Si has llegado a esta entrada es posible que acabes de montar tu propia empresa o que ya la tengas, pero estés planteándote informatizarla para rentabilizar mejor tus recursos. Sin duda, a estas alturas, es una decisión acertada. El problema es que existen tantos programas informáticos para empresas en el mercado que es difícil seleccionar aquellos que puedan ser realmente útiles para ti y tu negocio.
Vas a encontrar programas informáticos para empresas que cubren cientos de necesidades diferentes. Y no, no necesitas todos ellos ni de lejos.
Hoy quiero contarte, a rasgos generales, qué es lo que el mercado tiene que ofrecerte en cuanto a software para empresas y qué tener en cuenta para determinar qué es lo que realmente necesitas.
Programas informáticos para empresas: ¿qué software necesito?
ERP o Programa de gestión
Este primer puesto no es casual. Mi honesta opinión es que un ERP, o lo que es lo mismo, un programa de gestión, es uno de los software más relevantes para una correcta y rentable gestión empresarial. Si tuviera que escoger entre las opciones de programas informáticos para empresas, sin duda escogería el ERP como primera opción.
¿La razón? Te va a ayudar en todas las áreas de tu negocio que requieran de una gestión y organización:
- Te permite controlar toda la parte de la facturación, emitir todo tipo de documentos (presupuestos, albaranes, pedidos, abonos…) y gestionar todo tipo de cobros y pagos.
- Podrás llevar una base de datos organizada de tus clientes, proveedores, contactos, artículos, servicios…
- Si necesitas llevar un control de tu inventario existen soluciones ERP, como la que ofrecemos en Aplimedia, que te permite gestionar tu almacén o almacenes cómodamente y al detalle.
- También es bastante interesante que escojas un software de gestión que incorpore funcionalidades específicas a tu sector u actividad, como puede ser la gestión del servicio técnico, el control de obras y proyectos, funcionalidades TPV, control de la fabricación, gestión de viajes, y un largo etcétera.
Como verás, todas estas necesidades son comunes a, me atrevería a decir, el 100% de las empresas.
Mi consejo es que escojas un software de gestión en la Nube que, además, te permite llevar toda esta gestión con agilidad, en cualquier dispositivo y estés donde estés.
Software CRM
Un software CRM ya es algo más específico y se orienta a aquellas actividades destinadas a mejorar la relación con los clientes que ya tenemos y mejorar las oportunidades de captar nuevos clientes. Por algo sus siglas corresponden a Customer Relationship Management, o, lo que es lo mismo, Gestión de la Relación con los Clientes.
Normalmente integra funcionalidades correspondientes a diversos apartados o departamentos de la empresa: ventas, marketing y soporte.
Así, las herramientas que pone a tu disposición un CRM te van a permitir, entre muchas otras cosas, mejorar las posibilidades de cerrar un trato con un cliente, gestionar visitas y llamadas o realizar campañas de captación o fidelización.
Existen múltiples opciones en el mercado orientadas a todo tipo de empresa, si bien es cierto que las soluciones más complejas normalmente se enfocan a empresas grandes organizadas en departamentos y equipos de un número considerable.
Esto no quiere decir que, si tu empresa es más bien pequeña, no puedas beneficiarte de las funcionalidades que pone un CRM pone a tu disposición, pero probablemente no necesites la opción más cara del mercado. Hoy en día, muchos proveedores de ERP integran funcionalidades CRM en tu software de gestión que pueden ser más que suficiente para PYMES.
Programa de contabilidad
La necesidad o no de un programa de contabilidad o software contable va a depender de si tienes un departamento o persona que se encarga de llevar la contabilidad en tu propia empresa o de si, por el contrario, tienes contratados los servicios de una asesoría que lleve tu contabilidad.
En el primer caso, necesitas contar con un software contable que te facilite el trabajo y reduzca el tiempo invertido. En cambio, si trabajas con una asesoría, solo tienes que preocuparte de hacerle llegar la documentación que te requiera, por lo que no necesitas contratar un programa de contabilidad.
En mi opinión, es interesante que tu ERP enlace con tu software contable o, en su defecto, el software contable que utilice tu asesoría. En nuestro caso, nuestro programa de gestión Secre lleva la contabilidad por debajo, de modo que puedes importarla a tu programa de contabilidad (o mandarle el fichero a tu asesor) y así ahorrarte el tedioso trabajo de picar datos manualmente. La clave está en buscar una integración lo más fluida posible para ahorrar tiempo y dinero en todas las áreas de tu negocio.
Programa de recursos humanos
Si tu negocio ya tiene ciertas dimensiones y cuentas con un departamento de recursos humanos, es interesante que le pongas las cosas más fáciles con un programa de recursos humanos que permita una gestión eficiente de los trabajadores, sus nóminas, vacaciones, ausencias, bajas, contratos…
De nuevo, muchas empresas optan por externalizar este tipo de trabajo y encomendárselo a una asesoría, por lo que, si este es tu caso, sin duda no necesitas un programa de recursos humanos. Pero si has asumido la gestión de tus recursos humanos no es mala idea que investigues las opciones de las que dispones en el mercado e inviertas en la que mejor se adapte a tu caso.
Programas de seguridad
Dependiendo del tipo de soluciones que escojas para los programas informáticos para empresas que te he mencionado en esta lista, es posible que debas considerar programas orientados a la seguridad de tus datos.
Me explico, y voy a utilizar como ejemplo nuestro programa de gestión para hacerme entender. Nosotros comercializamos dos opciones de nuestro ERP: en local y en la Nube. Cuando un cliente utiliza el programa en local la información se almacena en su propio ordenador o servidor, por lo que él/ella es responsable de la seguridad e integridad de sus datos. Sin embargo, contratar nuestros servicios en la Nube implica que nosotros almacenamos los datos de nuestros clientes y, por lo tanto, que nosotros somos los responsables de tomar las medidas de seguridad pertinentes (como las copias de seguridad diarias y los sistemas de protección de nuestros servidores).
Si tu caso es el primero y tú eres el encargado/a de almacenar y proteger tus propios datos, deberías considerar hacerte con un software para realizar y restaurar copias de seguridad, de modo que, si sufres algún problema técnico o algún ataque informático, siempre tengas una copia de tu información que restaurar.
Ten en cuenta que muchos de los datos que gestionas con este tipo de soluciones informáticas (como puede ser un ERP o un programa de contabilidad) son vitales para el funcionamiento correcto de tu empresa. Perder estos datos puede suponer grandes pérdidas de tiempo y dinero para tu empresa, por lo que te recomiendo no subestimar la protección y seguridad de tu información y tomar medidas al respecto.
Software para Call Center
Si una buena parte del trabajo del día a día de tu empresa consiste en realizar y recibir llamadas (si por ejemplo realizas telemarketing, televenta, encuestas, atención al cliente…), existen programas informáticos en el mercado orientados a la gestión de tu Call Center.
Este tipo de software te permite gestionar correctamente las llamadas y operadores y realizar una correcta y exhaustiva monitorización para optimizar los resultados.
Sin duda es una solución que valoraría implementar si el volumen de agentes y acciones telefónicas a realizar ya se ha convertido en algo difícil de gestionar sin una solución informática específicamente desarrollada para ello.
Por supuesto, existen muchísimos tipos de programas informáticos para empresas, y muchos más de los que te he mencionado en esta entrada, pero, a rasgos generales, creo que esta lista contiene los más utilizados por las empresas en España y los más importantes para una correcta gestión y organización.
Si tu caso es muy particular y tu negocio tiene necesidades muy concretas, es posible que necesites un desarrollo a medida para tu caso, pero por lo general, la mayor parte de las empresas, sobre todo si se trata de PYMES, pueden funcionar perfectamente con una, dos o tres de las soluciones que te he mencionado.
Y, por supuesto, si esta lista de programas informáticos para empresas te ha resultado útil y te ha ayudado a percatarte de que algunas de tus necesidades podría beneficiarse de una solución ERP, no dudes en contactar con nosotros para que te ayudemos a decidir si Secre es el programa de gestión para PYMES que necesitas.
En Aplimedia llevamos más de veinte años dedicados al desarrollo del programa de gestión para PYMES líder en el País Vasco: Secre. Una solución económica y extremadamente completa que contempla las necesidades de PYMES de muy diversos sectores. ¿Quieres averiguar si Secre es el ERP para tu empresa? Contacta con nosotros sin compromiso y valoraremos tu caso.
