4 formas de reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas

Cómo ahorrar tiempo en las gestiones administrativas

Lograr reducir el tiempo y recursos dedicados a tareas administrativas es fundamental para cualquier empresa que busque ser más rentable. Este tipo de tareas no solo suelen ser tediosas y poco motivadoras, sino que, además, son tareas no productivas, es decir, son tareas por las que no nos pagan y, por tanto, suponen un gasto para la empresa.

En esta entrada queremos compartir contigo las principales estrategias para reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.

No lo dudes, el software es tu mejor aliado

Si hay algo que puede suponer un antes y un después en el tiempo dedicado a tareas administrativas es el software.

Un buen software de gestión, facturación y/o contabilidad automatizará todos los procesos administrativos de tu negocio para ponértelo lo más fácil posible y realizar en cuestión de minutos lo que anteriormente podía llevarte horas.

Tareas como la facturación, generación de albaranes, control de tesorería… se simplifican enormemente al trabajar con un software de gestión.

Descubre el software de gestión Secre

Si ya estás trabajando con un software, dedica un tiempo a analizar si realmente es la herramienta correcta para las necesidades de tu negocio. No cualquier software vale, debes buscar el que mejor se ajuste a tu operativa y realmente te simplifique el trabajo. Un software o sistema de gestión inadecuado puede llegar a ser tan poco útil y rentable como el trabajar sin ningún software.

Y si además tu software de gestión incluye gestión documental, mejor que mejor. De esa manera podrás llevar un control de los documentos de tu negocio y no dependerás de tenerlos en papel. Al tenerlos fácilmente localizables en el programa, evitarás esas pérdidas de tiempo que nos genera el buscar un documento en papel entre mil carpetas.

Sin ninguna duda, si me preguntas acerca del cambio que más puede repercutir en el tiempo dedicado a gestiones administrativas, te diré que es el trabajar con un software de gestión adecuado.

Delegar es clave

Si eres una persona perfeccionista, seguro que tiendes a querer hacerlo todo tú mismo/a, especialmente si estamos hablando de una empresa pequeña, pero esto es un error. Puede que pienses que subcontratar o delegar esas tareas administrativas es un gasto que no puedes permitirte, pero tu tiempo también tiene valor. Por cada hora que empleas en este tipo de gestiones, pierdes una hora que podrías emplear en tareas más productivas.

Calcula cuánto tiempo y dinero estás perdiendo al realizar esas tareas y cuánto te costaría subcontratarlas, ¡puede que te sorprendas del resultado!

Además, si haces esta valoración debes tener en cuenta que, probablemente, el tiempo que tú necesitas para realizar esas tareas no es el mismo que necesita un profesional que está acostumbrado a realizarlas una y otra vez cada día. Seguramente pueda hacerlo mucho más rápido que tú.

Ya sea subcontratando la contabilidad o contratando personal para las gestiones administrativas de tu empresa, no menosprecies la importancia de delegar, es clave para que empieces a dedicar tu tiempo a tareas realmente importantes y productivas.

Escoge soluciones en la Nube

Trabajar con soluciones de gestión en la Nube es una forma excelente de hacer un uso más adecuado de nuestro tiempo y recursos disponibles.

Trabajar en la Nube nos permite realizar las gestiones administrativas desde cualquier lugar, sin limitarnos a hacerlo desde la oficina. Esto supone una ventaja enorme, y más hoy en día.

Significa que podemos hacer un mejor uso de nuestro tiempo y dejar esas tareas para el momento más adecuado, pudiendo aprovechar ratos muertos ya sea en casa, en el transporte público…

Y, si en tu equipo hay varias personas que realizan esas tareas administrativas, también ellas percibirán estas ventajas de trabajar en la Nube, dado que todos ellos trabajarán en una misma base de datos, sin importar si lo hacen desde casa, en la oficina o si se conectan al software con el teléfono móvil. La Nube facilita enormemente la consulta de datos en tiempo real.

Trata de planificar tus tareas

Organizar y planificar cuándo y cómo vamos a realizar las tareas nos puede ahorrar mucho tiempo a la hora de ejecutarlas. De hecho, está demostrado que somos mucho más eficientes si dedicamos un rato a hacer una misma tarea que si vamos alternando unas tareas con otras, lo cual nos hace perder el foco y la productividad. Por ejemplo, no es lo mismo dedicar una hora a registrar todas las facturas de nuestros proveedores que dedicar esa misma hora a lo largo del día entre medias de otras tareas: muy probablemente terminemos dedicando mucho menos tiempo de la segunda manera.


En definitiva, si quieres empezar a reducir esas horas interminables dedicadas a tareas administrativas, la clave está en hacerte con un software de gestión adecuado que, preferiblemente funcione en la Nube. Además, aprender a delegar y a planificarnos correctamente supondrá un antes y un después en nuestra productividad y en la rentabilidad de la empresa.

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