¿Cuánto tiempo llevas utilizando tu programa de gestión actual? ¿Satisface tus necesidades actuales? ¿Necesita ser reemplazado?
Estas son buenas preguntas que deberías plantearte, pero, ¿sabes con toda certeza que necesitas sustituir tu ERP actual? Para la mayoría de empresas, las señales no son tan obvias a menos que te plantees algunas preguntas o se las hagas a tus empleados. La mayoría de empresas tienden a sobrevivir con el programa de gestión que utilizan y a aceptar el día día como la norma. Es habitual acostumbrarse a un ERP y adaptar el trabajo a sus capacidades.
Todos los programas de gestión terminan deteriorándose. El problema puede surgir por la programación de dicho software, pero la mayoría de veces lo que sucede es que las empresas crecen y sus necesidades exceden las capacidades del ERP. El crecimiento y la expansión a nuevos mercados suelen ser los principales motivos para hacer el cambio, aunque es posible que tu sistema ERP actual no se haya mantenido al día con las necesidades del mercado.
Realmente, las razones no son lo más importante, el verdadero problema surge cuando no sabes distinguir las señales que te indican que necesitas un cambio. Si esperas hasta que llegue el momento en el que tu ERP te impida ser competitivo en tu sector, entonces ya será demasiado tarde. Si evalúas constantemente el funcionamiento de tu software de gestión y te anticipas a los cambios, entonces serás capaz de mantenerte a la cabeza de la carrera y de seguir siendo competitivo.
Sin embargo, la decisión de reemplazar tu actual ERP no es una cuestión de blanco o negro. Algo que puedes hacer para asegurarte en todo momento que tu ERP sigue adaptándose a tus necesidades es preguntarte de forma regular qué funciona y qué no funciona tan bien en tu objetivo de mejorar tu competitividad. Si sigues estas pautas, serás capaz de determinar cuándo necesitas cambiar y qué nuevas funcionalidades requerir en tu software de gestión.
A continuación te dejamos 7 señales de que necesitas sustituir tu ERP actual y que te pueden servir de base para elaborar tu checklist periódico:
1) Tu proveedor te está fallando
Esta es, probablemente, la señal más fácil de detectar de que necesitas reemplazar tu software de gestión actual. También es la que requeriría una reacción más urgente por tu parte.
Si tu proveedor no está actualizando el ERP de forma regular y no es está dando un soporte técnico adecuado, podría ser una señal de que está sufriendo dificultades financieras o de que ha decidido que su software de gestión ya no es competitivo en el mercado. Si este es el caso, tienes que hacerte a la idea de que el cambio no es opcional.
Si no estás recibiendo el soporte adecuado, pero el producto parece sólido y sigue siendo competitivo, quizás podrías plantearte buscar otro proveedor que pudiera encargarse del software. Estás en tu derecho de mantener tu ERP actual, y siempre que puedas encontrar a alguien que sea capaz de encargarse de su mantenimiento, no deberías desecharlo por completo. Esto no quiere decir tampoco que tengas que descartar la idea de buscar otro software de gestión. Quizás sea la oportunidad para empezar a buscar una alternativa.
2) Tu actual sistema no se adapta adecuadamente a las necesidades de tus clientes
La clave del éxito de un negocio es que sea capaz de atraer potenciales clientes y convertirlos en clientes. Y no solo, eso, sino que necesitas poder mantener esa relación a largo plazo.
Debes cumplir las expectativas de tus clientes para que continúen trabajando contigo. Tu software de gestión debería proveerte la información y las herramientas que te permitirán conceder a tu cliente la mejor experiencia posible. Si tu ERP no es capaz de satisfacer las necesidades de tus clientes adecuadamente, es un indicador de que necesitas llevar a cabo un cambio.
3) Necesitas competir en una nueva industria
Puede darse el caso de que estés expandiéndote a nuevos mercados o industrias y de que tu actual ERP no contenga herramientas que requieres de forma imperativa.
Aquí tienes dos opciones: o bien amplías las funcionalidades de tu actual ERP, o bien buscas otro que se adapte mejor a tu situación actual.
Si tu actual proveedor ofrece la posibilidad, puedes contratar nuevos servicios o módulos de tu ERP que contemplen tus nuevas necesidades. O quizás te ofrezca programación a medida para suplir esas carencias. Si esto no es una posibilidad, o simplemente no te interesa seguir trabajando con el mismo software porque el cambio va a ser demasiado grande, es cuando deberías empezar a investigar y consultar nuevas opciones.
En cualquier caso, sea cual sea tu enfoque, necesitas tomar acción de forma obligatoria, puesto que no deberías realizar ningún movimiento en esa nueva industria o mercado a menos que tu ERP esté completamente preparado para ello.
4) Te ves incapaz de realizar tareas de forma efectiva y eficiente
Si, por ejemplo, recibes un pedido de un cliente para uno de tus productos o servicios, ¿cómo registras, monitorizas y completas ese pedido y cómo lo haces asumiendo el menor coste posible? Aquí es cuando entran la efectividad y la eficiencia. Necesitas darle a tus clientes lo que necesitan: productos y servicios a un precio adecuado, en un plazo adecuado, con calidad y comunicación adecuados. También necesitas completar ese pedido de la manera más eficiente posible.
Tu ERP debería ayudarte a satisfacer las necesidades de tus clientes (efectividad) y ayudarte a completar la transacción al menor coste posible (eficiencia).
Si detectas que te lleva demasiado tiempo completar tus tareas empresariales, es el momento de buscar un nuevo sistema de gestión que se enfoque tanto a la efectividad como a la eficiencia.
5) Tus empleados se ven obligados a realizar tareas manuales para completar su trabajo
Los programas de gestión o ERPs deberían ayudar a las personas a realizar su trabajo de forma más eficiente, pero no siempre es el caso.
En muchos casos los trabajadores deben recurrir a tareas manuales, lo cual es inherentemente ineficiente e inefectivo.
Cuando evalúes tu software de gestión, identifica cada una de las tareas que, actualmente, tú o tus empleados realizáis de forma manual. Determina entonces si esa tarea podría ser solventada con una solución informática y, si la respuesta es afirmativa, busca cómo integrarla en tu ERP actual o considera otras opciones de gestión de las que existen en el mercado.
6) No estás aprovechando la tecnología que existe actualmente
Las capacidades tecnológicas y funcionales de los software de gestión han crecido significativamente durante los últimos años.
Si te ves en la situación de que tu ERP no soporta nuevas funcionalidades, o de que sí lo hace pero no las has adoptado todavía, puede que necesites plantearte un cambio.
Por supuesto, que existan esas nuevas herramientas o funcionalidades, no quiere decir que tengas que incorporarlas. Cuando evalúes tu actual ERP pregúntate si necesitarías cambiarte a la Nube, o acceder al programa desde cualquier dispositivo y lugar, o colaborar con empleados o incluso clientes, o empezar a utilizar la gestión de tareas…
De nuevo, es necesario que te pongas en una situación de aprendizaje para que entiendas cuáles son estas nuevas posibilidades técnicas y funcionales y decidas si pueden serte útiles. No caigas porque sí en lo último o en lo más nuevo. Plantéate a ti mismo y a tus empleados si cada uno de estos cambios son lógicos, económicos y si ayudarán a mejorar la eficiencia o efectividad.
7) Utilizas sistemas incomunicados
Si la gestión de tu negocio depende de distintos sistemas que no se comunican entre ellos de forma efectiva, es el momento de que consideres deshacerte de todos ellos y buscar un sistema integrado.
Forzar a tus empleados a invertir su tiempo en transferir datos de un sistema a otro, supone una pérdida de tiempo y una reducción de la eficiencia.
Los sistemas ERP actuales deberían ser capaces de integrar soluciones de contabilidad, facturación, análisis financiero… así como funcionalidades CRM, marketing, ventas y otros aspectos como la gestión del inventario, la fabricación, la gestión de proyectos o el servicio técnico… Importar esta información de forma manual entre distintos sistemas es tedioso y obsoleto, y, sin duda, una de las más claras señales de que necesitas sustituir tu ERP actual.
En conclusión, tu ERP no va a fallar estrepitosamente. Tu software de gestión procesa transacciones y genera informes de la misma manera en que lo hacía la primera vez que lo instalaste. Sin embargo, sí es habitual que termine fallando a la hora de permitir a las empresas completar procesos clave, competir efectivamente en su mercado y generar informes adecuados que soporten la toma de decisiones.
Tus empleados son quienes hacen que tu empresa sea rentable, pero necesitan ayuda. Tu ERP les proveerá de herramientas e información que necesitan para sobresalir. El sistema no hace nada por sí solo. Ayuda a los empleados a realizar su labor de forma más eficiente y a tomar decisiones estratégicas seguras y respaldadas.
Si tú quieres sobresalir, tu ERP debe sobresalir. En lugar de esperar a que aparezcan problemas serios, adopta un enfoque proactivo que te permita identificar qué necesitas hacer para sobresalir y cómo tu software de gestión debería, de forma específica, ayudarte a ti, a tus empleados y a tu empresa.
Si una empresa no se organiza con una orientación al éxito, un nuevo ERP no va a servir para nada. La decisión de reemplazar un sistema de gestión anticuado, o de actualizarse a una versión más potente, debería ser apoyada por todos los miembros de la empresa, y no solo por unos pocos ejecutivos desinteresados. Sin este compromiso total, el proceso de selección del nuevo software fracasará.
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