Mejor programa de gestión para PYMES: consejos para encontrar tu ERP ideal

¿Cuál es el mejor ERP para PYMES?

Encontrar el mejor programa de gestión para PYMES puede ser una tarea compleja, puesto que dispones de cientos de opciones en el mercado y la que pueda ser perfecta para una empresa no tiene por qué serlo para la tuya.

Si has llegado a esta entrada buscando un texto lleno de alabanzas sobre el mejor programa de gestión para PYMES que te haga la decisión más fácil, lamentablemente no es lo que vas a encontrar. No creo que exista la respuesta correcta a esa pregunta. Lo que sí puedo darte es una serie de consejos y señales que te ayudarán a determinar cuál es el mejor programa de gestión para tu PYME y caso concreto.

En Aplimedia llevamos más de dos décadas desarrollando Secre, nuestro software de gestión enfocado a la pequeña y mediana empresa. En el proceso (un proceso que nunca termina, puesto que trabajamos para mejorar nuestro ERP día a día) hemos conversado con cientos de PYMES que nos han ayudado a introducir mejoras y funcionalidades específicamente orientadas al pequeño negocio de todo tipo de sectores. Gracias a ello, tenemos un extenso conocimiento sobre lo que buscan las empresas a la hora de dar con su ERP ideal.

Mejor programa de gestión para PYMES
¿Cuál es el mejor programa de gestión para PYMES? No existe una única respuesta: todo depende de tus necesidades.

¿Qué necesito solventar?

Esta es la primera pregunta que deberías plantearte para determinar cuál es el mejor programa de gestión para PYMES en tu caso particular.

Como es lógico, la mejor solución ERP para tu empresa será aquella que solvente todas tus necesidades de gestión, que van a venir determinadas en gran medida por tu forma de trabajar y el sector y actividad a los que te dediques.

Lo más habitual es que una pequeña empresa no valore soluciones ERP a medida, o al menos no en su totalidad. Los programas de gestión a medida cuestan, generalmente, miles de euros, por lo que no suelen estar al alcance de una PYME media. Sin embargo, tampoco creo que sean necesarios para la mayoría de estos casos. Existen soluciones ERP en el mercado que ya incorporan todas las necesidades de gestión de negocios como el tuyo, por lo que un software a medida ni siquiera sería la mejor opción aunque tuvieras recursos para ello.

Programa de gestión Secre

De modo que, lo más recomendable, sería que te sentaras con tu equipo y elaborárais una lista de requisitos que vuestro ERP ideal debería cumplir, lo cuál facilitará mucho las cosas al contactar con posibles proveedores. Algunas preguntas que podéis haceros para elaborar la lista podrían ser:

  • ¿Cuántos empleados van a trabajar en el programa?
  • ¿Necesitas una solución móvil o trabajas siempre en la oficina?
  • ¿Cuáles son las necesidades de gestión específicas de tu actividad?
  • ¿Qué necesitas controlar exactamente?
  • ¿Cuál es tu forma actual de gestionar la empresa y cuánto estás dispuesto/a a adaptarte al programa?
  • ¿Tienes una tienda online que necesites integrar?
  • ¿Cuál es el presupuesto disponible?
  • ¿Cómo de importante es para ti la proximidad geográfica con el potencial proveedor?
  • ¿Necesitas que el ERP incorpore o se integre con una solución contable?

Dialoga con tus empleados, compañeros y clientes

No está de más que involucres a  empleados de distintos departamentos en la decisión. A menudo pueden darte un punto de vista distinto que te abrirá los ojos y te ayudará a completar tu lista de requisitos. Además, si estos empleados van a estar manejando el ERP a diario también es esencial que se sientan cómodos con esta nueva forma de trabajar y estén preparados para el cambio.

Si tienes la posibilidad, también puedes recurrir a compañeros de profesión y/o actividad para que te cuenten su experiencia con su proveedor de ERP y te den ideas sobre qué tener en cuenta a la hora de seleccionar el mejor programa de gestión para PYMES de tu sector.

Considera acudir a tus clientes si tu relación con ellos es buena y tienes la suficiente confianza: ellos pueden darte una visión objetiva sobre los puntos fuertes y débiles de tu gestión, sobre lo que consideran que podrías mejorar para brindar un mejor servicio o qué han observado en la gestión de otros proveedores que te pudiera ser de utilidad. Pedir a tus clientes que sean sinceros sobre tu negocio puede ser aterrador, pero puedes sacar información extremadamente valiosa y ellos apreciarán tu actitud de mejora.

¿Optar o no optar por la Nube?

Aunque ya he mencionado brevemente esta pregunta en el punto anterior, me gustaría desarrollarla un poco porque hay algunos aspectos que deberías estudiar a la hora de decidir si quieres un proveedor de ERP en la Nube o te conformas con una solución instalada en tu ordenador.

Probablemente ya tendrás una idea general de qué son y cómo funcionan las soluciones en la Nube, pero si quieres saber más puedes consultar este otro artículo donde te explicamos qué es la Nube y por qué escoger este tipo de soluciones.

Mejor ERP para la pequeña empresa
Lo ideal es que, antes de comenzar la búsqueda de tu ERP, determines si vas a optar o no por una solución en la Nube.

A grandes rasgos, estos son los aspectos que te indican que un software ERP en la Nube es la solución ideal para tu negocio:

  • La movilidad es muy importante en tu negocio: bien porque tú o tus empleados trabajáis fuera de la oficina, bien porque para ti es vital poder trabajar fuera de horario y estés donde estés.
  • El crecimiento de tu negocio está entre tus objetivos. Seamos realistas, no conozco una sola empresa que no busque crecer, y, te guste o no, las soluciones informáticas en la Nube han venido para quedarse (y créeme, nos encontramos con detractores de la Nube a diario). La realidad es que, si quieres que tu empresa continúe siendo competitiva a medio y largo plazo, la Nube es la única opción que deberías considerar.
  • No dispones de recursos para garantizar la seguridad de los datos alojados en el ERP. Algunas pequeñas empresas tienen la sensación de que, si los datos están alojados en su servidor u ordenador están a mejor recaudo que en el servidor de su proveedor, pero normalmente este no suele ser el caso, sino todo lo contrario. Normalmente, los proveedores de software ERP en la Nube disponen de múltiples medios para una alta protección de tus datos, y es probable que realicen copias de seguridad de tu información a menudo, por lo que, en caso de avería técnico o ataque informático, los datos de tu ERP no corren peligro.

¿Necesitas integrar el ERP con otros sistemas informáticos?

Asegúrate de que, si necesitas integrar tu ERP con otros software, tienes la posibilidad de hacerlo.

Si, por ejemplo, ya utilizas un software de contabilidad, es interesante que escojas un ERP que enlace con él, puesto que esta integración te ahorrará trabajo a la hora de introducir datos de contabilidad.

También es posible que tu equipo de ventas, o tú mismo/a hagáis uso o consideréis la incorporación de un CRM. Por si no lo sabías, existen soluciones en el mercado que integran el CRM dentro del mismo ERP, como es nuestro caso en Aplimedia, pero si no tienes esta posibilidad, sería interesante poder establecer algún tipo de comunicación entre los programas para no duplicar trabajo.

¿Qué proveedores hay en el mercado y cómo sé cuáles seleccionar?

Si ya has hecho una búsqueda rápida de proveedores de ERP, seguro que ya te has dado cuenta de que existen cientos de soluciones en el mercado y que todas dicen ser la mejor. Entonces, ¿qué puedes hacer tú para cribar esos resultados y determinar qué proveedores seleccionar?

En primer lugar, asegúrate de que tu perfil de cliente encaja con el cliente medio del posible proveedor. La mayoría de proveedores de software empresarial suelen enfocarse en empresas de cierto tipo: ya sea de un tamaño concreto o de una actividad o sector en particular. En Aplimedia, por ejemplo, nos enfocamos a dar servicio a las PYMES y el funcionamiento de nuestro ERP está diseñado para este tipo de empresas. Y es que no es posible desarrollar un ERP universal válido para todo negocio.

Por otro lado, hay ciertas señales que puedes tener en cuenta a la hora de determinar si tu posible proveedor es serio y transparente:

  • Si tiene reseñas u opiniones de clientes en su página, ¿son estas contrastables y verídicas? ¿utilizan nombres y empresas existentes o es difícil determinarlo?
  • ¿Es capaz de darte referencias de otros clientes abiertamente o no se muestra muy dispuesto a ello?
  • ¿Te da la opción de probar el programa antes de contratarlo?
  • Cuando le preguntas sobre precio, ¿te da una respuesta clara y transparente?
Mejor ERP para PYME
El mejor ERP para la PYME también es aquel con un buen equipo humano detrás.

¡No olvides pedir demos!

Una vez hayas seleccionado los proveedores que consideres oportunos, no olvides solicitarles que te hagan una demo personalizada del programa, es decir, que te lo enseñen en funcionamiento y en profundidad. Es esencial para determinar si, efectivamente, su programa cubre todas tus necesidades y si encaja con tu forma de trabajar.

En mi opinión, siempre deberías solicitar que un técnico comercial te enseñe personalmente el programa, de modo que puedas hacerle todas las preguntas que consideres oportunas y puedas orientar la demo a tus intereses y necesidades particulares. En algunos casos puedes encontrarte con que la demo es un vídeo ya grabado o que tu proveedor te sugiere que pruebes gratuitamente el programa por tu cuenta y tomes una decisión, pero en nuestra experiencia esta no es la opción más recomendable y va a requerir invertir más tiempo y esfuerzo.

La mayoría de clientes buscando un programa de gestión buscan una solución a largo plazo. El éxito a la hora de implantar un nuevo sistema de gestión no va a venir de la noche a la mañana, va a requerir esfuerzo y tiempo. Investiga y analiza bien todas tus opciones y así te ahorrarás tomar una mala decisión que pueda repercutir negativamente en la productividad de tu empresa.

Los mejores ERP para PYMES
Pide demos de los software que hayas seleccionado y pide a los empleados que consideres oportuno que asistan contigo.

¿Qué servicios incluye la tarifa?

El mejor programa de gestión para PYMES no solo es aquel que solvente todas tus necesidades actuales, tienes que pensar más allá y determinar cuáles van a ser tus necesidades futuras.

Y esto no solo concierne a las funcionalidades o herramientas que el ERP pone a tu disposición, sino a los servicios asociados a tu tarifa.

Por ejemplo, ¿se incluye la formación? Si en el futuro incorporas nuevos empleados, ¿tendrás recursos para que aprenda a utilizar el software?

¿Qué pasa con las actualizaciones? ¿Están incluidas en la cuota o simplemente compras una versión del programa y deberás pagar por actualizarlo?

¿Y el soporte técnico? En nuestra experiencia, pocas empresas saldrán adelante con un programa de gestión sin un equipo de soporte técnico que solvente eficazmente sus dudas e incidencias.

La formación, las actualizaciones y el soporte son tres aspectos sobre los que me gusta hacer hincapié, porque realmente considero que son tres pilares fundamentales en el éxito presente y futuro a la hora de implementar un ERP. Desde luego, hay otros servicios que podrían ser interesantes recibir (como la importación de tus datos si ya trabajabas con otro programa, la personalización de los formatos de tus facturas y presupuestos, las copias de seguridad de tus datos…), pero si tengo que destacar los que considero vitales, sin duda serían esos tres.


En definitiva, el mejor programa de gestión para PYMES, o más concretamente, para tu PYME, es muy probable que exista y que ya esté en el mercado, sólo es cuestión de establecer las prioridades y necesidades para saber comunicárselas a los posibles proveedores seleccionados.

Y, desde luego, una vez ya te hayas decidido y hayas implementado un software de gestión, dale tiempo. En nuestra experiencia, ninguna empresa domina ningún software de la noche a la mañana, pero si os lo tomáis en serio veréis rápidamente como la organización y gestión de tu empresa cambian drásticamente, y por supuesto, para bien.

En Aplimedia llevamos más de veinte años dedicados al desarrollo del programa de gestión para PYMES líder en el País Vasco: Secre. Una solución económica y extremadamente completa que contempla las necesidades de PYMES de muy diversos sectores. ¿Quieres averiguar si Secre es el ERP para tu empresa? Contacta con nosotros sin compromiso y valoraremos tu caso. 

Aplimedia Desarrollo de Software

Secre, el software de facturación de PYMES de Aplimedia, es una solución de gestión completa e intuitiva, con módulos sectoriales y más de 25 años en el mercado.

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