Precio de un software ERP

¿Cuánto cuesta un software de gestión? Precios y costes

Si has llegado a este artículo, probablemente ya hayas detectado una necesidad en tu negocio de empezar a llevar la gestión de una manera más eficiente y ordenada. Y es que, sea cual sea el tamaño de una empresa, te puedes beneficiar enormemente de la implantación de un software de gestión. Lo más probable es que la primera pregunta que te haya venido a la cabeza haya sido, ¿cuánto vale un software de gestión? Te contamos todas las opciones que puedes encontrar en el mercado, cuáles se pueden adaptar mejor a tu caso y qué costes pueden surgir.

Vamos a estructurar este artículo en dos partes:

  • Opciones y precios que vas a encontrar en el mercado.
  • Costes asociados a la implantación de un software de gestión.

Cuánto cuesta un software de gestión

Precios de un software de gestión

En el mercado de los software de gestión vas a encontrar innumerables opciones de servicios que varían de ultra-baratos o gratuitos hasta opciones que te van a costar miles de euros. Ninguna opción es mejor o peor, todo dependerá de tus necesidades y recursos. Vamos a hacer un repaso rápido de las opciones más habituales y a qué tipo de empresas y casos están orientadas.

Software de gestión gratuito

Esta es una opción muy básica que puede servir para autónomos que emitan pocas facturas al mes. Normalmente son gratuitos siempre y cuando solo vaya a utilizarlo una persona y a partir de un segundo usuario o licencia ya suponen un coste.

La opción de un software gratuito de código abierto también puede ser interesante para empresas que cuenten con un programador o programadores experimentados capaces de introducir cambios a medida en el programa. En este caso tendrías que valorar si el coste de las horas que van a emplear estos trabajadores compensa. Haz los cálculos, quizás puedas encontrar una solución económica en el mercado que ya contemple tus necesidades.

Software de gestión de precio “normal”

En el caso de PYMES y autónomos con un nivel de facturación algo mayor, las opciones de pago que existen también varían mucho de precio en función de varios factores. Estas opciones tienen un precio más económico que la programación a medida porque son “genéricas”. Es decir, han sido desarrolladas observando las necesidades habituales de empresas, en función de su actividad, tamaño, sector… Por lo general, se adaptan perfectamente a una pequeña o mediana empresa habitual.

Puedes encontrar opciones realmente económicas en el mercado, pero normalmente el servicio y funcionalidades a los que vas a tener acceso van a ser muy limitados. Algunas opciones muy baratas no incluyen costes como la implantación o el soporte técnico, o requieren la contratación de distintos módulos para conseguir una solución completa que integre todas tus necesidades de gestión.

Respecto a las modalidades de pago, normalmente encontrarás software de gestión que comprarás con un único pago, pero que no incluirán soporte técnico, formación en el uso del programa o actualizaciones. Las opciones más completas se comercializan con tarifa mensual o anual e incluyen el soporte técnico y las actualizaciones necesarias para que el programa se adapte a los cambios externos e internos, como pueden ser cambios en la ley o en la tecnología.

Lo ideal para una PYME es una opción que incluya todos los módulos que va a necesitar y que incluya soporte técnico, formación y actualizaciones. No subestimes estos tres últimos aspectos, son vitales para que la implantación del software sea satisfactoria y para que puedas funcionar con el software correctamente y sin sobresaltos.

Normalmente, si das con un software de gestión de estas características que, por lo general, encaja con tu actividad y forma de trabajar pero carece de alguna funcionalidad imprescindible para ti, puedes solicitar programación a medida de esa parte en concreto. Esta programación, normalmente, se presupuesta a parte.

Cuánto vale un programa de gestión

Software de gestión de miles de euros

En el caso de empresas de un tamaño considerable, normalmente la opción más recurrente suele ser el software de gestión a medida, que tendrá en cuenta la estructura y funcionamiento de la empresa para diseñar un software que se adapte a la perfección a sus necesidades. El coste de este tipo de software también puede variar, pero lo normal es que cuesten miles y miles de euros.

Una mala implementación de un software de estas características puede ser catastrófica y suponer pérdidas millonarias, pero si se efectúa correctamente lo usual es que este tipo de empresa termine recuperando la inversión gracias a la optimización de tiempo y recursos que supone para los trabajadores y el funcionamiento.

Siendo claros, este tipo de software a medida no suele ser una opción viable para la mayoría de empresas, y tampoco suele ser necesaria. La mayoría de software de gestión “genérico” ya contempla los casos más usuales y ya está preparado para ser implementado de un día para otro en pequeñas y medianas empresas.

Costes derivados de implementar un software de gestión

Implementar un software de gestión a tu empresa, normalmente, lleva unos costes derivados que pueden o no estar ya incluidos en el precio ofertado por cada proveedor. Lo recomendable es que no prescindas de ninguno de los siguientes aspectos, puesto que son todos fundamentales en el correcto funcionamiento y arranque con tu software de gestión de elección. Valora tus opciones y haz los cálculos del coste total que va a tener implementar tu software con todos los costes requeridos.

Implantación del software de gestión

Una vez te decidas por un programa de gestión necesitarás que un profesional te lo instale y configure o que te de instrucciones de cómo hacerlo. Los software ERP son complejos y requieren, como cualquier otro software, de determinadas características técnicas del dispositivo en el que van a ser instalados.

Puede darse el caso de que la implantación suponga un pago inicial aparte o puede ser que ya esté incluido en el precio. Chequea con tu proveedor si el presupuesto que te ha facilitado ya incluye el coste de la implantación para no llevarte sorpresas.

Programa de gestión Secre

Formación en el uso del programa

Este punto es esencial y puede suponer la diferencia entre una implantación exitosa o catastrófica del programa. Asegúrate de que tu proveedor pone a tu disposición medios y recursos para aprender a utilizar el software de gestión. Pueden ser videotutoriales, formaciones online, formaciones presenciales en sus oficinas o formaciones en tus oficinas que, normalmente, se presupuestarán aparte.

Dentro del mercado de los software ERP encontrarás opciones más o menos complejas, pero sin ningún tipo de formación es complicado que te adaptes a ninguna de ellos. Ten en cuenta que un software de gestión incluye muchas funcionalidades, y no sólo la facturación o contabilidad. Tú y/o tus trabajadores necesitaréis dedicarle horas para dominarlo y haceros a trabajar con el nuevo sistema.

De nuevo, puede darse el caso de empresas que ofrecen software de gestión con o sin formación incluida, por lo que es un punto que también debes tener en cuenta.

Programación a medida

Como ya hemos comentado anteriormente, lo más normal, en el caso de pequeñas y medianas empresas, es que existan opciones en el mercado que ya se adapten a su funcionamiento. Si tu caso no es ese y necesitas que tu programa de gestión incluya funcionalidades muy específicas, es posible que tengas que recurrir a que te programen a medida una parte del programa o que introduzcan cambios. Esto supondrá un coste que variará en función de la complejidad de tus necesidades y de las horas que vaya a llevar introducir dichos cambios.

Valora cómo de esenciales son esos cambios para ti  y si la inversión en la programación a medida va a suponer una mayor agilidad en el funcionamiento de tu empresa.

Precio de un software de gestión
Dependiendo de tu caso, puede que tengas que recurrir a la programación a medida.

Mantenimiento y soporte técnico

Un buen soporte técnico es algo que deberías poner en tu lista de prioridades a la hora de escoger un software de gestión u otro. Ten en cuenta que la información que va a contener tu programa de gestión es de vital importancia, y que quedarte sin poder utilizarlo temporalmente puede ser catastrófico en función de cada caso. Si por ejemplo tienes una tienda física y un error en el programa te impide introducir ventas, podrías quedarte indefinidamente sin acceso, con las consecuencias que ello puede tener.

También es habitual que te surjan miles de dudas cuando empieces a utilizar el programa y lo ideal es que puedas recurrir a tu proveedor para resolverlas rápidamente y no quedarte atascado/a durante horas en aspectos básicos.

Invierte en una solución que contemple el soporte técnico para una resolución rápida de incidencias y problemas que pueden suponer pérdidas de tiempo y dinero.

Actualizaciones

Como cualquier otro tipo de software, un programa de gestión requiere de actualizaciones periódicas que solucionen errores del mismo o que eviten que se quede obsoleto. La sociedad y la legislación cambian constantemente y contratar un software de gestión para no actualizarlo puede suponer que el día de mañana no contemple aspectos que son fundamentales para el desarrollo de la actividad de tu empresa.

Busca una solución que incluya todas las actualizaciones futuras para disponer de un software actualizado y preparado para funcionar en el entorno socio-económico actual y futuro.

Como habrás comprobado, existen muchas variables a la hora de considerar el software de gestión ideal para tu caso. Todo depende de tu actividad, tu manera de trabajar y tus recursos disponibles.

Haz un listado de funcionalidades y necesidades imprescindibles para ti y sé realista con tus expectativas. Y sobre todo, contémplalo como una inversión: la función de todo ERP es la de integrar procesos inherentes a la gestión de modo que puedas optimizar tu tiempo y tu dinero, por lo que, si tomas una buena decisión y pones de tu parte en la implantación, verás los beneficios desde el primer momento.

Comparte: