Claves para la formación exitosa de un erp

Claves para una formación exitosa en el uso de tu software de gestión

La formación es clave en la implantación de cualquier software de gestión y, sin embargo, es un aspecto que las empresas no suelen tener en cuenta a la hora de seleccionarlo. Su trascendencia se hace más evidente en los momentos de necesidad: es decir, cuando la empresa ya ha implantado el software y se encuentra con que no sabe cómo proceder a continuación.

No importa si optas por una solución en la Nube o en local, no importa el número de usuarios o cómo de compleja es la solución de gestión que has escogido, es vital que todos los usuarios del programa reciban una formación adecuada para poder sacar el máximo partido al ERP.

Te dejamos algunos consejos y trucos que te ayudarán a lograr una formación eficiente y efectiva.

Consejos de formación en el uso de un ERP

Comunícate a menudo y desde el principio con tu proveedor

Una buena manera de asegurarte que tu empresa avanza al ritmo adecuado en la implantación y formación del nuevo software es planificar todas las etapas y monitorizarlas.

Si llevas un correcto seguimiento de los formadores y los usuarios en formación puedes detectar qué está funcionando bien y qué necesitas ajustar, tanto para la formación en curso como para futuras incorporaciones a la plantilla.

Esto requiere una correcta comunicación tanto con los usuarios como con los formadores. Es importante que tomes la iniciativa y adoptes una actitud proactiva. Muchas empresas deciden cambiar su software de gestión pero se acomodan utilizando el antiguo sistema, por lo que nunca llegan a dedicar el esfuerzo necesario y, finalmente, la implantación termina fracasando, con importantes pérdidas en tiempo, recursos y dinero.

Si has seleccionado bien a tu proveedor, lo más probable es que esté dispuesto a hacer todo lo que esté en su mano para ayudar a tu empresa a adaptarse al cambio y a funcionar con el nuevo sistema de gestión lo más pronto posible, pero sin tu colaboración es poco probable que esos esfuerzos den frutos.

Revisa y ajusta el material de formación

Es importante que tu material de formación explique adecuadamente los porqués y el razonamiento detrás de cada proceso. Esto ayuda a los futuros usuarios a retener mejor la información y a mejorar su capacidad para trasladar ese conocimiento a otros.

Programa de gestión Secre

Por eso es interesante que el proceso de formación sea lo más personalizado posible. Así, gracias a la colaboración con tu proveedor, podrás establecer los métodos más efectivos de formación y planificar correctamente el calendario ajustado a los ritmos de tu empresa.

En este sentido también ayuda el disponer de distintos métodos de formación. Antes de tomar una decisión y escoger el sistema de gestión ideal para tu empresa no está de más que investigues sobre las opciones de formación que ofrece tu proveedor. Formación a medida, videotutoriales, ayuda mediante un chat en vivo, formación en un aula…

Cada usuario tiene su método ideal y, por eso, cuantas más opciones tengas a tu alcance, mejor. Lo esencial es revisar periódicamente el progreso de cada usuario para verificar que todo marcha como debería.

Ten en cuenta, además, que no todos los usuarios deben seguir el mismo método de formación porque no necesariamente necesitan aprender lo mismo sobre el nuevo software. Dependiendo de su rol en la empresa es posible que solo necesites que se forme en un área determinada.

Haz que la formación sea una prioridad

Ya hemos mencionado este punto, pero insistimos porque, sin duda, es la clave para la implantación exitosa del nuevo software.

Asegúrate de implantar el software en el momento indicado en el que sepas que la carga de trabajo no va a entorpecer el aprendizaje del nuevo sistema. Lo ideal es planificar todo al detalle, pero debe ser una planificación realista que tú y todos los usuarios podáis cumplir.

Pero, por encima de todo, lo importante es la actitud. Es habitual encontrarse con empresas donde no todos los empleados están de acuerdo con el cambio ni tienen interés en aprender el nuevo sistema. El trabajo de un buen líder es el de comunicar el porqué de ese cambio y cerciorarse de que todo el equipo está en línea con él.

Si bien es responsabilidad de tu proveedor el ofrecerte distintas herramientas de aprendizaje, es tu responsabilidad el tomarte este cambio en serio y poner todo de tu parte para que el proceso de implantación sea lo más fluido posible.

Formación para la vida real

Cuando se trata de formación en el uso de un ERP, no deberías perder tu tiempo ni tu dinero. Por eso la formación debería enfocarse a casos reales, es decir, en aquellas tareas que tú o los usuarios vais a estar realizando con el programa día a día.

Consejos de formación en el uso de un software de gestión

Por eso, lo ideal es que la formación se base en casos prácticos y aplicables a tu empresa, puesto que también ayudará a los empleados a tener una mejor comprensión sobre cómo implementar este nuevo sistema y tareas en su rutina diaria.

Actualízate periódicamente

Una vez dominada la nueva herramienta es habitual que las empresas se olviden de seguir actualizándose, sin embargo, los proveedores solemos introducir novedades y mejoras a menudo, por lo que no está de más consultar las novedades periódicamente y, si es necesario, realizar una nueva formación para introducir esas mejoras en el día a día de tu negocio.

No está de más que realices una formación una vez al año para poder refrescar la memoria a los usuarios, introducirles esas novedades y recordarles aspectos del programa que son clave y que pueden tener olvidados. También es una buena oportunidad para nuevas incorporaciones de la empresa para poder comprender mejor el funcionamiento del software.


En cualquier caso, si has llegado a este artículo probablemente ya estás buscando la mejor manera de planificar la formación en tu nuevo ERP, así que ¡enhorabuena!, ya has demostrado que cuentas con la actitud necesaria para encaminarte hacia el éxito. El proceso puede ser desafiante y a ratos complejo, pero si confías en que los resultados llegarán y sigues estos consejos lograrás un negocio más eficiente y más rentable.

El software de gestión Secre de Aplimedia cuenta con herramientas para la gestión integral de PYMES de todo tipo de sectores. Nos diferencia el trato personalizado y un servicio completo para acompañarte el proceso de implantación y aprendizaje. Si quieres más información sin compromiso contacta con nosotros.

Comparte:
error