Cómo llevar la gestión de una empresa

Cómo gestionar una empresa

Gestionar una empresa de manera efectiva involucra todo tipo de procesos y aspectos. Tanto las tareas del día a día como las estrategias a largo plazo plantean una serie de responsabilidades que parecen nunca acabar.

Un perfil orientado al liderazgo y un conocimiento a fondo del sector en el que estás operando sin duda te va a poner la cosas mucho más fáciles, pero por sí solos no son suficiente para gestionar exitosamente una empresa.

Desde el gerente más experimentado hasta el emprendedor novato se encuentran con dificultades y retos a diario, por lo que tener una buena estrategia clara para saber cómo actuar en todo momento es primordial. Hoy te doy algunas claves sobre cómo gestionar una empresa para sacar el máximo rendimiento de tus recursos.

Cómo gestionar una empresa
Gestionar una empresa involucra todo tipo de procesos con el objetivo común de la viabilidad económica.

Qué es gestión empresarial

Empecemos por lo básico. El concepto de gestión empresarial gira entorno a la competitividad y la productividad. Por lo tanto, englobaría todas las actividades y acciones cuyo fin sea el de aumentar la rentabilidad de una empresa y lograr que sea competitiva en el mercado.

Como puedes ver, la gestión empresarial está estrechamente ligada a la viabilidad económica, y por ello hemos querido hacer énfasis en este artículo en los aspectos financieros de un negocio.

Sin embargo, no quiere decir que la gestión financiera sea el único punto a tener en cuenta. Aspectos como el liderazgo, organización, planificación o la monitorización de información también forman parte de una gestión eficiente y desde luego, deberías tenerlos presentes en tu día a día. Al final, el objetivo de estos aspectos también es el de un mejor aprovechamiento de recursos, por lo que la relación con la rentabilidad y competitividad es evidente.

Los cuatro pilares esenciales de la gestión serían:

  • Planear. ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Dónde quieres llegar? Planificar es clave para el éxito de una empresa. Eso sí, tus objetivos deben cumplir dos requisitos: deben ser alcanzables y deben ser medibles. Es decir, ponte metas realistas, y para un control efectivo de su consecución o no, cuantifícalas. ¿Quieres aumentar tus beneficios? Fija una cifra y una fecha, de modo que tengas un dato al que recurrir llegado el momento.
  • Organizar. En esta fase te toca decidir qué acciones llevar a cabo para la consecución de esos objetivos, y a quién vas a asignar cada responsabilidad.
  • Dirigir.  Implica la coordinación de la ejecución de las acciones planificadas y organizadas.
  • Medir. Una vez alcanzada la fecha planteada en la fase de planificación se miden los resultados alcanzados y se comparan con los objetivos que nos habíamos fijado previamente.
Cómo administrar un negocio
La base de una buena gestión está en establecer metas y objetivos.

6 consejos para administrar un negocio

Si no tienes mucha experiencia gestionando negocios, o simplemente estás buscando aspectos que mejorar, estos consejos financieros te pueden ayudar:

Nunca dejes de aprender

El primer paso que deberías dar es la formación: hay muchos aspectos financieros que debes tener en cuenta y es necesario que te eduques acerca de todos ellos.

Uno de los documentos que, sin duda, es primordial que aprendas a interpretar y analizar son los informes financieros o cuentas anuales. Los informes financieros contienen información esencial imprescindible para cualquier persona responsable de un negocio: de dónde ha venido el dinero, por cuántas manos ha pasado, dónde está ahora…

Aunque la educación y la formación es muy importante, no lo es todo. La experiencia también juega un importante papel, por lo que no esperes dominar la gestión de tu empresa desde el primer momento. Si eres nuevo/a en el mundo de la gestión y el liderazgo podrías plantearte buscar un mentor/a experimentado/a que te pueda guiar en esta nueva aventura y que te pueda orientar sobre errores comunes y estrategias a seguir.

No olvides tampoco la importancia de delegar. No intentes abarcar todo y confía en el talento y habilidades de tus trabajadores para asumir tareas para las que tú no estás preparado/a. Aunque estés muy preparado/a no es realista pensar que eres capaz de asumir todo el trabajo, osea que delegar es una tarea que vas a tener que llevar a cabo en algún momento sí o sí.

Ahora bien, toma bien la decisión de a quién quieres delegar según qué tareas para que no acaben significando más trabajo para ti. Haz una lista de tareas que vas a asumir tú y las que quieres que asuma otra u otras personas, y determina quién posee las habilidades adecuadas para responsabilizarse de ellas.

A la hora de llevar a cabo un proceso de selección, y si vas a asumir ese proceso tú mismo/a, trata de publicar ofertas descriptivas para que tus potenciales empleados puedan hacerse una buena idea de cuáles son tus expectativas y qué pueden esperar del puesto de trabajo. Si tienes cierto tamaño es buena idea que elabores o mandes elaborar algún tipo de manual del trabajador donde queden claras las funciones de cada puesto y cuáles pueden ser las consecuencias por un comportamiento poco ético o inapropiado.

Consejos para PYMES
Fórmate constantemente y mantente al tanto de las últimas tendencias para seguir siendo competitivo/a.

No mezcles las finanzas personales y del trabajo

Esto puede parecer demasiado básico y evidente, pero para una persona que acaba de emprender un negocio puede que no lo sea.

Separa siempre y desde el principio tus finanzas personales y laborales. Puedes estar tentado/a de mantener una sola cuenta bancaria hasta que puedas asegurarte que tu negocio va a ser rentable. Al fin y al cabo, si has emprendido por tu cuenta, puedes sentir que, en el fondo, se trata de un asunto personal. Pero no es lo ideal. Confía en la viabilidad de tu proyecto y trátalo como un negocio desde el principio.

Esto implica tener diferentes cuentas bancarias y tarjetas de crédito y asociar a cada una de ellas los gastos correspondientes. Es la manera más eficaz de llevar un control exhaustivo de los gastos correspondientes a cada parte para evitar confusiones y no sumirnos en el caos a la hora de cumplir con las obligaciones fiscales.

En este sentido, también es buena idea que constituyas tu propia empresa desde el principio y que te asignes un sueldo como gerente, transfiriendo tu salario mensualmente desde tu cuenta bancaria empresarial a la personal. Mi consejo es que te hagas a la idea de que eres un trabajador más y que tienes que apañarte con el sueldo que te has asignado cada mes. Evita la tentación de meter la mano en las cuentas de tu empresa, aunque ello implique apretarte el cinturón de vez en cuando.

Recorta y controla los gastos

Busca el equilibrio entre los gastos necesarios y la satisfacción de tus clientes, especialmente si gestionas una pequeña o mediana empresa.

Toda empresa se enfrenta a dos tipos de gastos: fijos y variables. Los gastos fijos son independientes de los beneficios de tu empresa, y vas a tener que hacer frente a ellos mes a mes te guste o no. Así que vas a tener que poner el foco en los gastos variables.

Por ejemplo, algunos aspectos donde podrías recortar gastos serían:

  • Material informático: quizás no necesitas equipos excesivamente avanzados si solamente vas a utilizar el ordenador para realizar unas cuantas facturas o si utilizas la impresora para imprimir un par de documentos al mes. Puedes incluso considerar adquirir material de segunda mano si dispones de un proveedor de confianza que te de garantías.
  • Evita las reuniones presenciales siempre que sea posible para no incurrir en gastos de tiempo y transporte. Opta por llamadas o videoconferencias siempre que sea posible para evitar gastos innecesarios. Dispones de muchas opciones gratuitas en el mercado, como puede ser Skype.
  • En este mismo sentido, evita las interminables reuniones con tus empleados cada dos por tres. Cada hora que están en una reunión improductiva es dinero que estás perdiendo. La solución no es, evidentemente, no hacer reuniones. Son importantes y necesarias. Pero trata de definir muy bien los objetivos de cada reunión y de trazar un esquema de los puntos a tratar que te asegure ir directamente al grano.
  • Según el caso, puedes valorar el intercambio con otras empresas como método para recortar gastos. Esto es especialmente habitual en empresas B2B (Business to Business o Empresa a Empresa). Haz una prospección de empresas cuyos servicios te interesen y proponles una colaboración que beneficie a ambas partes.

Si quieres más consejos para recortar gastos, te recomiendo que te leas este otro artículo que publicamos hace un tiempo donde te damos 10 consejos para ahorrar dinero en tu negocio.

Controlar los gastos de una empresa
Elige bien dónde recortar y dónde invertir dinero.

Invierte en soluciones informáticas en la Nube

Te dediques a lo que te dediques, vas a tener que realizar gestiones como la facturación, realización de presupuestos, control de inventario, almacenes, pedidos a proveedores… Y según tu caso, alguna que otra cosa más. Lo ideal es que inviertas en un programa de gestión desde el principio y decidas cuál va a ser tu forma de trabajar para ceñirte a ella. Implantar un software de gestión va a suponer un gasto, pero debes verlo como una inversión, puesto que su cometido es ayudarte a llevar un control exhaustivo de tu empresa y liberarte de tareas rutinarias y repetitivas mediante la automatización, lo cual repercutirá en importantes ahorros de tiempo y dinero.

La razón por la que te recomiendo que optes por la Nube es, principalmente la conveniencia. Las soluciones en la Nube te permitirán acceder a tu información  y gestionar tu empresa allá donde estés, lo cual te dará mayor flexibilidad y te permitirá organizar mejor tu tiempo libre y tu tiempo de trabajo.

Además, al ser una opción mucho más segura te puede librar de costes y parones innecesarios si, por ejemplo, tu ordenador se estropea o es atacado por algún virus informático.

Programa de gestión Secre

Monitoriza y mide constantemente

Es crucial que, como gerente de la empresa, lleves un control exhaustivo de cómo se mueve tu dinero, sobre todo cuando hablamos de cantidades importantes.

A la hora de tomar decisiones estratégicas es bueno que éstas estén apoyadas en datos. ¿Cuál es tu estado financiero actual? ¿Cuáles fueron tus resultados en el pasado? Y en base a estos datos, ¿qué previsiones financieras podemos hacer y cuánto podemos esperar crecer?

Disponer de un programa de gestión como te mencioné en el punto anterior, también puede ser de gran ayuda en este aspecto. Si implantas uno lo suficientemente completo podrás acceder a datos y estadísticas en tiempo real que te facilitarán la toma de decisiones enormemente.

Contrata ayuda profesional siempre que sea necesario

En más de una ocasión te va a tocar sopesar y decidir si quieres externalizar alguna parte de tu gestión y tu empresa. Valora el coste que te va a suponer y en qué te vas a beneficiar tú.

Por ejemplo, puedes valorar contratar los servicios de una asesoría para llevar la contabilidad de tu empresa si no tienes el tiempo o los conocimientos para hacerlo tú y quieres tener la tranquilidad de estar haciendo todo correctamente.

Cómo administrar una empresa
Haz un balance: ¿qué coste te va a suponer contratar ayuda externa y qué vas a obtener a cambio?

Puede ser que quieras tener presencia en Internet pero no tengas las capacidades para hacer una página web profesional, por lo que deberías plantearte contratar los servicios de un diseñador web.

O puede ser que te plantees la necesidad de hacer publicidad pero necesites de la asistencia de una agencia de marketing que te ayude a invertir tu dinero correctamente y te oriente sobre qué medios utilizar y cuál es e mensaje más efectivo.

Estos son solo algunos de los ejemplos en los que podrías plantearte contratar ayuda externa. Mi consejo es que realices una buena búsqueda antes de contratar a nadie y, si no estás seguro/a, pidas referencias a amigos o compañeros de profesión.


Conclusiones

Aunque el objetivo de este artículo es orientarte sobre cómo gestionar tu empresa, es imposible elaborar una guía punto a punto que pueda servir a todo tipo de negocios. Pero creo que te puede dar buenas ideas acerca de las estrategias que seguir y consejos que llevar a cabo para lograr un mejor aprovechamiento de los recursos y una mayor rentabilidad.

¡Si ya estás más curtido/a en la gestión de empresas nos encantaría de que nos dejaras en comentarios los consejos que darías a un nuevo emprendedor!

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