Mala gestión de almacén

Deja de perder dinero por una mala gestión de tu almacén

A medida que una empresa crece es habitual que empiece a centrarse en aquellas tareas que le suponen un reto en lugar de prestar la atención necesaria a tareas más “mundanas” como es la gestión del inventario. Tareas como hacer el inventario o aprovisionarse pueden no parecer una prioridad, pero son esenciales para la salud de cualquier negocio.

Los síntomas de una mala gestión del almacén no tiene por qué ser excesivamente evidentes. Es muy posible que estés experimentando pérdidas a diario en tu almacén sin ni siquiera darte cuenta. Es incluso posible que estés teniendo pérdidas y los días transcurran con absoluta normalidad, sin percibir nada fuera de lo normal, y que incluso tengas la sensación que tus días son muy productivos.

Tomar las medidas para encauzar la gestión de tu almacén es, por suerte, mucho más sencillo que identificar que, en efecto, estamos generando pérdidas por la mala gestión. Sin embargo, si no tomamos medidas a tiempo, el efecto en tu negocio, aunque silencioso, puede ser devastador. Basándonos en el principio de que el almacén debería funcionar por un efecto de “tracción” y no de “empuje”, el ritmo de trabajo en un almacén productivo es el que determinan los clientes. Es decir, el volumen de pedidos es el que determinará ese ritmo. Si te pasas de velocidad o te quedas corto ya estarás generando pérdidas.

¿En qué repercute una mala gestión de almacén?

La mala gestión del almacén es una de las principales causas del fracaso de PYMES y, aún así, un alto porcentaje de ellas no cuenta con ningún sistema informático que le permita llevar un control. Esa falta de control puede derivar en una escasez de stock, que terminará afectando gravemente a la satisfacción de tus clientes. Pero otras veces el descontrol repercute en un exceso de stock, que nos lleva a intentar deshacernos de él a cualquier precio. Sea cual sea el caso, el descontrol en el almacén lleva, sin ninguna duda, a las pérdidas económicas y materiales, y no tenemos que perder de vista que lo que está en juego es la reputación de la empresa.

Además, trabajar con un sistema ineficiente donde los errores son habituales puede suponer muchas horas perdidas por parte de los empleados, dedicadas a localizar productos mal colocados o extraviados. Y, aunque no podemos evitar los errores humanos (aún el operador más experimentado los va a cometer), en nuestra mano está contar con una solución de gestión de almacén que los minimice. Ten en cuenta que, una vez se ha producido un error en la introducción de un dato, es difícil detectarlo y eliminarlo. En muchas ocasiones incluso deriva en una cascada de errores que tiene consecuencias importantes para la empresa, su cadena de suministro y su sistema de gestión.

Mala gestión de inventario
Una mala gestión del inventario supone pérdidas a todos los niveles de la empresa.

Síntomas de una mala gestión de almacén

A pesar de que puede ser complicado detectar que nuestra gestión de almacén no es todo lo eficiente que debería, hay algunos síntomas que nos indican que hay puntos a mejorar:

  • Tus costes de almacén muy elevados.
  • A menudo te quedas sin stock de determinados artículos.
  • Baja rotación del inventario.
  • Tienes stock de muchos artículos antiguos u obsoletos.
  • Exceso de capital de trabajo.
  • Trabajas con hojas de cálculo en las que los errores son habituales.
  • Más de una vez has enviado a un cliente artículos incorrectos.
  • Pierdes clientes constantemente.
  • Tus tiempos de entrega son poco estables.

Por supuesto, muchos de estos síntomas tienen su raíz en problemas multifactoriales, pero si ha habido más de uno de ellos con los que identificas a tu empresa, sin duda necesitas mejorar la gestión de tu almacén e inventario.

Causas de una mala gestión de almacén

A pesar de que puede haber un millón de razones para la mala gestión de un almacén y no nos es posible mencionar todas, algunas causas son más habituales que otras, y son las que vamos a ver a continuación.

Hojas de cálculo

La gestión del inventario con Excel es la primera opción por la que suelen optar las PYMES.

Aunque las hojas de cálculo pueden sacarnos del paso cuando empezamos y nuestro volumen de operaciones no es muy alto, es habitual que enseguida empiecen a generar problemas e ineficiencias.

Y es que trabajar de forma manual con Excel genera errores que pueden variar en gravedad y que, en el peor de los casos, pueden suponer pérdidas de miles y miles de euros.

Seguimiento manual del inventario

De forma similar que ocurría con las hojas de cálculo, llevar un seguimiento del inventario de forma manual puede ser adecuado para pequeñas empresas, pero a medida que la empresa crece empieza a requerir mucho tiempo y a generar muchos errores.

Siempre vas a estar un paso por detrás de tus niveles de stock reales, lo cual te generará problemas a la hora de gestionar los pedidos.

Por ejemplo, si un empleado comete algún error importante a la hora de actualizar el inventario y coincide que hoy es el día en el que haces los pedidos, puede que termines pidiendo de más y te encuentres con mucho stock del que quizás no puedas deshacerte, o puede que pidas de menos y te quedes sin stock, repercutiendo en la satisfacción de tus clientes y generando pérdidas importantes.

Demasiado inventario

Tener grandes volúmenes de material en tu inventario no solo genera más dolores de cabeza, sino que también puede impactar en tus beneficios.

Por supuesto, tampoco hay que quedarse corto y correr el riesgo de perder oportunidades de venta por escasez de stock.

La meta debería ser dar con los niveles de inventario justos y necesarios, aquellos donde tienes los niveles más bajos posibles sin llegar a estar por debajo de tu stock óptimo.

Mala previsión

Si no utilizas o tienes acceso a informes que te muestren cuáles son las tendencias de venta en determinadas épocas, qué productos vendes más o cómo se comportan tus clientes, corres el riesgo de, o bien sobrecargar tu inventario, o bien, pedir menos unidades de las necesarias y sufrir escasez que derive en una pérdida de clientes.

Si cuentas con los informes adecuados puedes predecir cuál va a ser el comportamiento futuro de tus clientes para poder satisfacer sus necesidades sin exceder tu presupuesto.

Soluciones a una mala gestión del inventario

Aunque podríamos seguir comentando causas de una mala gestión de inventario, probablemente ya te hayas hecho una idea de qué puede estar fallando en tu negocio, así que vamos a ir directamente a las soluciones.

Lo primero que te recomiendo es que que incorpores cuanto antes un software de gestión de inventario. Y es que un programa informático orientado a la gestión del almacén es la solución a, prácticamente todos los problemas que hemos visto más arriba:

  • Podrás tomar decisiones en base a previsiones de compra fundamentadas en datos históricos.
  • Podrás llevar un seguimiento de tu inventario a tiempo real.
  • La actualización automática de tu inventario reducirá los errores y te permitirá trabajar siempre con datos reales.

Con Secre, el programa de gestión de almacén desarrollado por Aplimedia, cuentas además con un sistema de preparación de pedidos que te ayudará a reducir drásticamente los errores humanos a la hora de preparar pedidos, que generan pérdidas de material y de tiempo. Te animo a que contactes con nosotros sin compromiso si quieres saber más sobre Secre y sus herramientas de gestión de almacén y preparación de pedidos.

Solución de gestión de inventario
Secre es la solución a la gestión integral del almacén de PYMES.

La segunda recomendación es que eches un vistazo a este otra entrada de nuestro blog donde ya repasamos algunos consejos clave para el adecuado funcionamiento de tu almacén:

Hay muchas causas que pueden influenciar en el estado y salud de tu negocio, y no todas ellas van a depender directamente de ti, pero gestionar tu almacén de forma ordenada y correcta sí está en tu mano y puede suponer la diferencia entre una empresa rentable y bien vista por los clientes y una empresa abocada al fracaso. ¡Empieza a tomar las riendas de tu almacén y te asegurarás de que tu empresa es todo lo eficiente que debería!

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