Las mejores aplicaciones para empresas este 2020

Solucionar problemas, saber comunicarse, llevar correctamente las finanzas y la gestión… Son habilidades que cualquier empresario, sobre todo de una PYME, debe dominar. Si buscas mejorar tu productividad y organización, o simplemente buscas que tu vida y tu día a día sean más sencillos, esta lista de aplicaciones para empresas es lo que necesitas.

A día de hoy, vas a encontrar miles y miles de aplicaciones orientadas al mundo empresarial, y saber cuál puede ser la idónea para ti puede ser todo un reto. Por eso las hemos organizado en varias categorías y hemos seleccionado aquellas que, en nuestra opinión, destacan, y que no faltan en nuestro propio día a día. Casi todas tienen versión móvil y versión de escritorio, para que escojas la que más te convenga.

Aplicaciones de organización

La organización es un aspecto fundamental muy ligado a la productividad. Y aunque más adelante te hablaremos de aplicaciones para empresas orientadas específicamente a la productividad, no podemos negar que, el uso de estas apps que te vamos a enumerar a continuación, deberían repercutir positivamente en el uso que tú y/o tus empleados hacéis del tiempo y los recursos.

Evernote

Evernote es, básicamente, una aplicación para tomar notas y sincronizarlas en todos tus dispositivos. Aunque sencilla en su planteamiento, las posibilidades son ilimitadas, y también lo son sus aplicaciones en el mundo empresarial. Desde anotar ideas de negocio o estrategia, hasta hacer listas de tareas pendientes o recordatorios.

Evernote no solo te permite almacenar mensajes, sino que puedes organizar imágenes, notas de audio, archivos…

En su versión gratuita es una herramienta excelente para organizarse a nivel personal y laboral, pero Evernote dispone, además, de un plan orientado a empresas que integra un completo gestor de tareas orientado al trabajo colaborativo.

 Pocket

Pocket es una especie de almacén de contenidos que vendría a ser una versión renovada de los marcadores en los navegadores.

Si eres un usuario/a ávido de Internet y, en algún momento has hecho uso de los marcadores, probablemente ya hayas llegado a ese punto en el que dejan de ser útiles, por el simple hecho de que ya tienes cientos de ellos y resulta más sencillo hacer una búsqueda en Internet que buscar entre los propios marcadores.

Aquí es donde entra Pocket: esta aplicación multidispositivo te permite guardar artículos, vídeos, y prácticamente cualquier tipo de contenido. Cuando tengas un rato para leer o visualizar ese solo tienes que abrir la herramienta, estés donde estés.

Pocket no es una aplicación como tal, sino un complemento que encontrarás en múltiples aplicaciones (actualmente están integrados con más de 1.500 apps) y que te permitirán guardar contenidos para más tarde en un solo click.

LastPass

El objetivo de LastPass es ayudarte a gestionar y almacenar todas tus contraseñas de forma segura pero práctica. Hoy en día, cualquiera de nosotros tiene cuentas en cientos de páginas webs o servicios y, como ya sabrás, utilizar la misma para todo no es la práctica más aconsejable.

Para solucionar y gestionar esa cantidad ingente de contraseñas a recordar – lo cual es, sin duda, tarea imposible -, LastPass es una solución óptima. Además, no es necesario que entres en la aplicación cada vez que quieras recordar una contraseña. Puedes instalar una extensión en tu navegador que cargará, de forma segura, tu contraseña cada vez que entres a alguna web en la que estés registrado/a.

Google Drive

Google Drive es una de las mejores soluciones para organizar y compartir documentos de trabajo colaborativo. Aparte de permitirte organizar tus documentos de manera sencilla y efectiva, la ventaja de Google Drive es que estos documentos pueden ser editados por varios colaboradores.

Puedes crear todo tipo de documentos dentro de la misma plataforma, lo cual le añade comodidad: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, etc. Es una buena manera de centralizar todos tus documentos colaborativos y organizarlos eficazmente.

Aplicaciones de gestión

Uno de los aspectos fundamentales en el correcto funcionamiento de un negocio es una adecuada gestión de todos sus procesos. Para ello existen cientos de aplicaciones para empresas orientadas, bien a la gestión de alguno de esos procesos en particular, bien a la gestión del negocio en su totalidad.

Nuestro consejo es que busques aplicaciones y herramientas que integren la mayoría de los procesos que necesitas solventar y gestionar, puesto que utilizar un número excesivo de aplicaciones muy específicas supone, al final, una pérdida de tiempo y un gasto innecesario de recursos.

ERP

Como ya te hemos aconsejado cientos de veces en este blog, lo ideal es que utilices un software específico para la gestión de negocios: es decir un programa de gestión o ERP.  Evidentemente, si tenemos que aconsejarte uno, te invitamos a probar Secre, desarrollado por nosotros en Aplimedia y orientado a PYMES de todo tipo de sectores y actividades.

Tu software de gestión ideal deberá solventar y cubrir todas tus necesidades, haciendo innecesario el uso de aplicaciones más específicas. Como este artículo trata de aplicaciones para empresas supongo que estarás interesado/a en soluciones de gestión ágiles y móviles: si este es tu caso, lo ideal es que busques un software de gestión que puedas utilizar en escritorio pero que también cuente con una versión móvil que puedas utilizar allá donde estés y que, como mínimo, te deje realizar las gestiones más básicas.

Control de dietas de empleados

Para controlar dietas de empleados, como kilometraje, comida, alojamiento… Te recomendamos que eches un vistazo a Dietas.life. Es tan sencillo como registrar tu empresa y comenzar a crear empleados. Los empleados podrán introducir desde la aplicación gastos de todo tipo y justificarlos adjuntando imágenes, documentos, facturas, tickets…

Permite un control todavía más exhaustivo gracias a su localizador GPS que permite a los empleados mandar señales de ubicación que justifiquen los desplazamientos introducidos. Una aplicación sencilla pero útil para empresas donde los trabajadores necesiten desplazarse continuamente.

Aplicaciones de productividad

Cuando hablamos de aplicaciones para empresas, probablemente este sea el tipo de herramienta que primero se te viene a la cabeza: herramientas y aplicaciones orientadas a mejorar la productividad, organizar los proyectos y las tareas que los componen y rentabilizar el uso del tiempo al máximo. Aunque vas a encontrar un sinfín de soluciones de este tipo, hemos seleccionado las más populares, precisamente por ser las más completas e intuitivas.

Asana

Asana es una plataforma sobradamente conocida, se trata de una aplicación orientada a la coordinación y organización del trabajo, de modo que los integrantes de tu empresa sepan qué tareas les han sido asignadas  y en qué plazo se espera que las completen.

La plataforma es visual e intuitiva y permite organizar tareas desde el momento en que surge una necesidad hasta que se completa la tarea, pasando por distintos estados como «en proceso» que, como responsable de negocio, te ayudarán a tener una visión global del estado de cada uno de tus proyectos.

Para equipos pequeños, la versión gratuita del programa puede ser más que suficiente, aunque considerando el ahorro de tiempo y recursos que supone, es más que aconsejable considerar la opción de pago en caso de que la gratuita se quede corta.

Trello

En la misma línea de Asana encontramos Trello. Con una plataforma quizás no tan visual pero igualmente eficaz, Trello permite crear equipos y organizar tus proyectos en tantas tareas como desees, indicando en cada momento el estado de cada una de ellas.

A pesar de que Asana cubre necesidades similares, hemos querido mencionar Trello porque su plan gratuito incluye tantos miembros, tableros, adjuntos y listas de tareas como quieras. No hay límite. Por lo que puede ser una solución ideal para empresas que trabajen con equipos algo más grandes pero que tengan suficiente con la organización que aporta Trello.

Todoist

Para que tengas varias opciones para escoger la idónea para ti, te dejamos también Todoist para que eches un vistazo. En su versión Business, se trata de otra aplicación para empresas orientada a la gestión de equipos y proyectos. Permite adjuntar archivos, conversar entre los miembros del equipo, establecer notificaciones cuando ocurran cambios en los proyectos compartidos, programar recordatorios, establecer prioridades… Además destaca por su seguridad: tus datos estarán cifrados y, además, se encargan de hacer copias de seguridad automáticas de ellos.

Por supuesto, también puedes utilizar Todoist, o cualquier de estas aplicaciones, en tu vida personal, de modo que puedas organizar tus tareas o crear un checklist orientado a la consecución de tus objetivos personales.

Rescuetime

¿Quieres saber realmente cuánto tiempo a lo largo del día pierdes? ¿Crees que eres productivo/a pero quieres comprobarlo? Para el control de la productividad y el seguimiento del tiempo que pierdes a lo largo del día, se creó Rescuetime. Se trata de una herramienta que captura todos los movimientos que realizas en tu ordenador a lo largo del día. Registra el tiempo que pasas en aplicaciones y páginas web para, al final del día, elaborar un informe detallado basado en tu actividad.

Te permite incluso establecer alarmas para avisarte cuando hayas pasado cierto tiempo en una actividad concreta o bloquear páginas que sabes que son una tentación y una distracción para ti. Por supuesto, el control está en tus manos y puedes pausar la aplicación o detenerla completamente siempre que quieras.

En definitiva, el objetivo de Rescuetime es ayudarte a ser consciente del tiempo que pierdes a lo largo del día, de modo que adquieras conciencia de ello y mejores, poco a poco, tu productividad.

Aplicaciones de atención al cliente/comunicación

Existen múltiples aplicaciones para empresas en el mercado que se orientan a la comunicación efectiva con el cliente orientada a una mayor conversión de potenciales clientes y una mayor satisfacción de aquellos que ya lo son.

A continuación enumeramos algunas de las más útiles y emblemáticas.

Whatsapp Business

Ya hace unos meses, Whatsapp lanzó una nueva versión de su aplicación orientada específicamente a empresas. Ya te lo contamos todo en su día, y si quieres saber en detalle en qué consiste esta versión y todas las funcionalidades que incluye, te invitamos a que visites esta otra entrada.

A grandes rasgos, Whatsapp Business te permite crear un perfil de empresa que puedes vincular a tu teléfono habitual de atención al cliente (sí, también teléfonos fijos). En tu perfil puedes incluir todos tus datos (ubicación, e-mail, horarios, página web, descripción…). Incluye funcionalidades nuevas como la programación de mensajes automáticos que puedes configurar a tu gusto, o la creación de atajos que te permita enviar respuestas a preguntas habituales de forma muy rápida (si, por ejemplo, te suelen preguntar a medido por precios, puedes crear un atajo con una respuesta detallada a esa pregunta, sin necesidad de escribirla manualmente cada vez).

Crear y verificar tu cuenta es sencillo e intuitivo y, sin duda, supondrá una ventaja para tu empresa al abrir un nuevo canal de comunicación en un medio tan habitual y popular como es Whatsapp.

Skype

Skype es, sin duda, un clásico, pero no por ello menos útil a la hora de organizar reuniones online con clientes o potenciales clientes a los que no es posible visitar presencialmente. El potencial de esta herramienta es enorme, puesto que, permitiéndote esa comunicación, te ayuda a ahorrar el tiempo que utilizarías en desplazarte.

Skype no solo te permite realizar videoconferencias, también te permite chatear, lo que puede ser una herramienta eficaz de comunicación en el puesto de trabajo en empresas de un cierto trabajo donde la comunicación interdepartamental o incluso entre compañeros de un mismo departamento se dificulta.

Teamviewer

Esta herramienta es algo más específica, y, es posible que, dependiendo de tu actividad, no le encuentres utilidad. Pero hemos querido mencionarla porque es una herramienta que utilizamos a diario en Aplimedia y que puede serte de especial interés si trabajas con algún tipo de servicio digital o de software.

Teamviewer permite la conexión por remoto a un equipo. Es decir, me permite a mi conectarme a tu ordenador para ver tu pantalla y/o controlar el equipo, y también te permite a ti conectarte a la mía. ¿Qué aplicaciones tiene esto? Probablemente muchísimas, pero en Aplimedia lo utilizamos tanto para resolver incidencias de clientes con nuestro software ERP, como para enseñarle el programa a gente interesada o realizar formaciones online del mismo. Una herramienta básica tanto para soporte técnico como para el departamento comercial.

Grammarly

Por último, no queríamos dejar de hacer referencia a una aplicación que, actualmente, solo te servirá si necesitas comunicarte en inglés con clientes, proveedores, contactos… pero que esperamos que en algún momento saque una versión en español. Se trata de Grammarly, un asistente de escritura que se instala como extensión de Chrome y que corrige la gramática de todo lo que escribas: ya sea un email, un post en Facebook, una entrada en tu blog…

Una correcta gramática y ortografía no se debe subestimar y puede ser un factor importantísimo en la imagen que tu empresa acabe teniendo en la mente de tus clientes y potenciales clientes. Así que, si utilizas el inglés en el ámbito laboral, la tienes disponible para instalarla gratuitamente.

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Hasta aquí nuestra lista de aplicaciones para empresas más recomendables que, esperamos, te ayuden a organizar mejor tu trabajo y tu tiempo, a gestionar correctamente tu negocio, a aumentar tu productividad y la de tu equipo, y a perfeccionar tu atención al cliente.

Si conoces alguna aplicación para empresas que no hayamos mencionado en esta lista y sin la que no puedas vivir, ¡déjanosla en comentarios!