8 pasos para implementar un ERP con éxito

8 pasos para implementar un ERP con éxito

8 pasos para implementar un ERP con éxito

Hoy en día, implementar un ERP ya no solo ayuda a mejorar los procesos de gestión de las empresas, sino que se ha llegado a convertir en una herramienta clave para el crecimiento.

Para que lo tengas claro: si tu no tienes un ERP y tu competencia sí, ¡estás en clara desventaja!

Nosotros tratamos a diario con clientes y gente interesada en nuestro software de gestión, y sabemos que, para muchas empresas, la sola idea de implementar un ERP causa pesadillas. Y es que, es cierto que una mala planificación del proceso de implementación y una baja implicación por tu parte, la de tu proveedor, o la de tus trabajadores, puede resultar en desastre.

Por eso, hoy te traigo 8 pasos para implementar un ERP de manera exitosa, sin pérdidas de dinero y sin quebraderos de cabeza innecesarios.

Identifica tus necesidades y establece objetivos

Probablemente, si has llegado a esta entrada, ya hayas detectado que necesitas implementar una solución de gestión en tu empresa.

Pasos para implementar un software de gestión

El primer paso es determinar qué necesitas de tu ERP. Consulta con los trabajadores y con tus compañeros de sector.

Pero, concretamente, ¿qué procesos de gestión necesitas solucionar?

El mercado de los ERP es amplio y ofrece miles de soluciones enfocadas a distintos tipos de empresas, actividades, sectores… La pregunta no es “¿debería implementar un ERP?”, sino “¿qué necesidades necesito que cubra mi ERP?”.

Haz una lista exhaustiva de requisitos imprescindibles de tu ERP y establece un presupuesto realista. No es mala idea que pidas consejo a tus trabajadores o conocidos del sector, puesto que te pueden ayudar a ver, no sólo las necesidades actuales de tu empresa, sino las necesidades que pueden surgir en el futuro con el crecimiento de tu empresa.

Te dejo una lista de preguntas que puedes hacerte para hacer tu lista, aunque, por supuesto, puede que me deje muchas otras específicas para tu caso:

  • ¿Necesito una solución en la Nube para poder tener flexibilidad y movilidad?
  • ¿Cuántos de mis trabajadores y cuáles de ellos van a trabajar con el programa en el día a día?
  • ¿Cuáles son mis previsiones de crecimiento a corto y largo plazo?
  • ¿Mi caso es muy particular y necesito una solución ERP diseñada a medida o existen soluciones en el mercado que ya se adaptan a mi actividad?
  • ¿Qué procesos llevo a cabo en mi empresa en el día a día que podrían simplificarse con un ERP?
  • A nivel técnico, ¿cuáles son mis requisitos?
  • ¿Necesito que me importen datos al nuevo programa?
  • ¿Cuánto quiero o puedo invertir en un sistema ERP?

Evalúa tus opciones

Una vez ya tengas tu lista de requisitos el siguiente paso es investigar qué opciones hay en el mercado que cumplan con ellos.

Es importante que no te tomes este paso a la ligera y que pidas a las empresas que has considerado que te hagan una demo del programa, es decir, que te lo enseñen en funcionamiento. Es la única manera, y la más rápida, de que sepas si el programa encaja de veras con tu empresa y si está en sintonía con tu forma de trabajar.

Pídeles a tus potenciales proveedores que te expliquen bien las condiciones de sus servicios, su forma de trabajar, precios y servicios incluidos. Así no te llevarás sorpresas si, por ejemplo, contratas un programa pero luego no tienes soporte técnico o no puedes descargar actualizaciones.

Lo ideal sería que hagas una primera selección de empresas, escojas los tres o cuatro de esa lista que más te convenzan y, a esos, les pidas una demo del programa. No olvides tener en cuenta, en todo momento, la opinión de tus compañeros o trabajadores, sobre todo si van a estar utilizando el programa el día de mañana.

Pasos para implementar un programa de gestión

Haz una selección de potenciales proveedores y pide una demo de los que mejor encajen en tu caso.

Importación de tus datos

Una vez ya te has decantado por un proveedor y ya te has decidido a contratarlo, el siguiente paso es migrar tu información al programa.

Este es un paso clave para la implementación exitosa del software.

Por ejemplo, en nuestro caso nosotros nos encargamos de hacer la importación inicial de los datos de nuestros nuevos clientes. Importamos la base de datos clientes, proveedores y artículos. Este es otro punto que, como ya te he contado, deberías tener en cuenta al elaborar tu lista de requisitos para buscar un proveedor. Si tu base de datos es muy extensa, la importación es imperativa.

Es buena idea que revises la información antes de realizar la importación, probablemente haya mucha que ya no necesites. Sobrecargar tu nuevo programa con información innecesaria solo va a suponer una carga para su rendimiento.

Infraestructura

Si vas a instalar el programa en tu ordenador o servidor tienes que asegurarte de cumplir todos los requisitos para que el programa funcione correctamente.

Valora tu caso con tu proveedor y pídele que te informe debidamente de las necesidades técnicas del programa.

Si has contratado una solución en la Nube asegúrate que está preparada para el crecimiento de tu empresa y de que tienes la posibilidad de actualizar y mejorar tus prestaciones y servicios en caso de necesidad.

Programa de gestión Secre

Programación a medida

La mayoría de soluciones ERP del mercado se han desarrollado tras años de investigación e implementación de mejoras. Es posible que se de el caso de que simplemente no necesites añadir nada a tu software de gestión porque ya contempla el 100% de tus necesidades y las de tu sector.

Pero también puede darse el caso de que el software contemple algunas de tus necesidades pero se deje algunas. Si ese es tu caso, lo más probable es que tu proveedor tenga que presupuestarte las horas necesarias para introducir dichos cambios en el programa. El presupuesto, como es lógico, dependerá de cómo de grandes o pequeños sean los cambios que necesitas introducir en el ERP.

Valora si los cambios que quieres introducir son necesarios o responden a formas de trabajar o procesos obsoletos que el programa contempla de otra manera. Quizás pueda valer la pena que te adaptes a la forma en que el programa contempla esa necesidad en lugar de intentar adaptarlo a tu idea.

Gestiona el cambio

En muchos casos, los trabajadores de una empresa están tan acostumbrados a realizar los mismos procesos de una manera concreta en el día a día, y puede que no acepten el cambio así como así. Especialmente cuando se trata de algo tan importante como un software de gestión. La gestión de este cambio es un proceso crucial para el éxito de la implementación.

Cómo implementar un ERP con éxito

Si todos los trabajadores están involucrados en el cambio es mucho menos probable que la implementación fracase.

Un software ERP no es como un ordenador que instalas en un puesto de trabajo de la oficina: es un sistema que afecta al ambiente y al estilo de trabajo de manera positiva y que no solo afecta a una o dos operaciones, sino a todas.

La dirección de la empresa debería involucrar a los empleados y prepararlos mentalmente para responder preguntas como:

  • ¿Por qué es importante para la empresa implementar un ERP?
  • ¿Cómo nos va a ayudar un ERP a impulsar la productividad?
  • ¿Cómo nos va a ayudar un ERP a automatizar tareas y ahorrar tiempo?

Ten claro que, si todos tus trabajadores y/o compañeros están en sintonía con el cambio y lo aceptan de buena gana, la garantía de una implementación óptima es mucho más alta.

Formación

Este es probablemente uno de los puntos más importantes en la implementación de un ERP.

Un buen porcentaje de implementaciones fallidas se deben a personal no formado en el uso del programa. Ten claro que este paso va a necesitar de tu implicación y la de los trabajadores que vayan a manejar el programa.

Una formación correcta en el uso del programa te asegura que no haya pérdidas de tiempo, dinero y problemas innecesarios. Este proceso es todavía más importante cuando has implementado un ERP por primera vez en tu empresa o cuando se ha cambiado de un ERP a otro.

Asegúrate de que tu proveedor te da suficientes facilidades para que tu empresa aprenda a utilizar al programa y para resolver las dudas puntuales que te puedan surgir a ti y a tu equipo.

Empieza a trabajar

Una vez ya hayas hechos todas las comprobaciones necesarias y hayas pasado el periodo de formación, es el momento de empezar a trabajar día a día con el ERP.

Implementar con éxito un software de gestión

El trabajo del día a día es el que va a determinar los últimos ajustes de la implementación.

Eso sí, ten en cuenta que la implementación de un software de gestión no es una tarea pasajera: es un proceso continuo que se va a mantener en el tiempo y que deberás comprobar a menudo para evitar errores o problemas que puedan afectar seriamente a tu empresa y productividad.

Hay dos aspectos que debes tener en cuenta para que el día a día con tu software de gestión sea óptimo: las actualizaciones y el soporte técnico. Asegúrate de que tu proveedor saca actualizaciones regularmente y que tu contrato con él las contempla. Tampoco es buena idea que contrates una solución que no contempla el soporte técnico. Te ahorrarás dinero a corto plazo pero puedes sufrir grandes pérdidas el día de mañana.


Estos son los 8 pasos para implementar un ERP que te recomendamos seguir para que la transición a un nuevo programa de gestión sea lo más exitosa y sencilla posible.

Por supuesto, si te gustaría considerar nuestro ERP entre tus opciones solo tienes que ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderte. Está especialmente diseñado para PYMES  y disponemos de soluciones para todo tipo de sectores y actividades.

 

Pasos para implementar un ERP

Sigue estos pasos para implementar un ERP exitosamente.

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