Escoger e implantar un software de gestión es un proceso que no hay que tomar a la ligera. El programa informático con el que gestionamos nuestra empresa es una herramienta fundamental que, bien utilizada, supone un importante ahorro en tiempo y recursos. Por eso debemos invertir tiempo y reflexionar antes de tomar una decisión precipitada que puede no ser la más acertada.
En Aplimedia llevamos más de 25 años desarrollando e implantando soluciones informáticas de gestión empresarial y, a lo largo de todo este tiempo, hemos detectado varios errores que muchas empresas cometen a la hora de escoger el software ideal para su gestión. Así que hoy te traemos los errores al elegir un software de gestión más comunes, para que tomes una decisión acertada y logres una implantación sencilla y lo más rápida posible.
Elegir un software demasiado complejo o demasiado simple
Sí, es importante que el software ERP que escojamos sea intuitivo y lo más sencillo de manejar posible, pero no debemos confundir la facilidad de uso con la simpleza. Debes dar con ese software que reúna las prestaciones y utilidades necesarias para tu empresa y al mismo tiempo ofrezca una interfaz lo más sencilla posible.
Muchas empresas se decantan por programas de gestión muy simples que se quedan cortos en prestaciones por motivos meramente económicos, y lo que termina sucediendo es que el programa no termina de cubrir las necesidades de la empresa. Este enfoque no es el más óptimo, el objetivo de un ERP es automatizar tareas y simplificar al máximo las operaciones, pero si no integra todas las necesidades de la empresa no estaremos sacando el máximo potencial a la inversión.
Asimismo, tampoco debemos caer en el error de escoger un software muy complejo con innumerables prestaciones y difícil manejo solamente por el «más es mejor». Esto solo dificultará el aprendizaje y el día a día con el programa.
¿La clave? Ten muy claro desde el principio qué prestaciones y utilidades debe contemplar el ERP y establece un orden de prioridades. Después trata de dar con la solución que más se acerque a esos requisitos, dentro de tu presupuesto y sin perder de vista su facilidad de uso y aprendizaje.
Elegir un software anticuado
Este es otro error que también suele tener detrás motivos económicos. Escojo un software de gestión anticuado, sencillo pero que, a priori, parece contemplar todas mis necesidades, ¿qué problema puede haber?
Un software anticuado puede ser suficiente para sacar adelante el trabajo, pero, sin lugar a dudas, no contribuye en lo más mínimo a la competitividad de la empresa y, probablemente se quede tan obsoleto a medio plazo que necesite ser reemplazado, con la consecuente nueva inversión en tiempo y dinero.
No es necesario que vayas a por lo último del mercado, pero sí es interesante que te asegures de que incluye ciertas características. Por ejemplo, nosotros te recomendamos que optes por soluciones en la Nube y que te asegures de que contempla la facturación electrónica, ciertas utilidades CRM para la gestión comercial o aplicación móvil para gestiones en movilidad. Estos detalles potenciarán al máximo tu eficiencia y la satisfacción de tus clientes.
Elegir un software que no se actualiza
Si hay un error peor que escoger un software anticuado, es escoger un software que los desarrolladores han dejado de actualizar. El fracaso está asegurado.
Los software de gestión deben evolucionar con la sociedad, los cambios tecnológicos, nuevas normativas legales o fiscales… En un momento u otro aparecerán nuevas utilidades que tu software de gestión deberá incluir sí o sí, y si no hay un equipo de desarrolladores detrás la única opción será una nueva implantación.
Lo más habitual es que, cuando las empresas implantan un programa de gestión, quieran mantener dicho sistema cuanto más tiempo mejor. Nuestro consejo es que, no solo valores el programa en sí, valora también qué empresa hay detrás, cuál es su pronóstico de futuro y qué garantías te ofrece.
No dar la importancia necesaria a la implantación y aprendizaje
Pongamos que ya has dado con ese programa de gestión ideal para tu empresa, ya has formalizado el contrato y ya está instalado en todos los equipos de tu oficina. ¿Ahora qué?
Muchas empresas cometen el error de pensar que ahí termina el proceso, que al día siguiente ya pueden llegar a la oficina y ponerse a trabajar con su nuevo software. La realidad es bien distinta. El proceso de adaptación y aprendizaje del nuevo sistema es probablemente la parte más costosa de una implantación, especialmente para aquellas empresas que ni siquiera trabajaban con un software previamente.
Debemos darle la importancia que se merece a la formación y destinar suficiente tiempo y recursos a esa adaptación. Es la única forma de garantizar que la inversión resulte rentable, porque muchas veces estas implantaciones fallidas resultan en la vuelta al sistema anterior o la búsqueda de una nueva solución.
Además, debes tener en cuenta que la implantación de un software también conlleva un trabajo y unos plazos por parte de tu proveedor, así que sé realista y establece un calendario de implantación que te veas capaz de cumplir.
No tener a tu proveedor de software cerca
De acuerdo, quizás esto es más una sugerencia que un error, pero sin duda es un factor interesante a la hora de lograr una implantación exitosa.
Si tu proveedor está cerca lo tendrás mucho más fácil a la hora de organizar formaciones presenciales, reuniones para hablar sobre la implantación, la personalización del software, las necesidades de tu empresa…
La cercanía es un plus: sin duda no es imprescindible para que la implantación sea un éxito, siempre prevalecen las prestaciones del software y el servicio de tu proveedor, pero sus ventajas son un añadido que te facilitará mucho la adaptación y el día a día con tu nuevo programa.
No pedir referencias
¡Cuántas implantaciones fallidas se habrían evitado pidiendo referencias!
Si has seleccionado varios potenciales proveedores, solicítales que te den referencias de empresas similares a la tuya que utilizan su software. Si es posible, es interesante que contactes con ellas para que te cuenten si el software cumple sus expectativas o si el servicio postventa y soporte son adecuados.
Cuando llegamos a la página web de un potencial proveedor, o vemos sus anuncios, no estamos obteniendo una visión completa de lo que vamos a obtener. Como es evidente, como empresas, todos queremos proyectar la mejor imagen. Por eso la experiencia de otros usuarios del software es tan valiosa y puede ser un factor determinante para tomar una decisión.
No cambiar de software por exigencia de algún empleado
Otro error más habitual de lo que pueda parecer a priori es ceder a las exigencias de un empleado, que no quiere hacer el esfuerzo de adaptarse a un nuevo sistema de gestión o tiene miedo a ser reemplazada por él.
A veces los empleados se acostumbran a gestionar la empresa de determinada manera, que no siempre tiene por qué ser la más eficiente o la más óptima. Cuando se les plantea el cambio algunos son reacios y tratan de convencer a la persona responsable de mantener el sistema antiguo por no aprender un nuevo programa o, muchas veces, por miedo a que el programa facilite tanto su tarea que le empiece a sobrar tiempo y deje de ser tan imprescindible para la empresa.
Ese miedo es natural y el papel de la empresa es el de tranquilizar al empleado y hacerle ver que la herramienta precisamente busca facilitar su día a día y dejarle más tiempo para dedicar a tareas más rentables para la empresa.
Por supuesto, no estamos sugiriendo que no haya que tener en cuenta el punto de vista del empleado. Para nada, de hecho escuchar a los empleados, especialmente a aquellos que van a trabajar con el programa, es muy importante y de gran ayuda para encontrar el software ideal para la empresa. Pero hay que saber diferenciar entre un empleado crítico o exigente de uno que es reticente por comodidad o por miedo.
Como hemos mencionado anteriormente, tras más de 20 años de experiencia trabajando con empresas de todos los sectores y tamaños, esta es nuestra lista de los 7 errores al elegir un Software de Gestión más comunes.
Y tú, ¿has cometido alguno de estos errores?¿añadirías algún otro? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
Secre es el programa de gestión para PYMES desarrollado por la empresa vasca Aplimedia. Se trata de una solución económica y completa para pequeñas empresas que cuenta con soluciones sectoriales para adaptarse a la perfección a negocios de todo tipo de sector. Ofrece servicios de programación a medida sobre Secre para una completa personalización del software. Contacta para recibir más información y plantear tus dudas sin ningún tipo de compromiso.
