Cómo simplificar el día a día de tu PYME

6 maneras de simplificar el día a día de tu PYME

Ser dueño o dueña de un negocio implica hacerse responsable de muchas tareas necesarias para mantener la empresa a flote. Pedidos, planificación, ventas, marketing, facturación… son solo algunos de los ejemplos, pero la lista sigue y sigue.

6 consejos para simplificar tu PYME

Ser emprendedor o dueño/a de un pequeño negocio no quiere decir que tengas que encargarte tú de todo. De hecho, los emprendedores más exitosos tienen en común que saben reconocer el momento óptimo para delegar. Esto no siempre significa que tengas que delegar en otras personas, también puedes delegar y simplificar tareas implementando las herramientas y soluciones adecuadas.

Hoy te traemos 6 consejos que restarán dificultad a tus tareas y al día a día de tu PYME.

1. Digitalízate

Incluso en un mundo donde predomina lo digital, todavía existen emprendedores y PYMES que utilizan medios manuales para crear y enviar facturas. Todavía es común toparse con pequeñas empresas, e incluso medianas empresas, que realizan la facturación con Word o Excel, lo cual es extremadamente ineficiente.

Si ya has invertido en una solución de gestión y facturación probablemente entenderás por qué no tiene sentido seguir trabajando de forma manual. Los días de hacer facturas a mano e imprimirlas ya pasaron. Con un software de gestión adecuado para tu PYME crear y enviar facturas solo te llevará un par de clicks, y podrás imaginar la cantidad de tiempo que esto te deja para otros asuntos más relevantes.

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La razón por la que algunas PYMES se resisten a integrar una solución ERP es sencilla: no quieren afrontar la inversión. Pero lo cierto es que está demostrado que una solución de gestión y facturación ahorra tiempo y, por ende, dinero, que es la clave de la productividad y la eficiencia.

¿La clave? Encontrar la solución óptima para tu caso y asegurarte de integrar todo en un solo sistema. Algunos proveedores ofrecen sistemas completos con los que no solo realizar la facturación, sino también llevar una base de datos de clientes, de proveedores, controlar el almacén, gestionar operaciones y proyectos… Otros están especializados en solucionar tareas concretas. Tendrás que preguntarte qué es lo que quieres delegar para poder escoger tu software idóneo.

2. Organiza mejor tu tiempo

Muchas PYMES admiten que retrasan ciertas tareas o que no las asumen hasta que se han acumulado en un cierto número. Por ejemplo, es común en algunas PYMES que los pedidos solo se atiendan una vez se ha acumulado un cierto número, o que solo se dedique tiempo a la facturación a final de mes con la percepción de que es una tarea de poca importancia.

Lo cierto es que dedicar unos minutos al día para este tipo de tareas que se perciben como tediosas simplificará tu día a día, ya que evitarás quedarte atrás y fracasar a la hora de cumplir los plazos. Puedes, por ejemplo, dedicar unos minutos al día a la facturación o a cualquiera que sea esa tarea que siempre se te termina por acumular al final del mes.

Puedes establecerte un recordatorio diario en tu calendario para no olvidar estas tareas y comprometerte a realizarlas.

3. La Nube es tu mejor aliada

Si todavía no has comprobado las ventajas de almacenar la información en la Nube, te recomendamos que lo pruebes.

Cómo mejorar el día a día de tu PYME
La Nube agiliza tu gestión y te da una accesibilidad total a la información.

¿La ventaja principal? Almacenar tus datos en la Nube te permite acceder a ellos en cualquier momento y lugar en el que te encuentres. Así, puedes simplificar y mejorar tus tareas del día a día sin estar limitado/a a un solo puesto o localización. Por ejemplo, puedes seguir realizando gestiones en tu ERP aunque un día tengas que hacer visitas o estar fuera de la oficina, o si por cualquier motivo necesitas trabajar desde casa.

¿Te preocupa la seguridad? No te preocupes por eso. Las soluciones en la Nube han demostrado ser seguras y confiables. Además, solo basta con que reflexiones: ¿cómo de seguros están tus archivos almacenados en tu portátil u ordenador? Es muy probable que tus medidas de seguridad sean mucho más bajas que las que tomen tus proveedores de servicios en la Nube. Incluso si sí tomas esas medidas, tu ordenador es mucho más susceptible a ataques externos.

4. Facilita a tus clientes los pagos

Los pagos en efectivo o con cheque están en declive y, si tu negocio no es capaz de aceptar pagos electrónicos, probablemente estás perdiendo importantes oportunidades de negocio.

Tus clientes esperan que sus compras sean rápidas y sin complicaciones. Si te dedicas al comercio considera implementar los pagos con teléfono móvil, con los que puedes aceptar la tarjeta de tu cliente mediante tu smartphone.

Si la actividad de tu empresa se enfoca a los servicios considera opciones de pago más sencillas y menos prolongadas en el tiempo. Las transferencias bancarias, por ejemplo, son bastante comunes pero te quitan tiempo y requieren días para ser procesadas.

Lo más interesante es que busques maneras de automatizar los pagos y cobros para no tener que invertir más tiempo del necesario en este tipo de tareas.

5. Trabaja con una base de datos limpia

La información que sacas de tus sistemas es tan importante como la que introduces.

Limpia periódicamente tu base de datos eliminando información desfasada, cifras incorrectas o datos ambiguos o innecesarios de tus clientes. Puedes establecer recordatorios para no olvidar hacerlo cada cierto tiempo.

Los datos muestran que estos datos innecesarios e incorrectas afectan a los resultados del 88% de las empresas a nivel mundial. Este almacenamiento conlleva una pérdida de los beneficios puesto que puede derivar en un malgasto de tu presupuesto, de tus recursos y del tiempo de tu equipo.

Mejora la gestión del día a día de tu PYME
Almacenar documentos e información excesiva puede ser una carga para tu negocio.

Limpiar tu base de datos e integrar toda tu información en un solo sistema reducirá las entradas duplicadas o incorrectas de información. Además, te será mucho más fácil detectar errores y no malgastarás tiempo en determinar qué versión de los mismos datos es la más correcta.

6. Detecta cuándo es el momento de subcontratar

Como sucede con muchas PYMES, es probable que tu negocio empezara solo contigo en plantilla. Pero, a medida que tu empresa va creciendo, se hace necesario contar con personas en las que delegar.

Delegar tareas en tus empleados es un buen lugar donde empezar y, sin duda, va a reducir tu lista de cosas que hacer, pero no es la única opción. Considera la subcontratación de determinadas áreas, como pueden ser los recursos humanos o la contabilidad, para así evitar tener que invertir tiempo y formación en empleados. Es una excelente opción que te permitirá contar con profesionales experimentados en su campo sin la necesidad de invertir en la incorporación de un nuevo trabajador, con todo lo que ello conlleva.


Estos son algunos de los consejos que te ayudarán a simplificar el día a día de tu PYME, a facilitar tus tareas diarias y a organizarte para evitar errores innecesarios. Como habrás comprobado el denominador común de todas estas sugerencias es la tecnología y la digitalización: son sin duda tus mejores aliados para la automatización de tareas y la simplificación de los procesos.

En Aplimedia llevamos 25 años dedicados por completo a Secre, nuestro programa de gestión para PYMES de todo tipo de sectores y actividades. Trabajamos día a día para adaptarlo a las necesidades funcionales y económicas de las PYMES. Contacta con nosotros sin compromiso y te asesoraremos para averiguar si Secre encaja con tu negocio.

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