pero supone un nivel de compromiso mayor sobre las condiciones ofertadas.

¿Cuándo se utiliza la factura proforma?

La proforma se puede utilizar en diferentes casos. Lo más habitual es utilizarla en aquellos casos en los que hemos acordado un servicio con el cliente, o cuando éste nos ha realizado un pedido pero no ha efectuado todavía el pago. Como ya hemos comentado, la factura proforma no sustituye a la factura ordinaria, pero supone cierto nivel de compromiso en los servicios y precios ofertados al cliente, de modo que si éste acepta la oferta, simplemente convertiríamos la proforma en factura.

También es habitual en el comercio exterior, especialmente como documento acreditativo del valor de la mercancía al pasar por aduanas, aunque también se suele utilizar como sustituto del presupuesto en casos en los que existe una relación estable y habitual con el cliente.

Ocasionalmente, también se puede utilizar como documento acreditativo de una inversión todavía no realizada, en los casos en los que se pueda requerir como al solicitar subvenciones o financiación.

Cómo hacer una factura proforma

Hacer una proforma es bastante sencillo, sus requisitos no son muy complejos.

La forma más fácil de generarla, o de generar cualquier otro documento empresarial, es trabajar con un software de gestión, como Secre, que cuente con plantillas adaptadas a los requisitos de cada uno de ellos. De esta manera nos aseguramos que nuestros documentos siempre cumplan la ley.

En cualquier caso, si vas a hacer una proforma, estos son los requisitos a tener en cuenta:

Requisitos de una factura proforma

El único requisito especial que tiene la factura proforma es que debe estar identificada como tal. Es decir, debe tener un título visible que la identifique como “Factura Proforma”.

Por lo demás, lo más habitual es que incluyamos los datos que incluimos normalmente en las facturas: fecha de emisión, identificación tanto del cliente como del proveedor, descripción de los servicios/productos ofertados, precio unitario, precio total, base imponible e IVA.

Si creas tu factura proforma con Secre, únicamente deberás seleccionar la plantilla con la que quieres generar el documento. En un clic tendrás una factura proforma legal, en un PDF que podrás imprimir o enviar directamente a tu cliente por e-mail.

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¿La factura proforma sirve como factura?

Probablemente a estas alturas ya puedas contestar esta pregunta por ti mismo/a: la respuesta es no.

La factura proforma no es una factura, no tiene validez legal ni fiscal y no debemos contabilizarla.

Factura proforma y presupuesto: ¿es lo mismo?

Aunque la proforma está más cerca del presupuesto que de la factura, tampoco es exactamente lo mismo. La proforma suele utilizarse con clientes con los que la relación comercial es más avanzada, dado que supone un nivel de compromiso con los productos/servicios ofertados y sus precios que no se da en el presupuesto.

La proforma es una oferta más “definitiva” o “formal”, menos sujeta a variaciones, mientras que el presupuesto suele ser más flexible. De hecho, lo habitual es que cuando pasamos de proforma a factura no haya cambios, mientras que en los presupuestos ordinarios sí es más normal que los haya.

Recapitulando…

¿Qué es una factura proforma?

Es un híbrido entre factura y presupuesto: no tiene validez fiscal, pero supone un compromiso mayor con el cliente respecto a los servicios y precios ofertados.

¿Cuándo se utiliza la factura proforma?

Su uso es habitual en operaciones internacionales, para declarar el valor de la mercancía al pasar por aduanas. También se utiliza en casos en los que el cliente ha aceptado el pedido pero todavía no lo ha pagado, o en casos en los que hay que acreditar una futura inversión.

¿Cómo se hace una factura proforma?

Contiene los mismos datos que una factura normal, pero debe contener el título “factura proforma”.

¿Es lo mismo una factura proforma que un presupuesto?

Es parecido, pero no es exactamente lo mismo. La proforma supone un mayor grado de compromiso con los servicios y precios ofertados.

¿Hay que contabilizar las facturas proforma?

No. La proforma no es una factura como tal y no tiene validez fiscal ni legal, así que no debes contabilizarla.

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