Reclamar facturas impagadas se ha convertido en una gestión habitual para muchas empresas. Es una tarea ciertamente desagradable que hay que saber realizar con el equilibrio perfecto de delicadeza y firmeza.
Nuestro objetivo en la entrada de hoy es ayudarte a comprender qué tipo de situaciones pueden llevar a nuestros clientes a retrasarse en los pagos. Comprender su situación nos ayudará a gestionar la situación de la forma más acertada. También vamos a repasar qué medidas podemos tomar para reducir las posibilidades de que el cliente no nos pague y qué hacer en caso de que no nos quede otra alternativa que reclamar facturas impagadas.
¿Por qué hay clientes que se retrasan en los pagos?
En primer lugar, queremos repasar los motivos más habituales por los que los clientes se retrasan en los pagos. Muchas veces puede tratarse de un simple error, de hecho suele ser bastante habitual, por eso es importante consultarlo de forma amable con el cliente antes de tomar una decisión o acción drástica. Pero otras veces, el impago puede tener otras causas.
Pagarte no es su prioridad
Cuando un cliente se encuentra en una situación comprometida y tiene deudas con muchos de sus proveedores (incluida tu empresa) es probable que, si tu pago nunca llega, es porque pagar a otros proveedores es más prioritario para él que pagarte a ti.
En una situación de este tipo, lo más normal es que tu cliente ordene sus deudas en función de cómo de necesario es cada proveedor para poder llevar a cabo su actividad. Reflexiona sobre cómo de imprescindible es tu producto o servicio para el cliente, puede que ahí encuentres la clave del por qué no te paga.
Sabe que no habrá consecuencias
Si no es la primera vez que tu cliente se retrasa en los pagos también es posible que, el motivo por el que sigue retrasándose, sea porque has sido muy indulgente o permisivo en el pasado. El cliente sabe que esos retrasos no generan consecuencias importantes y priorizan pagar a proveedores que penalizan esos retrasos.
Reflexiona sobre tu actitud con el cliente frente a impagos pasados y valora adoptar una postura más firme para evitar que esta situación se convierta en un habitual.
Están pasando por una mala racha
No descartes la posibilidad de que el cliente esté pasando por verdaderas dificultades económicas y no tenga los recursos para pagarte.
Este es, sin duda, el peor de los escenarios, porque no hay mucho que puedas hacer para reclamar facturas impagadas de un cliente que, simplemente, no tiene la capacidad de pagarte.
Cómo prevenir facturas impagadas
Aunque no está enteramente bajo tu control, hay al gunas cosas que puedes hacer para reducir las posibilidades de que tu cliente no te pague.
Haz un estudio del cliente antes de aceptarlo
Si se trata de un cliente con el que nunca has trabajado y estamos hablando de proyectos de sumas cuantiosas, puede que no sea mala idea realizar una pequeña investigación antes de aceptar realizar el trabajo.
Puedes buscar información en Google, preguntar a contactos comunes o buscar quejas o malas reseñas en páginas web. Lo importante es que te asegures de que el cliente tenga la solvencia para hacer frente al pago de tu factura para evitar tener que reclamar facturas impagadas a posteriori.
Sé muy claro/a en los términos y condiciones del contrato
Este es, probablemente, el punto más importante a la hora de prevenir facturas impagadas: detalla y limita muy bien las condiciones y términos del contrato para no dar lugar a malentendidos.
Antes de empezar cualquier proyecto, asegúrate de que el cliente sepa exactamente cuánto le va a costar, cuándo debe pagarte, cuáles son las condiciones de ese pago y las penalizaciones por incumplimiento.
Si el cliente firma un contrato debidamente detallado, reducirás considerablemente las posibilidades de que te ponga excusas para retrasar sus pagos. Es mucho más difícil que el cliente finja desconocer los términos del contrato si ha habido una conversación concreta sobre ello.
Si no te sientes seguro/a, pide al cliente una señal
Pedir una señal es bastante común en determinados ámbitos y sectores. Por un lado, nos aseguramos el cobro de una parte de lo acordado y, por otro, puede ser necesario para hacer frente a gastos que va a generar el mismo proyecto.
¿Cuánto pedir? No hay una respuesta concreta. Varía mucho en función de cada industria. Es posible que en tu sector ni siquiera sea común pedir una señal. Si es así, también puedes valorar la opción de solicitar el pago a plazos, de forma que coincidan con distintas fases del proyecto. Así evitarás hacer trabajo de más antes de que te paguen, o antes de darte cuenta de que no te van a pagar.
Cómo reclamar facturas impagadas
Hay ocasiones en las que no importa lo que hagamos para prevenir que el cliente no pague. Si has tomado todas las precauciones posibles y no hay forma de que el cliente te pague la factura, debes actuar rápido. Estos son algunos consejos para reclamar facturas impagadas:
Empieza por preguntar a tu cliente
Lo primero que debes hacer siempre ante un impago es contactar con el cliente de forma amistosa. Puedes empezar mandando un e-mail, el 90% de las veces el impago se debe a un error o descuido.
Dirigirnos al clientes desde el enfado o las amenazas jamás es buena idea. Puedes dañar irreparablemente vuestra relación y, no solo eso, puedes generar que ese cliente vaya hablando mal de ti a terceros, cerrándote las puertas a potenciales clientes. Ante todo, practica la empatía, muéstrate diespuesto/a a escuchar las razones del cliente y a buscar la mejor solución.
Lleva un control riguroso de tus facturas
Puede parecer obvio pero, antes de reclamar una factura impagada a un cliente, asegúrate de habérsela enviado correctamente.
A veces el impago no se debe a un error o descuido por parte del cliente, sino por nuestra parte. Imagínate el bochorno de contactar con un cliente para recriminarle que no te ha pagado y descubrir que ni siquiera había recibido la factura.
Para prevenir este tipo de descuidos la mejor opción es utilizar un software de gestión y facturación que te permita, no solo un control riguroso de las facturas emitidas, sino incluso un control de si hemos enviado o no la factura al cliente.
La insistencia es clave
Supongamos que ya has puesto al cliente al corriente de su impago, éste te ha prometido pagarte pero no hay forma de que lo haga.
Insiste, así de sencillo. Si tienes que llamarle todos los días durante un mes, hazlo. Terminará pagando aunque sea porque dejes de molestarle.
Existen empresas que se dedican a la reclamación de impagos, pero si tienes el tiempo y los recursos para hacerlo, nuestra recomendación es que lo hagas tú. Si involucras a un tercero quizás el cliente se violente y pierdas toda posibilidad de volver a colaborar (si es que a estas alturas quieres hacerlo).
Ofrece opciones al cliente
La mayoría de las veces en las que nos enfrentamos a la situación de tener que reclamar una factura impagada, el cliente no ha dejado de pagar por gusto, sino porque está atravesando dificultades económicas.
Ofrécele opciones que se adapten a su situación actual, como por ejemplo el pago a plazos del importe debido, o el pago de una cantidad ahora y el resto más adelante… Hay muchas alternativas, la clave está en ser comprensivo/a y saber ponerte en el lugar de la otra persona.
Valora tus opciones
Si ya has agotado todas tus opciones y el cliente no paga de ninguna de las maneras, pide consejo legal.
En algunos casos, si hablamos de importes pequeños, puede que ni siquiera te merezca la pena reclamar facturas impagadas por la vía legal. Puede que los gastos generados por la reclamación superen el importe que el cliente te debe. En esos casos es posible que la mejor opción sea asumir que no vamos a cobrar esa factura y meter a ese cliente en la lista negra para no volver a trabajar con él.
Como última opción, y si estamos hablando de importes elevados, valora la posibilidad de emprender acciones legales para reclamar el dinero al cliente.
En conclusión, reclamar facturas impagadas no es una tarea fácil y, en casos difíciles, puede suponer un gran desgaste moral, por eso, lo primordial es poner los medios para evitar que esa situación se produzca.
Aún así, es inevitable que en algún momento suceda. Ante esos casos, recuerda: calma y empatía. La mayoría de clientes que dejan de pagar, no lo hacen por gusto, así que ponte en su lugar y trata de trabajar con ellos en la solución más satisfactoria para ambas partes.
