El diseño de las facturas es un asunto sobre el que muchas empresas no reparan, pero lo cierto es que traslada mucha información acerca de nuestra empresa y el valor que le damos a nuestra imagen corporativa. Un buen diseño de factura, coherente con la imagen de nuestra empresa, trasladará al cliente una imagen de profesionalidad y logrará comunicar nuestros valores y diferenciación.
Por el contrario, un diseño de factura descuidado o pobre, trasladará una imagen que no nos favorecerá en absoluto.
Por ello, hoy te traemos 6 consejos para que optimices el diseño de tus facturas, logrando así mejorar tu imagen de marca y, en consecuencia, mejorando tus posibilidades de venta.
Cómo mejorar el diseño de las facturas de tu empresa
Opta por la sencillez sin dejar de lado la profesionalidad
Para lograr un diseño de facturas atractivo pero comprensible, lo mejor que puedes hacer es optar por la sencillez. Busca un diseño que incluya la información imprescindible y que la presente de forma clara para el cliente. El objetivo es que, de un vistazo, el cliente sea capaz de identificar los datos clave de la factura.
Eso sí, no pierdas de vista que hay determinados datos que, de forma obligatoria, deben aparecer en la factura:
- Datos fiscales de la empresa que emite la factura: nombre, razón o denominación social, domicilio y NIF o CIF.
- Si se trata de una factura completa, datos fiscales de la empresa que recibe la factura: nombre, razón o denominación social, domicilio y NIF o CIF. Si la factura es simplificada, estos datos no son necesarios.
- Número y serie de la factura.
- Descripción de las operaciones que estamos facturando, incluyendo el precio unitario, la cantidad, descuentos si los hubiera e importe total de cada línea.
- Fecha de expedición de la factura.
- Fecha en la que se ha realizado la operación. Si coincide con la fecha de expedición, no es necesario que aparezca.
- Tipo o tipos impositivos aplicados a la factura.
- Cuota tributaria.
Además, existen algunas circunstancias a las que deberemos hacer mención expresa si se aplican a nuestra factura:
- Operaciones exentas de IVA.
- Facturación por el destinatario de la operación.
- Inversión del sujeto pasivo.
- Operaciones en régimen especial de Agencias de Viajes.
- Operaciones en régimen especial de bienes usados.
A la hora de pensar un diseño de facturas, no pierdas de vista estos elementos obligatorios, pero opta por la sencillez y la claridad a la hora de presentar los datos. Evita incluir información innecesaria o elementos de diseño como formas, imágenes… que distraigan y aumenten el «ruido visual» de tu factura.
Busca un diseño de facturas único que represente a tu marca
El diseño de facturas en tu empresa debe estar alineado con la imagen de tu marca y todos aquellos elementos visuales que la caracterizan: imágenes, logotipos, colores, fuentes, formas…
Trata que tu factura guarde coherencia con el resto de elementos visuales de tu empresa. Es decir, que si tu cliente visita tu página web, ve un anuncio de tu marca o recibe tu factura, sea capaz de identificar claramente que todos pertenecen a la misma marca y/o empresa.
De esta forma trasladarás una imagen profesional y coherente y reforzarás los atributos asociados a tu marca.
Debes contemplar el diseño de facturas como un canal más mediante el que trasladar al cliente los valores y diferenciación de tu empresa.
Destaca los detalles de pago
Seamos claros: queremos que el diseño de la factura contribuya a que el cliente nos pague rápido y correctamente. Por ello, es aconsejable que tratemos de destacar de forma clara cuál es el importe total a pagar por el cliente.
El desglose de la factura puede llegar a ser algo farragoso: entre el desglose de IVAs, posibles retenciones, descuentos, recargos… tenemos que asegurarnos de que el cliente vea de forma clara cuánto tiene que pagarnos.
Trata de destacar de forma clara el total de la factura. Puedes optar por aumentar el tamaño de los números en el total, ponerlos en negrita, dentro de un recuadro…
También es aconsejable que indiquemos claramente y de forma bien visible la forma de pago de la factura, así como la fecha límite para realizar el pago, en los casos que proceda.
Facilita tu día a día con un software de facturación
La mejor forma de asegurarnos de que nuestras facturas salen siempre perfectas es trabajar con un software de facturación.
Por ejemplo, en Aplimedia, cuando un nuevo cliente decide implantar nuestro software de gestión y facturación Secre, lo primero que hacemos es pedirle que nos envíe ejemplos de las plantillas de factura (y el resto de formatos de impresión que utilice, como presupuestos, albaranes, pedidos…) para hacernos una idea del diseño que busca.
Mediante el software que utilizamos para configurar esos formatos de impresión, podemos ajustarnos a ese diseño, además de utilizar fórmulas que nos ayudan a automatizar la creación de cada factura para que el usuario del programa no se preocupe en lo más mínimo sobre ello.
Por ejemplo, podemos configurar fórmulas para que, si en el programa se ha indicado que una factura tiene inversión del sujeto pasivo, en la factura aparezca una frase indicándolo. O que, si aplicamos un descuento al total de la factura, o a cada una de las líneas, se reflejen, pero no aparezca nada si no lo hacemos. Las posibilidades son infinitas.
Una buena configuración de la plantilla de factura en el software permitirá a los usuarios del programa despreocuparse totalmente de este aspecto, para centrarse en facturar y gestionar sus ventas con la seguridad de que su diseño de facturas siempre se ajustará a cada caso.
Aprovecha para darle las gracias a tu cliente
A todos nos gusta sentirnos apreciados y, por supuesto, esto también aplica cuando estamos haciendo negocios con un proveedor. Por ello, el diseño de la factura puede ser una oportunidad para agradecer al cliente el que haya escogido hacer negocios con nosotros.
Puede ser tan sencillo como incluir al pie de la factura un simple «Gracias por elegirnos una vez más» o «Gracias por hacer negocios con nosotros».
Si, además, personalizas la factura incluyendo el nombre de tu cliente, conseguirás que se sienta apreciado/a por ti y aumentarás las posibilidades de que vuelva a escogerte la próxima vez.
El diseño de tu factura también puede ser un canal para pedirle a tus clientes que te den feedback o te dejen una reseña en Google o en la plataforma que te interese. Eso sí, si adoptas esta estrategia, asegúrate de que la satisfacción de tus clientes es alta, si no es así podrías empezar a recibir reseñas negativas, lo cual empeoraría la imagen de tu empresa. Como toda decisión en la empresa, debemos calibrar correctamente las potenciales consecuencias.
Detalla correctamente tu factura
Si bien aquí ya no estamos hablando de diseño de facturas como tal, sino de contenido, un punto muy importante a tener en cuenta es el nivel de detalle con el que describimos los productos o servicios que estamos facturando.
Si hacemos una descripción vaga o imprecisa, trasladaremos una mala imagen al cliente. Siempre debemos ser claros sobre aquello que estamos facturando.
Por ejemplo, imagina que has solicitado servicios de programación a una empresa de desarrollo de software, como podría ser Aplimedia, ¿cuál de las siguientes opciones preferirías ver en el detalle de tu factura?
- Opción 1: Programación a medida.
- Opción 2: Factura por servicios de programación en el software de gestión Secre para incluir en el módulo de Ventas un campo en el que indicar la fecha de seguimiento.
Como intuirás, la segunda opción nos hará ver mucho más profesionales y, además, nos ahorrará futuros malentendidos con el cliente, ya que hemos indicado claramente qué le estamos facturando.
En cuanto al detalle y descripción de los conceptos de la factura, también es importante que indiquemos el precio unitario, cantidad, descuento de línea (si procede) e importe total de la línea.
En definitiva, no debemos infravalorar el poder de un buen diseño de facturas.
Los documentos que entregamos al cliente comunican mucho sobre nuestra empresa y el valor que le damos a nuestra imagen. Un diseño de factura genérico o descuidado puede estar comunicando cosas sobre nuestra empresa que, probablemente, no se ajusten a la realidad.
Por ello, lo mejor que puedes hacer es dedicar un tiempo a pensar un diseño que se vea atractivo, que esté en línea con tu imagen corporativa y que cumpla con todos los requisitos expuestos en el reglamento de facturación.
Por supuesto, siempre puedes buscar ayuda en un diseñador o en los desarrolladores del software de facturación que escojas, que seguramente podrán asesorarte sobre el mejor diseño para tu factura.
Un comentario
Totalmente de acuerdo, es uno de los documentos que sí o sí clientes o proveedores van a ver, así que que sea un papel cuidado, con estilo y actualizado es fundamental