Cómo gestionar un proyecto

Cómo gestionar un proyecto

La gestión de proyectos es la base y el día a día de negocios de lo más variopintos. Una empresa de construcción trabaja por proyectos, pero también lo hace, por ejemplo, una agencia de publicidad o de diseño web. En definitiva, toda empresa cuya forma de trabajar suponga la consecución de una serie de tareas que, por lo general se alarga en el tiempo, y que están enfocadas a un resultado final, es una empresa que trabaja por proyectos.  Por ello, aprender cómo gestionar un proyecto es vital para la supervivencia muchos tipos de empresas, de todo tipo de actividades y tamaños.

Cómo administrar un proyecto
Aprender cómo gestionar un proyecto no es cosa de días, la experiencia y la tecnología son clave.

Un líder de proyecto no solo tiene la responsabilidad de finalizar el proyecto que le ha sido asignado, sino que, además, deberá hacerlo de forma fluida y en colaboración con un equipo y con el cliente. Una correcta planificación previa del proyecto es clave para cumplir los plazos y las expectativas. Al fin y al cabo, una mala organización es la causa más habitual del caos y las pérdidas económicas en este tipo de trabajos.

Vamos a repasar algunos consejos cruciales sobre cómo gestionar un proyecto y a descubrir qué herramientas nos pueden ayudar en el camino. Esperamos que te sean útiles tanto si es tu primera vez liderando un proyecto como si ya tienes experiencia pero buscas cómo mejorar.

 

Planificación de un proyecto

El primer paso para aprender cómo gestionar un proyecto es saber distinguir las distintas etapas que lo conforman y determinar los pasos a seguir en cada una de ellas:

  1. Iniciar el proyecto: nuestro cliente ya nos ha dado luz verde para comenzar.
  2. Planificación del proyecto: estimaremos los costes y tareas asociadas al proyecto, las organizaremos y asignaremos.
  3. Ejecución del proyecto: iremos trabajando día a día en el proyecto y supervisando a nuestro equipo.
  4. Gestión y control: paralelamente a la ejecución, deberemos llevar a cabo tareas administrativas y de monitorización.
  5. Finalización del proyecto: en esta fase completaremos y entregaremos el proyecto.

Aunque pueden variar, estas son las etapas básicas de cualquier tipo de proyecto. Conocerlas y saber cómo actuar en cada una de ellas es importante para aprender cómo gestionar un proyecto.

 

Fase de inicio del proyecto

En esta fase previa a la planificación tendremos que reunirnos con nuestro cliente para asegurarnos de que entendemos sus necesidades y expectativas. Dedica el tiempo necesario a esta etapa y prepárate las preguntas necesarias para sacar a tu cliente hasta el último detalle. Una mala gestión de esta etapa repercutirá negativamente en todas las etapas posteriores. En determinados tipos de proyectos, como puede ser la programación informática o el diseño web, es importante que el cliente entienda qué es, exactamente, lo que va a obtener. No llegar a un claro consenso puede llevarnos a tener que reorientar el proyecto durante su ejecución, lo cual dificulta la planificación y el cumplimiento de los plazos.

Asimismo, cuando tengamos claro qué es lo que nuestro cliente espera necesitaremos reunirnos con nuestro equipo. Antes de proceder a la planificación del proyecto tendremos que determinar de qué manera vamos a enfocar la solución al problema que se nos plantea. Deberemos tener en cuenta factores económicos para dar con la solución más rentable: es decir, aquella que nos permita equilibrar un buen resultado final con los beneficios esperados.

 

Fase de planificación del proyecto

Cuando ya tengamos claro cómo vamos a enfocar nuestro proyecto el siguiente paso es planificarlo. Para ello, deberemos identificar el proyecto, establecer objetivos y metas, comprender todas las tareas que conlleva y descomponerlo en las mismas.

Por ejemplo, digamos que nuestro cliente quiere que realicemos una campaña para aumentar sus ventas. Esa sería la meta de este proyecto. Los objetivos serían el ‘cómo’, es decir, qué acciones vamos a llevar a cabo para llegar a esa meta. En este caso un objetivo podría ser lanzar una campaña de marketing digital. El siguiente paso sería definir las tareas específicas, que podrían ser lanzar un blog para nuestro cliente, investigar qué temas pueden interesar a la audiencia, promocionar el contenido…

Ahora necesitamos asignar esas tareas a nuestro equipo, ¿quién va a participar en el proyecto? ¿cuáles van a ser los roles y responsabilidades? El tamaño de tu equipo dependerá de la magnitud del proyecto y del tamaño de tu empresa, pero como regla general el consejo es que trates de que el número de integrantes sea el justo y necesario. Un equipo demasiado grande o demasiado pequeño repercutirá en tus plazos y beneficios.

Gestión y administración de proyectos
Identificar y descomponer el proyecto en todas sus tareas es imprescindible para una adecuada gestión.

También es interesante que establezcas métricas para poder medir el éxito o fracaso de tu proyecto. En caso de que el proyecto vaya mal, te permitirán determinar el momento exacto en el que tomar medidas extraordinarias o cambiar tu plan.

Para realizar la estimación de los costes en tiempo y dinero de tu proyecto puedes ayudarte de un software de gestión de proyectos. Este tipo de soluciones informáticas te permite descomponer un proyecto en todas sus tareas y asignarle los recursos que estimas que vas a necesitar (horas de trabajadores, materiales, subcontratación, maquinaria, etc.). De esta manera podremos tener una idea más clara de qué coste nos va a suponer, cuánto debemos cobrar para obtener beneficios y en cuánto tiempo podemos esperar terminarlo.

A la hora de realizar la estimación de costes y tiempo lo ideal es que, si tienes dudas, consultes con alguien que tenga experiencia, que puede ser el propio trabajador que va a asumir la tarea en cuestión. Una estimación a la baja puede suponer un recorte importante de los beneficios.

 

Fase de ejecución del proyecto

Una buena planificación de un proyecto debería ayudarnos a ejecutarlo sin contratiempos y en los plazos requeridos. Así que no escatimes y dedica el tiempo necesario a planificarlo, ya que te facilitará muchísimo la etapa de ejecución.

Por supuesto, si lideras un equipo, necesitarás monitorizar constantemente la evolución del mismo, para lo cual hay varias cosas que te aconsejamos hacer de forma regular:

  • Programa reuniones periódicas para controlar el progreso del proyecto. La frecuencia y duración de estas reuniones variará en función del tipo de proyecto.
  • flexible y confía en tu equipo. Tú tienes la visión y has planificado el proyecto, pero a la hora de la verdad es tu equipo el que posee el conocimiento para hacerlo realidad. Escucha sus sugerencias y valóralas adecuadamente.
  • Comunícate con tu equipo. Involucra a todos los miembros del equipo y establece una comunicación efectiva en ambas direcciones. Tú necesitas estar al tanto de su progreso, pero ellos también necesitan conocer la evolución del proyecto. Puedes utilizar herramientas digitales para una correcta comunicación con tu equipo, como puede ser Skype o Yammer.
  • Aborda los problemas antes de que sucedan. Anticípate a todos los obstáculos con los que puedas encontrarte y planifica cómo actuar dado el caso.
  • Lidera. Como líder de un proyecto tu responsabilidad es informar a tu equipo y asegurarte de que todo va según lo previsto. Para hacerlo necesitarás dotar a tu equipo de los recursos e información necesarios para que puedan completar el proyecto en el tiempo establecido.

 

Gestión y control del proyecto

Paralelamente a la ejecución del proyecto, necesitarás gestionarlo a diario. Lo más inteligente es valerte de la tecnología para esa gestión administrativa y organizativa del proyecto.

Un programa de gestión de proyectos te permitirá imputar costes diariamente a cada uno de los apartados de tu proyecto. Tu equipo deberá acceder al software y, diariamente, imputar las horas y materiales que han dedicado ese día al proyecto. Esto es vital para una adecuada gestión administrativa del proyecto. Además te permitirá llevar un control de los beneficios que te está dando el proyecto y los desvíos respecto a lo que presupuestaste. Con esta información serás capaz de valorar la evolución real del proyecto y tomar decisiones para reencauzarlo.

Existen otro tipo de soluciones informáticas que tienen un enfoque más organizativo y comunicativo, como por ejemplo Asana o Trello. Este tipo de soluciones se orientan a la coordinación y organización del trabajo para que los miembros de tu equipo sepan en todo momento qué tareas les han sido asignadas y cuál es su plazo para completarlas. Podrás generar y participar en conversaciones acerca del proyecto y, como líder podrás controlar el estado de cada una de esas tareas en todo momento.

 

Fase de finalización del proyecto

El último paso de tu proyecto es finalizarlo y entregarlo. Deberás asegurarte de comprobar que el proyecto soluciona las necesidades que te planteó tu cliente en un inicio y que cumple sus expectativas.

También es el momento de valorar junto con tu equipo cuál ha sido la evolución del proyecto, qué problemas han surgido, qué beneficios has obtenido y si te has ajustado a las estimaciones iniciales de coste y tiempo. Esta información te ayudará a evitar caer en los mismos errores en el futuro y a planificar con más eficacia futuros proyectos.

Herramientas para la gestión de proyectos
Analiza la evolución y resultados de tu proyecto con la ayuda de tu equipo.

Por supuesto, no olvides celebrar con tu equipo la finalización del proyecto y agradecerles su esfuerzo y colaboración.


 

Conclusión

Aprender cómo gestionar un proyecto no es cosa de días. Puede que ya hayas gestionado decenas de proyectos y, con toda probabilidad, cada uno de ellos te haya aportado conocimientos nuevos que aplicar en el futuro. Sin duda, en la gestión de proyectos, la experiencia es importante, pero existen herramientas en el mercado que te facilitarán el día a día, orientadas la gestión administrativa, a la rentabilidad y organización. Valerte de estas herramientas y de un equipo experto y comunicativo son las claves para una gestión exitosa de proyectos.

 

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