Si tienes una PYME es probable que hayas oído hablar sobre unas cuantas nuevas legislaciones que te van a afectar en los próximos años y van a condicionar la forma en que gestionas tu negocio. Entre ellas, está la Ley Crea y Crece, en vigor desde 2022 y que, entre otras cosas, introducía la factura electrónica obligatoria entre empresas.
Si bien la Ley Crea y Crece introducía esta obligación, la factura electrónica obligatoria entre empresas todavía no está vigente, a la espera de la publicación y aprobación del Real Decreto que la desarrolla (y cuyo borrador ya podemos consultar).
Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre esta nueva obligación: cuándo entra en vigor, a qué empresas afecta y en qué cambiará tu día a día.
Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) | Plazos y nuevas obligaciones
Factura electrónica obligatoria entre empresas
La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, introducía una nueva obligación orientada a empresas y autónomos: la de emitir en formato electrónico todas las facturas cuyo destinatario sea otro empresario o profesional.
De esta manera se extiende la obligación que, desde 2013, obliga a utilizar este tipo de facturas en operaciones con administraciones públicas.
Esta nueva obligación cumple varios objetivos: por un lado, fomentar la digitalización de las empresas (especialmente las más pequeñas) y, por otro lado, reducir la morosidad comercial. Además, como la Agencia Tributaria recibirá la información de las facturas, pretende facilitar a empresas y autónomos la presentación de modelos fiscales.
Si bien la ley Crea y Crece fue aprobada en 2022, solamente introducía la nueva obligación de usar la factura electrónica entre empresas que, por el momento, todavía no ha entrado en vigor y se encuentra en desarrollo.
En junio de 2023 se publicó el borrador de Real Decreto por el que se desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresas.
Obligación de informar del estado de la factura
Además de la factura electrónica obligatoria entre empresas, la Ley Crea y Crece también plantea la obligación de que el destinatario de la factura informe del estado de la misma, distinguiendo entre estos estados:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Adicionalmente, también podrán informar de los siguientes estados:
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago.
¿Qué es una factura electrónica?
Antes de entrar en materia y ver cómo deberemos cumplir con esta normativa, empecemos por definir qué es una factura electrónica y qué formatos serán admitidos.
Una factura electrónica es una factura de carácter estructurado que se emite y se expide por medios electrónicos.
Atendiendo a esta definición y resolviendo la duda que, posiblemente, te haya venido a la cabeza: no, una factura en PDF no se considera una factura electrónica, ya que no se trata de un formato estructurado o estandarizado.
La nueva legislación sobre factura electrónica obligatoria permite los siguientes cuatro formatos:
- Mensaje XML de CEFACT/ONU aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM - CII).
- Mensaje UBL de factura y nota de crédito tal y como se definen en la normal ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
¿Qué necesitarás para cumplir con la factura electrónica obligatoria entre empresas?
Para cumplir con la nueva normativa de factura electrónica obligatoria necesitarás, principalmente, un software de facturación que te permita crear tus facturas en algunos de los formatos electrónicos admitidos.
Ten en cuenta que la Ley Crea y Crece no es la única que trae nuevas obligaciones respecto a la facturación y los sistemas informáticos utilizados por las empresas.
La Ley Antifraude, aprobada en 2021, también introdujo la obligación de utilizar un sistema informático de facturación homologado que cumpla determinados requisitos técnicos y permita enviar la información de las facturas a Hacienda. Todo esto se está regulando en el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, que fija como fecha para la implantación de esta obligación: el 1 de julio de 2025.
Este reglamento no afecta a las empresas del País Vasco, que ya tiene implantado el sistema TicketBAI (o Batuz, en Vizcaya), de similares características.
Por tanto, si quieres asegurarte de cumplir todas las legislaciones, deberás utilizar un software de facturación que te permita generar tus facturas en formato electrónico y que cumpla con los requisitos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, o con TicketBAI en caso de encontrarte en el País Vasco.
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¿Cómo se realizará el intercambio de facturas electrónicas entre empresas?
La nueva legislación sobre factura electrónica obligatoria entre empresas introduce el concepto de Sistema español de factura electrónica:
El sistema español de factura electrónica estará compuesto por el conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado y por la solución pública de facturación electrónica.
Es decir, para realizar el intercambio de las facturas electrónicas las empresas podrán hacer uso de una plataforma privada o podrán hacer uso de la solución pública y gratuita de facturación electrónica desarrollada por la AEAT.
En cualquier caso, si tanto el emisor como el receptor de la factura optan por una solución privada, siempre habrá que remitir una copia electrónica de la factura a la solución de pública de facturación electrónica, ya que ésta actuará como repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas.
Además, si como empresa optas por recibir tus facturas a través de una plataforma privada, deberás hacer público tu punto de entrada de facturas electrónicas. En caso de no optar expresamente por una plataforma privada, se asumirá que se opta por la solución pública de facturación electrónica.
¿Para quién es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Esta nueva legislación afecta a todos los empresarios y profesionales que realicen operaciones cuyo destinatario sea otro empresario o profesional.
La factura electrónica obligatoria no aplicará en los casos en los que una de las dos partes de la operación no tenga su sede en territorio español, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente al que se dirija la facturación (o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual).
Tampoco será obligatorio utilizarla en facturas simplificadas o para facturas que documenten operaciones por las cuales no es obligatorio emitir factura.
¿La factura electrónica será obligatoria para pequeñas empresas?
Sí.
Si bien existen algunas excepciones en cuanto al tipo de operaciones, no existen excepciones relativas al tamaño o facturación de la empresa.
¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Por el momento, aún no sabemos la fecha exacta a la que entrará en vigor la obligación de la factura electrónica entre empresas, ya que depende de la publicación del Real Decreto que introduce el desarrollo reglamentario.
Por el momento puedes consultar el borrador de Real Decreto, que todavía podría sufrir cambios.
Una vez publicado dicho Real Decreto, los plazos para adaptarse a la factura electrónica obligatoria y cumplir con la normativa son los siguientes:
| Tipo de empresa | Fecha de obligatoriedad |
|---|---|
| Empresarios y profesionales con una facturación superior a 8 millones de € anuales | 1 año desde la entrada en vigor del Real Decreto. |
| Resto de empresarios y profesionales | 2 años desde la entrada en vigor del Real Decreto |
En ese año en el que unas empresas estarán obligadas y otras no, las empresas obligadas tendrán que acompañar sus facturas en formato electrónico con una copia en PDF que asegure la legibilidad para aquellas empresas que todavía no estén obligadas.
Por otro lado, la obligación de informar del estado de la factura tiene sus propios plazos:
| Tipo de empresa | Fecha de obligatoriedad |
|---|---|
| Empresarios con facturación inferior a 6.010.121,04 € | 36 meses desde la publicación del Real Decreto en el BOE |
| Profesionales con facturación inferior a 6.010.121,04 € | 48 meses desde la publicación del Real Decreto en el BOE |
Sanciones por incumplir la ley de factura electrónica entre empresas
La Ley Crea y Crece detalla las siguientes posibles sanciones en caso de incumplimiento:
- Las empresas que, estando obligadas, no ofrezcan a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso a sus facturas a los usuarios que hayan dejado de ser clientes, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000€.
Ayudas y subvenciones para cumplir con la factura electrónica obligatoria
Hasta el momento no se ha anunciado ninguna ayuda o subvención específica para la adaptación a la nueva legislación de factura electrónica obligatoria B2B, sin embargo, hasta diciembre de 2024, tienes disponibles las ayudas de Kit Digital, que puedes utilizar para adquirir una solución de facturación electrónica que te permita cumplir con todas las nuevas normativas.
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Resumiendo...
Todas las empresas y profesionales que emitan facturas a otras empresas o profesionales. Si alguna de las dos partes no tiene su sede en territorio español, no aplicará la obligación. Tampoco será obligatoria en facturas simplificadas o en facturas no obligatorias.
Se entiende por factura electrónica una factura de carácter estructurado que se emite y se expide por medios electrónicos. Los formatos admitidos serán: FacturaE, EDIFACT, XML de CEFACT/ONU y UBL.
Para cumplir con la factura electrónica obligatoria entre empresas que introduce la Ley Crea y Crece, tendremos que utilizar un software de facturación, como Secre, que te permita generar tus facturas en formato electrónico.
Ten en cuenta que existen otras nuevas legislaciones, como la Ley Antifraude, que también influyen en los programas informáticos utilizados para facturar, por lo que debes buscar una solución que te permita cumplir con todas las nuevas obligaciones.
