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Crear un presupuesto desde el módulo de Proyectos

Cuando trabajas con proyectos en Secre, tienes dos posibilidades a la hora de hacer los presupuestos: por una parte puedes hacerlos desde el propio módulo de proyectos y, por otra parte, los puedes hacer desde el módulo de Ventas.

La ventaja de hacerlo desde el módulo de Proyectos es que el programa calculará el total de tu presupuesto en base a la estimación de costes que introduzcas. Por eso, si no tienes un precio claro o fijo para el proyecto que vas a presupuestar, hacerlo desde el módulo de proyectos es la manera más efectiva y rigurosa.

Necesitarás partir de un cliente ya creado. Si no sabes cómo dar de alta un cliente sigue este tutorial: Cómo dar de alta un cliente

Paso 1:

Desde la pantalla principal del programa navega a al apartado Proyectos:

Para seleccionar el cliente al que le vamos a hacer el presupuesto, haz click en el icono de la hoja en la barra superior «Nuevo Proyecto«. También puedes navegar a Proyecto>Nuevo. Se te abrirá un cuadro donde seleccionar el cliente. Puede sutilizar los distintos campos de la izquierda para buscarlo en tu base de datos.

Una vez tengas seleccionado el cliente, ponle al proyecto, en el campo «Título Proyecto» el título que consideres que lo representa y guarda los cambios. 

En este caso, vamos a poner de ejemplo la reforma de un baño.

Paso 2:

Ahora que ya tenemos el proyecto creado, vamos a crear su estructura. Un proyecto puede estar desglosado en tantas partidas como necesites. Por ejemplo, si hablamos de la reforma de un baño, podríamos tener la partida «Ducha», «Lavabo, «Inodoro», «Paredes», «Suelo»…

Para desglosar esta estructura, pincha en el botón «Estructura del Proyecto» en la barra superior:

En la pantalla de la estructura del proyecto puedes ir introduciendo los diferentes capítulos o secciones que van a componer tu proyecto. En el campo Concepto introducirías el nombre de esa partida, y en el campo justo debajo puedes describirlo. En nuestro ejemplo de la reforma del baño, un capítulo podría ser «Fontanería» y otro «Albañilería». Puedes también introducir el número de unidades y la unidad de medida que corresponda (pueden ser unidades, pero también pueden ser metros cuadrados, lineales, litros, etc.), te será de utilidad si vas a introducir mediciones posteriormente.

Ves creándolos y guardándolos con el disquette para que te aparezcan abajo:

Puedes también crear subcapítulos utilizando las flechas de la barra superior. El proceso es el mismo que para crear un capítulo: rellenar el concepto – también puedes rellenar la descripción – y guardarlo con el disquette. Cuando ya te aparezca abajo en la estructura, utiliza las flechas de arriba y abajo para colocarlo debajo del capítulo al que corresponde, y la flecha a la derecha para indicar que se trata de un subcapítulo. Cuando lo tengas, guarda de nuevo los cambios y verás cómo el programa lo convierte en subcapítulo.

Paso 3:

Una vez creada esta estructura tenemos que hacer la previsión de los gastos que el proyecto nos va a suponer. Para ello introduciremos los gastos que esperamos tener en cada uno de los capítulos y subcapítulos.  

Para introducir esa estimación de gastos, haz doble click sobre el capítulo o subcapítulo que corresponda. Se te abrirá un cuadro con varias opciones de las que seleccionar. Vamos a verlas todas:

  •  Personal/Mano de Obra. Aquí introducirías las horas que prevees que los empleados dediquen a cada uno de los capítulos o subcapítulos. Ten en cuenta, por una parte, que tendrás que tener ese empleado dado de alta en el programa (puedes hacerlo siguiendo el tutorial: Cómo dar de alta un empleado), y por otra, que si ya has seguido los pasos para introducir el Coste/Hora de cada empleado (puedes ver cómo hacerlo en este otro tutorial: Dar de alta a los empleados de un proyecto), te aparecerá ahora por defecto y te hará los cálculos en función de las horas que estimas que dedique al capítulo o subcapítulo, aunque tienes la opción de modificar el coste hora manualmente.
  •  Máquinas. Para introducir la previsión de horas para una máquina los pasos son parecidos a los de «Personal/Mano de obra». Podrás seleccionar la máquina del desplegable siempre que ya la hayas dado de alta en el programa, y el cálculo se realizará en función del Coste/Hora que introdujeras en el momento de darla de alta. Si todavía no lo has hecho puedes seguir el tutorial Cómo dar de alta máquinas.
  • Material. Para introducir previsiones de gastos de material haz click en el icono «123» a la derecha de «Material» para abrir tu base de datos de artículos y seleccionar los que vayas a usar en el proyecto. El programa cogerá el último precio al que compraste ese material, y podrás también introducir la cantidad que vas a necesitar.
  • Proveedores. Aquí introduciríamos las partes del proyecto que vamos a subcontratar, con el precio que nos haya presupuestado nuestro proveedor. Simplemente pincha en el icono a la derecha del campo «Proveedores» para desplegar tu lista de proveedores (tendrá que estar dado de alta en el programa) y escoger el que corresponda.  
  • Otros gastos. En este campo puedes seleccionar todo tipo de gastos que quieras asociar al proyecto pero que no correspondan a ninguno de los apartados anteriores, como por ejemplo podrían ser seguros, dietas… Estos gastos tendrás que haberlos dado de alta previamente desde la pantalla principal Herramientas>Tablas Auxiliares>Conceptos Ingresos y Gastos.

Una vez ya has hecho la previsión completa de gastos en todos tus capítulos y subcapítulos podrás ver la suma total a la derecha, en «Suma de costes«:

Paso 4:

Una vez ya tenemos la previsión completa de los costes que nos va a suponer este proyecto, tendremos que añadirle nuestro beneficio para completar el presupuesto que le haremos llegar al cliente.

Para ello haz click en el botón «Visualizar nuestro presupuesto«:

Te aparecerá una nueva pantalla donde puedes ver las partidas que has creado con el coste que hemos introducido para cada una de ellas. Ahora de lo que se trata es de introducir nuestro presupuesto. 

Haz doble click sobre cada una de las partidas para indicar el beneficio que quieres sacar. Puedes introducir un margen de beneficio aumentando o disminuyendo el porcentaje con el «+» y «-» a la derecha de «Beneficio%» o, si lo prefieres, puedes introducir manualmente la cifra a la que vas a presupuestarle esa partida a tu cliente en el campo «Precio Venta total«:

Cuando ya hayas añadido tu beneficio a cada una de las partidas, ya podrás ver el total de tu presupuesto arriba. Te aparecerá también desglosado la suma de los gastos previstos y el beneficio esperado

Paso 5:

Ya solo queda enviar el presupuesto al cliente y esperar a que nos de una respuesta. Para enviarlo, desde la misma pantalla de visualización del presupuesto, ve a Imprimir>Imprimir Presupuesto. Podrás enviárselo directamente por correo electrónico haciendo click en el buzón siempre que hayas configurado previamente tu e-mail (puedes seguir este tutorial si todavía no lo has configurado: Cómo configurar el e-mail en Secre).

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