Mejorar la experiencia de cliente

Cómo mejorar la experiencia de cliente gracias a un software de gestión

Mejorar la experiencia de cliente con un software de gestión

Un buen software ERP se orienta a la gestión integral del ciclo de venta del cliente. Desde que conoce nuestra marca y, con suerte, realiza su pedido, hasta la gestión de la entrega y el pago. Una buena gestión de todos estos procesos es vital para la supervivencia y crecimiento de una PYME, pero sin duda, lo que mantiene viva una empresa es el cuidado de la relación con nuestros clientes.

Un software de gestión es necesario para mejorar la experiencia de cliente y, para ello, debe contar con distintos módulos orientados a la gestión de todas las fases de la relación comercial. No importa si hablamos de módulos en el sistema estricto de la palabra o si se trata de un sistema unificado que integra todas las funcionalidades, lo realmente importante es que el ciclo de venta se gestione de la manera más fluida posible.

Y es que la realidad es que una buena relación con los clientes no se crea espontáneamente. Es el resultado de acciones estratégicas en momentos estratégicos. Todos estos procesos deberíamos gestionarlos mediante un software de gestión. Puede ser interesante reflexionar para determinar cuáles son los puntos débiles de tu negocio y así identificar los procesos en los que un programa de gestión puede ayudarte a mejorar la experiencia de cliente.

5 maneras en las que un software de gestión te ayudará a mejorar la experiencia de cliente

Gestión de los clientes

La gestión de la relación con el cliente es un componente esencial en el proceso que va desde el pedido al cobro. La mejor decisión que puede tomar una PYME para mejorar la experiencia de cliente es optar por una solución de gestión que incorpore herramientas propias de un software CRM (en inglés, Customer Relationship Management, es decir, gestión de la relación con los clientes).

Cuando hablamos de gestión de clientes debemos analizar dos vertientes. Por un lado, la gestión de toda la información de la que disponemos del cliente, que es imprescindible para una correcta gestión de la relación. Hablamos de datos como el historial de pedidos, datos de pago, localizaciones de la empresa, contactos principales, etc. Nuestro sistema de gestión debe facilitarnos el almacenaje de esa información de forma clara y fácil de consultar de forma masiva. Muchas empresas se encuentran con el desafío de compilar toda esa información debido a que, cuando se deciden por incorporar un nuevo sistema de gestión más avanzado, se dan cuenta de que esos datos se encuentran en distintos formatos y lugares. En esos casos es necesario hacer el esfuerzo de identificar e integrar todos esos datos en el sistema. Este esfuerzo permite poner a la disposición de todos los miembros de la empresa esa información, en especial aquellos que tratan con los clientes a diario y necesitan consultar datos referentes al estado de los pedidos, envíos, entregas, etc..

En resumidas cuentas una buena atención al cliente se basa en gran medida en poder consultar información de forma precisa y rápida para poder responder a las peticiones y preguntas de los clientes.

Por otro lado, cuando hablamos de un software de gestión con CRM también se hacen necesarias herramientas que permitan llevar el seguimiento de potenciales clientes y de todas las interacciones que hemos realizado con ellos para poder identificar oportunidades. Para empresas que trabajan con más de unos pocos clientes, llevar un registro manual o, peor todavía, de memoria, es tarea imposible. Solamente las herramientas CRM te ayudarán a detectar oportunidades, preferencias y datos financieros. Toda esta información permite una mejor planificación de los presupuestos y previsión de los ingresos.

Satisfacción de la demanda

Para poder destacar sobre la competencia de cara al cliente, en una sociedad donde los tiempos cada vez se acortan más, necesitas poder entregar lo que que cliente quiere cuando lo quiere. Si no tienes un producto disponible o no eres capaz de entregarlo a tiempo, aumentarán las posibilidades de que el cliente opte por la competencia la próxima vez. Gracias a un ERP la gestión del inventario y la planificación de los recursos se simplifica enormemente. Al disponer de información de tu inventario a tiempo real puedes planificar tus compras y pedidos a proveedores y anticiparte a la demanda para satisfacer las necesidades de los clientes.

Disponer de esta información también te permite gestionar mejor los recursos disponibles para satisfacer esa demanda, como pueden ser los empleados disponibles para preparar ese pedido y enviarlo. Así reduces enormemente las posibilidades de enfadar a un cliente por una entrega tardía o productos no disponibles.

Gestión y procesamiento de pedidos

Una gestión de pedidos eficiente permite a las empresas realizar un correcto seguimiento del estado de cada pedido a en cada fase. Si entiendes en qué momento se realizan esos pedidos y cómo y cuándo se procesan, cuentas con información muy valiosa para mejorar la experiencia de cliente. Un buen sistema de gestión también debe ayudarte a gestionar distintas opciones de envío, los movimientos generados en el almacén o el uso de diferentes divisas si procede.

A la hora de seleccionar un software de gestión es interesante que te asegures de los siguientes puntos:

  • Que mejora la experiencia del cliente al permitir un proceso de gestión de pedidos más eficiente, una entrega más rápida y un proceso de facturación más preciso y sencillo. Cuanto más cuides todos estos procesos, mayor confianza sentirán tus clientes para realizarte un nuevo pedido en el futuro. Y, es más, si se comete algún error a lo largo del proceso, un software ERP deberías ayudarte a solventarlo con mayor rapidez y eficacia, lo cuál también va a repercutir en la satisfacción del cliente. Un error bien solventado a tiempo es una oportunidad de revalorizarnos en la mente del cliente.
  • Que maximiza el capital y optimiza los plazos de cobro. Al reducir el número de errores, se aumenta la velocidad de procesamiento de pedidos y, por tanto, se logra una facturación más precisa y en los plazos previstos. El resultado es una empresa con mejor capital de trabajo y movimientos de caja optimizados.
  • Que mejora la eficiencia de la cadena de suministro. Si sacas partido a tu ERP podrás utilizar la información que pone a tu disposición para evaluar el inventario, el flujo de trabajo, los precios y las tendencias del mercado. Un buen uso de esta información te ayudará a lograr una mayor eficiencia y un enfoque más proactivo a la hora de tomar decisiones. En relación a la cadena de suministro, un buen sistema te ayudará a reducir costes gracias a un inventario más “limpio” (que elimina el desperdicio de materiales, de esfuerzo y de tiempo) y a la detección de proveedores alternativos a los que recurrir, en caso de necesitarlo, para el aprovisionamiento rápido de productos y materiales.
  • Que mejora la gestión del equipo. Si tu sistema ERP permite la conexión a una plataforma online para la realización de pedidos por parte del cliente, la empresa puede mejorar en gran medida la gestión del equipo. Es una buena manera de automatizar los pedidos y enfocarlos de forma rápida allá donde se encuentran los recursos que permitirán satisfacer dicha demanda y realizar la operación de forma satisfactoria. Este modelo de gestión de pedidos permite a la empresa satisfacer las necesidades y expectativas del cliente de forma eficiente.

Gestión de la facturación

Al enviar facturas a nuestros clientes el uso de la tecnología y algún tipo de automatización es preferible al envío manual. La automatización permite un mejor seguimiento y ayuda a recortar los plazos de cobro.

Una solución ERP consistente incorporará algún tipo de automatización de la facturación. Lo ideal es que, además, el ERP incorpore algún método para la entrega y envío de dichas facturas, como puede ser el envío automático por e-mail. Así, evitamos los errores y los retrasos en los pagos.

Además, al permitirte llevar el seguimiento del estado de cada factura, desde que se envían hasta que se cobran, los sistemas de gestión te ayudarán a identificar y eliminar posibles errores de facturación antes de que lleguen al cliente.

Gestión de los pagos y de la cuenta del cliente

La gestión adecuada de los pagos de los clientes es uno de los procesos más importantes, ya que es la clave para que tu negocio tenga salud. Para ello, la clave es dar con un software de gestión que te facilite el proceso de pago del cliente y que te permita asociar de forma sencilla cada pago a cada cliente.

Puede que a muchos les parezca que el proceso de cobros no tiene ningún misterio, pero lo cierto es que, para muchas empresas, puede ser todo un reto. Aún cuando hemos implementado un nuevo sistema puede ser complicado mantener esos procesos optimizados. La razón es que muchos trabajadores se resisten a adaptarse a nuevos procesos y mantienen su forma de trabajar anterior, que normalmente es obsoleta y poco eficiente. En este sentido, una buena gestión del cambio por parte de la dirección es esencial.


Un software ERP te ayuda a gestionar múltiples operaciones dentro de una empresa, pero sin duda, el área que tiene mayor repercusión a lo largo de todos los departamento es la fidelización del cliente. Lo que realmente va a condicionar que un cliente repita con tu empresa es la experiencia que tenga a lo largo de todo el proceso de compra. Como habrás podido comprobar la manera más eficaz de mejorar la experiencia de cliente es mediante un software de gestión que integre todas las áreas y todo el ciclo de venta desde el principio hasta el final.

Si quieres conocer nuestro software de gestión de PYMES Secre contacta con nosotros y te asesoraremos para que averigües si es la solución idónea para tu negocio. Nuestro software está orientado a PYMES e incluye herramientas para una gestión integral del ciclo de venta y de la relación con cada uno de los clientes. Contacta con nosotros, te atenderemos encantados.

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