El pasado octubre de 2021 entró en vigor la Ley Antifraude, que aúna nuevas obligaciones en diversos ámbitos, todas ellas orientadas a la prevención del fraude fiscal. Entre estas nuevas obligaciones, se dedica un apartado a ciertos requisitos que deben cumplir los programas informáticos de facturación.
Si bien la Ley Antifraude ya está en vigor, hay un punto referente a las obligaciones de los programas de facturación que está «en pausa». Concretamente es este punto, que nos dice que se considerará una infracción el uso o fabricación de programas informáticos que:
no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley.
Aquí es donde entra el Reglamento de Programas de Facturación, que establece los requisitos técnicos para poder cumplir con este punto de la Ley Antifraude.
Aunque este reglamento todavía está en borrador, hoy queremos contarte todas las novedades que trae y qué requisitos deberá cumplir tu programa de facturación para cumplir con la Ley.
Tabla de contenidos
¿Qué dice la Ley Antifraude sobre los programas de facturación?
La Ley Antifraude es muy amplia y trae nuevas obligaciones de todo tipo. En lo que a programas de facturación compete, esta Ley trata de implantar obligaciones técnicas que «garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos».
Así pues, bajo esta Ley, se considera una infracción tributaria la fabricación, producción, comercialización y tenencia de programas informáticos de contabilidad, de facturación o de gestión que no cumplan con los requisitos establecidos.
El objetivo de este apartado de la Ley Antifraude es adaptar los programas informáticos de facturación para que garanticen que todas las transacciones comerciales terminan en factura y que éstas facturas no pueden ser alteradas una vez emitidas.
Por ello, aunque la Ley Antifraude ya lleva un tiempo en vigor, todavía está en desarrollo el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, que establece todos esos requisitos técnicos que se mencionan en la Ley.
Reglamento de Programas de Facturación
El Reglamento de Programas de Facturación define de forma muy detallada todos esos requisitos técnicos que se exigirán a los software de facturación para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Por el momento, este reglamento todavía es un Proyecto de Real Decreto, si bien ya está suficientemente adelantado como para permitirnos contarte sus puntos más importantes.
A continuación te resumimos los puntos más relevantes, pero si deseas consultar este proyecto de Reglamento en su totalidad, puedes revisarlo aquí:
¿Cuándo entra en vigor el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación?
La entrada en vigor del Reglamento de Programas de Facturación se ha fijado para el día 1 de enero de 2024 y se aplicará a todas las empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación (aunque no los usen para el total de su actividad).
Nuevos requisitos técnicos de los programas de facturación
Entre los nuevos requisitos establecidos para los programas de facturación encontramos:
- Por cada factura emitida, el programa deberá generar un registro de facturación de alta. Este registro será un fichero en formato XML que contendrá información acerca de la factura.
- El programa deberá ofrecer la posibilidad de remitir a Hacienda de forma segura y automática todos los registros de facturación generados.
- Se deberá bloquear totalmente la posibilidad de alterar de cualquier modo o eliminar facturas ya emitidas. En caso de necesitar anular o rectificar una factura, se hará mediante una factura rectificativa o mediante un registro de anulación, pero en ningún caso se alterará la factura original.
- El sistema deberá permitir el acceso y extracción de datos a la Administración Tributaria.
- Para garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, el programa informático deberá realizar un encadenamiento que permita seguir el rastro de creación desde el primero hasta el último.
- El programa también deberá garantizar la conservación de todos los registros de facturación generados.
- El sistema informático también deberá contar con un exhaustivo registro de eventos que recoja todas las interacciones con el programa, las operaciones realizadas y los sucesos producidos en el uso. El registro de eventos se deberá poder consultar desde el propio programa, y también debe ser totalmente inalterable.
Generación de registros de facturación
Uno de los puntos más importantes del Reglamento de Programas de Facturación es la generación de registros de facturación. Estos registros deberán generarse de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
Este registro informático, que no es más que un fichero en formato XML, contendrá toda la información sobre la factura. También deberán incluir una huella o «hash» y deberán ir firmados electrónicamente, a menos que se realice su envío a Hacienda directamente desde el programa.
Además, para garantizar la trazabilidad de dicho registro, éste incluirá:
- La serie, número, fecha de expedición y parte de la huella o «hash» del registro anterior.
- El código de identificación del programa utilizado.
- Un código identificativo alfanumérico correspondiente al registro generado.
- Fecha, hora, minuto y segundo en el que se genere el registro de facturación de alta.
Sistemas de emisión de facturas verificables
Los contribuyentes que utilicen programas informáticos para facturar deberán poder remitir voluntariamente a la AEAT todos los registros informáticos generados, de forma segura, electrónica y automática.
La aceptación de estos registros por parte de la Agencia Tributaria supondrá la incorporación automática de la información de las facturas enviadas a los libros registros de ventas e ingresos del contribuyente.
Los programas informáticos que sean utilizados por los contribuyentes para remitir electrónicamente los registros de facturación a Hacienda serán considerados «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».
Los registros enviados a Hacienda con un sistema VERI*FACTU no tendrán la obligación de ir firmados electrónicamente, será suficiente con la generación de la huella o «hash».
Facturas con código identificativo y código QR
El proyecto de Reglamento de Sistemas de Facturación trae una novedad en cuanto a la información que debe figurar en las facturas que entregamos a nuestros clientes: éstas deberán reflejar un código identificativo alfanumérico y un código QR.
Además, si remites tus registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria desde el sistema informático, tus facturas deberán incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
Envío de la información de las facturas por parte del destinatario
El destinatario de la factura también tendrá la posibilidad de remitir de forma voluntaria la información de la misma a Hacienda. Podrá hacerlo facilitando el código alfanumérico (en una página web que se habilitará para tal uso) o realizando la lectura del código QR.
Esta remisión no tendrá la consideración de denuncia de infracción tributaria.
En los casos en los que el emisor de la factura ya estuviera enviando los registros de facturación a la AEAT mediante un Sistema VERI*FACTU, la lectura del código QR o la consulta del código identificativo le servirá al destinatario para verificar la recepción por parte de Hacienda de la información de la misma.
¿Cómo puedes asegurarte de cumplir con el Reglamento de Programas de Facturación?
Para cumplir con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación deberemos asegurarnos de que nuestro proveedor de software ha hecho las adaptaciones y desarrollos pertinentes para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos técnicos establecidos.
Por el momento, el reglamento solo afectará a aquellos contribuyentes que hayan decidido utilizar un programa informático para emitir sus facturas. Es decir, si tu empresa no usa un software, por el momento estas nuevas leyes no te obligan a hacerlo. No obstante, lo más recomendable es que, si no usas un software para facturar, tomes la decisión de comenzar a hacerlo cuanto antes. De esta forma no solo te cubrirás de cara a futuras normativas, sino que, de paso, optimizarás y facilitarás la gestión de tu negocio.
En Aplimedia, por supuesto, ya estamos trabajando para adaptar nuestro programa de gestión Secre a las nuevas normativas y al proyecto de Reglamento de Programas de Facturación. Si buscas un software de facturación para PYMES y adaptado a las necesidades de empresas de todo tipo de actividades, no dudes en contactar con nosotros.
