¿Quieres mejorar tu productividad? ¡Deja de hacer estas 5 cosas!

Cómo mejorar la productividad de tu empresa
A veces cogemos hábitos en nuestro día a día que, sin saberlo, están lastrando nuestra productividad.

Trabajar más no necesariamente es sinónimo de trabajar mejor. Sí, puede ser un camino como cualquier otro para alcanzar el éxito, pero desde luego no es el único y no es el óptimo cuando hablamos de mejorar la productividad.

Y es que el tiempo es un recurso limitado. Por supuesto, puedes invertir 20 horas al día 7 horas a la semana e intentar tomar la delantera, pero tu competencia también puede invertir más dinero en formar un equipo que, colectivamente, va a dedicar más tiempo que tú.

Entonces, ¿cómo es posible que haya pequeñas empresas que han conseguido más que grandes corporaciones? No vamos a negarlo: una parte es suerte. Pero otra parte, que es en la que vamos a centrarnos, es la eficiencia. Grábatelo a fuego: trabajar duro no es lo mismo que trabajar de forma inteligente.

Empecemos por distinguir “estar ocupado/a” y “ser productivo/a”. Que estés ocupado/a no necesariamente significa que estés siendo productivo/a. A diferencia de lo que algunas personas tienden a pensar ser productivo no tiene tanto que ver con la gestión del tiempo, tiene más que ver con la gestión de la energía: si buscas mejorar la productividad céntrate en invertir la mínima energía posible en conseguir los máximos beneficios.

Menos es más, así que, cuando descubras todo lo que tienes que dejar de hacer para hacer el mismo trabajo en la mitad de tiempo podrás decir adiós a las jornadas de trabajo interminables.

1. Deja de trabajar de más y céntrate en mejorar la productividad

La cultura empresarial que se nos han inculcado nos hace pensar que trabajar durante muchas horas es lo correcto y socialmente aceptable. Pero la ciencia no está de acuerdo en que sea lo ideal para mejorar la productividad.

En 1926 Henry Ford alarmó a los líderes industriales de todo el mundo cuando anunció que sus empleados ya no iban a trabajar seis días a la semana, sino cinco. A pesar de que Ford defendió su iniciativa con el argumento de que el ocio también era necesario para la clase obrera, lo cierto es que es improbable que su prioridad fuera el bienestar de sus trabajadores. De hecho, los historiadores se decantan porque Ford estaba más preocupado por una posible sindicalización que le hiciera perder control sobre sus trabajadores.

Y, sin embargo, la sorpresa para Ford vino cuando al reducir la semana laboral sus fábricas mejoraron su productividad, hasta tal punto que los trabajadores hacían más trabajo en cinco días del que hacían anteriormente en seis.

Ford no es el único caso. Existen muchos otros casos de estudio en los que la reducción de la jornada supuso un aumento de la productividad. Un estudio de 2004 reportó que los niveles de alerta disminuían significativamente en los trabajadores tras largas jornadas y que, consecuentemente, los resultados eran peores. Por el contrario, jornadas laborales más cortas tenían resultados opuestos y contribuían claramente a mejorar la productividad.

Podemos verlo mejor con un ejemplo práctico. Supongamos que, durante dos meses, tu equipo invierte 60 horas a la semana en un proyecto. El efecto acumulativo del descenso de la productividad causará un retraso en la fecha de entrega que no se habría producido en caso de que ese mismo equipo hubiera invertido 40 horas semanales. Es decir, a medio plazo los efectos de jornadas demasiado largas provocarán un retraso que no se habría producido con jornadas más aceptables.

¿Cómo podéis, tú y tu equipo, invertir mejor ese tiempo…? ¡Durmiendo!

Un descanso insuficiente puede tener en tu cuerpo efectos similares al consumo de alcohol, y te hará adoptar una perspectiva negativa que mermará tu proactividad, tu capacidad de empatizar, el control de los impulsos, positividad, etc. Así que la próxima vez que detectes que no estás siendo lo suficientemente productivo/a pregúntate si estás durmiendo lo suficiente.

Cómo aumentar la productividad
La productividad y el descanso están estrechamente relacionados. De nada sirven las jornadas interminables si no tenemos energía para afrontarlas.

2. No tienes que decir “sí” a todo

Cuando, al principio del artículo, hablábamos de “trabajar de forma más inteligente” nos referíamos a esto. Y es que, en lugar de trabajar duro, vale la pena estudiar cuáles son las tareas que realmente nos están reportando resultados y cuáles no.

De acuerdo con el principio de Pareto y su regla del 80-20, el 20% de los esfuerzos producen un 80% de los resultados, mientras que el 80% de los esfuerzos producen solo un 20% de los resultados. ¿Qué quiere decir esto? Que si analizamos todas las tareas que llevamos a cabo para alcanzar un objetivo nos daremos cuenta de que solo un pequeño porcentaje de ellas están contribuyendo a la consecución de dicho objetivo.

Identifica cuáles son esos esfuerzos que están dando resultados y desecha el resto. De esta manera tendrás más tiempo para enfocarte en tareas realmente importantes. En resumidas cuentas: deja de decir que “sí” a tareas que no dan resultados.

La dificultad está en que no siempre sabemos a qué tenemos que decir “no”. Si te resulta complicado identificar si algo es digno de tu esfuerzo considera hacer un pequeño periodo de prueba. Lleva un seguimiento de todo lo que haces, cuánto tiempo te consume cada tarea y qué resultados ha generado. Después examina tus anotaciones y busca aquello que ha resultado ser fructífero. Esta información te será de ayuda a la hora de optimizar futuras tareas y mejorar la productividad.

3. No busques la perfección

El perfeccionismo se contempla habitualmente como una cualidad admirable, y no vamos a decir que no lo sea, pero quizás no es la cualidad más óptima cuando hablamos de aumentar la productividad. Y es que, a más perfeccionista, menos productivo.

¿Por qué esta relación inversa entre productividad y perfeccionismo?

  • La gente perfeccionista tiende a emplear más tiempo del requerido en cada tarea.
  • También tiende a procrastinar y buscar “el momento perfecto”. Pero cuando hablamos de negocios, si es “el momento perfecto”, ya llegas demasiado tarde.
  • Se fijan tanto en los pequeños detalles que a menudo ignoran la perspectiva global.

El perfeccionismo está bien hasta cierto punto, pero en exceso hará que te pasas la vida buscando el “momento ideal”, perdiendo oportunidades y perjudicando tu productividad. Mentalízate: ¡el momento ideal es AHORA!

4. Deja de hacer tareas repetitivas y empieza a automatizar

A menudo perdemos de vista cómo de relacionados están el tiempo y el dinero. Muchas veces tendemos a hacer las cosas de forma manual porque es la manera más fácil y la que requiere menos esfuerzo y aprendizaje. Pero lo cierto es que existen muchas herramientas orientadas a empresas en el mercado que han sido diseñadas para automatizar tareas y reducir drásticamente el tiempo invertido en tareas repetitivas.

En Aplimedia estamos especializados en software de gestión para PYMES y buscamos ayudar a pequeñas y medianas empresas a incrementar su productividad mediante un software intuitivo que les permita reducir en un 80% el tiempo dedicado a tareas rutinarias como pueden ser los presupuestos, las facturas, la gestión de los cobros y los pagos… Una solución informática de gestión puede asustar por la inversión que supone, pero si haces cálculos verás que el ahorro en tiempo, y por tanto, en dinero compensa enormemente.

No lo olvides: para hacer dinero hay que invertir dinero y una solución informática es la mejor opción para optimizar procesos y mejorar la productividad.

5. Deja de trabajar tanto e invierte más tiempo en… ¡no hacer nada!

Muchas veces estamos tan concentrados y focalizados en algo que nos encerramos en ello, lo cual puede llegar a ser contraproducente para nuestro trabajo o los resultados que perseguimos. Es importante alejarse del trabajo de vez en cuando y tomarse algún tiempo para uno mismo.

Cómo incrementar la productividad
El tiempo de ocio es tan importante como el trabajo y te ayudará a despejar la mente para tomar mejores decisiones.

Es importante tomarse tiempo para relajarse y reflexionar. Te ayudará a encontrar la solución que buscas incluso cuando no estés buscándola activamente.


Y por último, ten en cuenta que la productividad no es algo que se consigue de la noche a la mañana. Como todo en la vida, requiere esfuerzo y práctica. Los cambios no llegan a los que están sentados esperándolos. Tómate tiempo para aprender más sobre ti mismo/a y encuentra formas de optimizar tu energía y tu tiempo para alcanzar una vida más exitosa y feliz.

ERP para PYMES Secre
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