Gestión documental: qué es y cómo beneficia a tu empresa

Qué es la gestión documental

Un buen sistema de gestión documental es clave para cualquier empresa, no importa el tamaño o la actividad. Si buscas optimizar tu tiempo y el de tu equipo, una buena organización de tus documentos es fundamental y puede ser la diferencia entre una empresa organizada y rentable y un negocio caótico.

Cuando comenzamos un nuevo proyecto empresarial es habitual que la gestión de los documentos sea la menor de nuestras preocupaciones. Se nos empiezan a juntar documentos legales, facturas de proveedores, documentos generados por nuestra propia empresa (facturas, presupuestos, albaranes…), documentación de los empleados, fichas técnicas de artículos… Y para enredarlo todavía más algunos de ellos están impresos, otros están en PDF, otros en Word…

En el peor de los casos, es posible que algunos de los documentos estén impresos y guardados en una carpeta, otros estén en tu bandeja de correo electrónico, otros estén guardados en una memoria USB o subidos a un sistema de almacenamiento en la Nube… Generando un caos absoluto de datos imposible de gestionar y localizar fácilmente.

Hoy quiero contarte por qué un buen sistema de gestión documental es la mejor solución para llevar un control de tus documentos, centralizados en un único lugar y con un control total de quién tiene acceso a esa información.

¿Qué es la gestión documental empresarial?

La gestión documental es un sistema o proceso utilizado para capturar, organizar y almacenar documentos electrónicos, como pueden ser PDFs, archivos .doc o .docx (o similares) o imágenes en formato digital.

Un sistema de gestión documental te permite localizar y visualizar de forma rápida y sencilla cualquier documento almacenado y, además, debe garantizar la seguridad de tus datos, la accesibilidad y el control para bloquear cualquier intento de acceso no autorizado.

Si tienes una PYME es posible que estas cuestiones no te parezcan prioritarias, o que pienses que el volumen de documentos que manejas no es suficientemente elevado como para justificar la implantación de un gestor documental, pero hoy en día existen programas de gestión con gestión documental integrada, como el programa de gestión Secre, que te ofrecen todas las prestaciones de gestión, facturación y almacenamiento documental que tu negocio necesita. De ese modo puedes resolver todas tus necesidades de gestión al mismo tiempo que implementas un sistema de gestión documental que, a la larga, te ayudará a llevar un orden y control de todos los documentos de tu negocio.

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Ventajas de implantar un sistema de gestión documental en tu empresa

En el mercado encontrarás muchas opciones de gestión documental: soluciones exclusivamente orientadas a almacenar documentos, soluciones mixtas de gestión, en la Nube, en red… Dependiendo de la naturaleza y tamaño de tu negocio puede que la adecuada para ti sea una u otra, lo que es indiscutible es que, escojas la que escojas, percibirás muchas ventajas para tu empresa.

Ahorra en espacio de almacenamiento

Aunque digitalizar todos tus documentos puede parecer una tarea ardua, sobre todo si nunca lo has hecho, a la larga te puede ahorrar mucho espacio y costes. Para empezar, costes de almacenamiento físico: es decir, si dejas de ocupar espacio con carpetas, archivadores o cajas, prescindirás de la necesidad de tener que alquilar o adquirir ese lugar.

Con las soluciones de gestión documental de las que dispones hoy en el día en el mercado puedes disponer de gigas de espacio a un coste más que asumible por cualquier empresa, pequeña o grande.

Encuentra tus documentos al instante

¿Alguna vez te has encontrado en la situación de tener que encontrar un documento concreto en una pila enorme de papeles? Si te ha pasado, seguramente has tenido que desperdiciar horas solo para localizar ese documento. Y todo ese tiempo desperdiciado es dinero desperdiciado. Ahora haz el cálculo del dinero que supone que un empleado dedique una hora de su tiempo a la simple tarea de localizar un documento. O peor todavía, a las pérdidas que supone tener que volver a solicitar o reproducir un documento extraviado.

Un buen gestor documental nos quita ese problema de un plumazo. Si tú y tu equipo os acostumbráis a digitalizar y almacenar todos los documentos en un sistema de gestión documental debidamente organizado, recuperar cualquier documento es cuestión de minutos, si no segundos, con una simple búsqueda.

La accesibilidad de trabajar en la Nube

Si trabajas con un gestor documental en la Nube, a las ventajas previamente mencionadas se le suman las ventajas propias de un sistema Cloud.

La Nube permite el acceso remoto a cualquier documento, estés donde estés y cualquiera que sea el dispositivo desde el que te conectes al sistema. Por tanto, permite una accesibilidad prácticamente total a todos tus documentos, sin depender de una localización física concreta.

Gracias a la accesibilidad que trae la Nube, el trabajo colaborativo entre miembros de la empresa es posible y sencillo. De esta forma podemos subir un documento al sistema para que otro compañero disponga de él, o reemplazar un fichero por una nueva versión editada.

Aumento de la productividad y satisfacción de los clientes

El ahorro en tiempo es sin duda uno de los beneficios clave de un sistema de gestión documental. Y ese ahorro en tiempo tiene más implicaciones de las que pueda parecer a primera vista. En primer lugar porque un empleado al que le facilitamos el trabajo es un empleado mucho más productivo y satisfecho. A nadie le gusta destinar la mitad de su jornada a localizar un documento u organizar un montón de papeles.

Pero además, esta productividad tiene un efecto directo en la satisfacción de los clientes, que, gracias a la eficiencia que te brinda un sistema de gestión documental, percibirán como tu respuesta ante cualquier consulta o petición tiene una respuesta instantánea y efectiva.

Control de acceso a los datos

Es posible que, tras leer todas las ventajas de la gestión documental que te estoy planteando te inquiete optar por un sistema que facilite accesos no autorizados a la información, pero precisamente, un buen gestor documental, debe permitirte restringir los permisos de acceso y de edición de los documentos de forma sencilla.

Por ejemplo, en el caso de nuestro programa Secre de gestión empresarial y documental, puedes decidir qué usuarios tienen acceso a la gestión documental. Si quieres afinar más también puedes establecer accesos a unas partes concretas de la gestión documental y a otras no, o puedes establecer permisos únicamente de lectura.

De ese modo tendrás totalmente controlado quién puede ver y editar según qué información.

Máxima seguridad de tus datos

La seguridad documental es de una importancia crítica para cualquier empresa, no importa cuál sea su tamaño. Proteger la confidencialidad de tus documentos, especialmente de aquellos que contienen información sensible, debería estar entre tus prioridades a la hora de escoger un gestor documental.

Si te preocupa la seguridad, sin duda, deberías optar por una solución de almacenamiento documental en la Nube. De ese modo te podrás despreocupar de la integridad de tus datos en caso de sufrir un ataque informático, puesto que los ficheros no estarán físicamente en los equipos, sino en servidores en la Nube. Además, gracias al control de acceso podrás restringir quién puede acceder a según qué información, o qué nivel de permisos tiene sobre los ficheros.

Los servidores en la Nube que podemos ofrecerte los proveedores de sistemas de gestión documental cuentan con altos estándares de seguridad que hacen extremadamente difícil acceder o hackear los datos y que, con total seguridad, te ofrecen mayor protección de la que puedas implantar en tu equipo, especialmente si tienes una PYME que no dispone de muchos recursos para la seguridad informática.

Ventajas de la gestión documental

 

La seguridad de los datos es una de las ventajas más importantes de los sistemas de gestión documental.

¿Qué sistema de gestión documental debo incorporar a mi empresa?

La respuesta a esta pregunta va a depender de las características de tu empresa: cuál es su tamaño, qué volumen de documentos debe almacenar, cuál es el nivel de confidencialidad de esos datos, cuál es la complejidad de los permisos de acceso que necesitas establecer…

En el mercado vas a encontrar soluciones muy amplias y complejas y soluciones mucho más sencillas y adaptadas a las necesidades de pequeñas y medianas empresa.

Mi recomendación es que, si tienes una PYME, optes por un programa de gestión y facturación en la Nube, que recoja todas las necesidades de tu empresa (facturación, gestión de compras, clientes, almacén, artículos, módulos sectoriales que puedas necesitar, etc.) y, además, incluya un gestor documental con el que puedas asociar cualquier documento a cualquier parte de ese software. Por ejemplo, que te permita adjuntar documentos de un empleado a su perfil, o el PDF de una factura que te ha enviado un proveedor a la compra correspondiente.

Escojas el sistema de gestión documental que escojas, no cabe duda de que lograrás mejorar tu productividad y tu organización enormemente.

Resumiendo...

La gestión documental es un sistema diseñado para capturar, organizar y almacenar documentos en formatos digitales. El sistema debe permitir la localización y visualización rápida de cualquier documento almacenado.

Un buen sistema de gestión documental supondrá un ahorro económico puesto que nos libera de la necesidad de tener que disponer de espacio físico para almacenar documentos. Además nos garantiza la accesibilidad, nos permite ser más productivos y, si optamos por una solución en la Nube, nos proporcionará mayor seguridad.

Por un lado, deberás dar acceso únicamente a aquellas personas autorizadas para ver los documentos. Además, podrás asignar permisos a esos usuarios, para restringir qué pueden ver, si pueden editar o añadir documentos o únicamente pueden visualizarlos.

Deberás valorar las opciones que te ofrece el mercado en función de las características de tu empresa: tamaño, volumen de documentos a almacenar, nivel de confidencialidad de los datos, complejidad de los permisos que se desean establecer…

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