Guía para cambiar de ERP sin dolores de cabeza

Guía para cambiar de software de gestión

Cuando llegan los últimos meses del año son muchas las empresas que se plantean cambiar de ERP. Muchas no están satisfechas con el servicio o, simplemente, buscan una solución más completa o adaptada a sus necesidades. Otras trabajan con software obsoleto o no quieren aceptar condiciones abusivas por parte de su proveedor.

Si has llegado a este artículo, probablemente te esté rondando por la cabeza la idea de cambiar de ERP. O quizás ya has tomado una decisión en firme pero quieres asegurarte de que sigues los pasos correctos.

Cambiar de software de gestión no tiene por qué ser complicado o tedioso. Si tanto tú como tu equipo os implicáis y ponéis todo de vuestra parte, la implantación exitosa está garantizada.

Razones más habituales para cambiar de ERP

En Aplimedia tratamos a diario con usuarios de otros programas de gestión que están descontentos y nos solicitan información sobre nuestro software de gestión Secre.

Existen muchas razones que justifican ese cambio, pero nosotros hemos detectado que las más habituales son las siguientes:

  • Están descontentos con el servicio o condiciones que le ofrece su proveedor actual. A veces es por una mala atención al cliente o dejadez en la resolución de problemas. Otras veces sienten que las condiciones son abusivas y tienen que desembolsar una cantidad de dinero importante cada vez que hay una nueva actualización del software.
  • Trabajan con un software obsoleto y/o ya no tienen mantenimiento del mismo. El software no se adapta a nuevas normativas, no simplifica ni integra procesos o no ahorra tiempo en el día a día.
  • Otras veces trabajan con distintos sistemas que no están integrados entre sí: un software para la facturación, un CRM, un sistema de gestión de almacén… Esto eleva los costes e impide extraer información de interés que se podría obtener cruzando datos.
  • Utilizan sistemas de gestión complicados y, cada vez que se incorpora alguien a la plantilla, el proceso de aprendizaje es largo y costoso.
  • Su software de gestión actual no funciona en la Nube y no les ofrece flexibilidad ni accesibilidad. Se ven limitados a trabajar desde un solo equipo o lugar, perdiendo oportunidades de negocio y empeorando su imagen de cara a sus clientes.
ERP para PYMES Secre

¿Cómo cambiar de ERP?

Pongamos que ya has tomado una decisión en firme y quieres cambiar de ERP sí o sí.

Hay varios aspectos que deberás tener en cuenta para que esa transición sea lo más sencilla posible y no se alargue más de lo debido. Tu implicación y la de tu equipo es clave y deberás trabajar mano a mano con tu nuevo proveedor para que la implantación tenga éxito.

Vamos a ver, paso a paso, qué puedes hacer para facilitar al máximo el proceso.

Escoge el proveedor y software adecuado

Este es el primer paso y, probablemente el más importante.

Quieres que el cambio sea para bien y, para ello, necesitas asegurarte de que tu nuevo ERP sea adecuado para tus necesidades.

Pero no solo el software debe ser adecuado, también tienes que asegurarte de que tu nuevo proveedor es de confianza. Tan importante es que el software sea funcional como que tu proveedor esté disponible para atender tus dudas e incidencias.

En nuestra experiencia, una de las quejas más habituales de clientes que vienen de otro software es que su anterior proveedor ya no ofrece mantenimiento, o que éste es deficiente. También es habitual que se hayan hartado de condiciones abusivas, como el desembolso de cientos de euros cada vez que hay una actualización. Por eso, si vas a cambiar de ERP, asegúrate de que tomas una decisión meditada y bien informada.

Consulta la entrada 6 Consejos para elegir un Software de gestión si quieres profundizar más en este aspecto.

Migra tu base de datos y solicita la personalización de tus formatos

Una vez ya has dado con tu software de gestión y proveedor ideales, empieza la implantación en sí. Necesitas preparar tu nuevo software para empezar a trabajar.

No todos los proveedores trabajan igual, pero lo más habitual, que es lo que hacemos en Aplimedia, es que te ofrezcan la importación de tu base de datos y la personalización de tus formatos de factura, presupuesto, albarán…

Para ello necesitarás, por un lado, exportar de tu antiguo software de gestión tu base de datos. Algunos software disponen de herramientas que te permiten realizar esa exportación de forma automática, pero si no es tu caso, deberás contactar, o bien con tu antiguo proveedor para solicitarle tu base de datos, o bien a tu nuevo proveedor, para que ver si puede echarte una mano.

Recuerda que tu base de datos es tuya y no pueden negártela.

Por otro lado, lo más común es que tu nuevo proveedor te solicite ejemplos de facturas, presupuestos, albaranes… que estés utilizando actualmente, siempre y cuando desees mantener ese diseño. Con esos ejemplos podrá replicar el formato en el nuevo software.

Invierte tiempo en la formación

Esta situación es más habitual de lo que puedes imaginar: muchas empresas invierten tiempo y esfuerzo en dar con un software y proveedor perfectos, realizan la importación de sus datos y la personalización de sus formatos y, unos meses más tarde, dejan ese nuevo sistema para volver al antiguo porque no han sido capaces de arrancar.

La razón más habitual es que no se ha dedicado el tiempo y esfuerzo necesarios para aprender el funcionamiento del nuevo sistema.

Sí, tu nuevo software de gestión tiene que ser lo más sencillo e intuitivo posible, pero aún así no puedes esperar empezar a trabajar desde el primer día sin ningún esfuerzo en formación. Y esto es así con cualquier programa de gestión que ya alcance una cierta complejidad.

Este es quizás uno de los puntos más importantes, por eso debes asegurarte de que tu nuevo proveedor te ofrece suficientes recursos para aprender a utilizar el nuevo programa: manuales, tutoriales, cursos presenciales u online, vías de contacto para resolución de dudas…

Últimos detalles

Una vez ya tienes tu software preparado para trabajar y tú y/o tu equipo os habéis hecho a su funcionamiento, solo queda pulir los últimos detalles. Por eso una buena comunicación con tu proveedor es clave.

Puede ser que necesites la programación de algún pequeño detalle a medida en el programa, o que quieras reunirte con tu proveedor para que te resuelva dudas sobre el funcionamiento del mismo.

Sea como sea, asegúrate de dar con un proveedor al que puedas localizar fácilmente ante cualquier tipo de incidencia, solicitud o duda.


Conclusiones

Cambiar de ERP es todo un proceso en el que todos los miembros de la empresa deben involucrarse.

Si has tomado la decisión de cambiar tu software de gestión seguro que tienes razones de peso, pero no cometas el error de precipitarte y tomar una decisión apresurada. Busca un software completo, al que puedas adaptarte y que ofrezca herramientas adecuadas a tu sector y actividad.

Una vez ya hayas tomado la decisión, trabaja mano a mano con tu nuevo proveedor para preparar el programa para la implantación y establecer un plan de formación adecuado.

Si das con un software adecuado y logras que tu equipo esté en sintonía con el cambio, ¡el éxito está asegurado!

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