Software a medida: ¿tu empresa lo necesita?

Hazte las preguntas adecuadas

El primer paso para determinar si un software a medida es lo que tu empresa necesita es plantearte las preguntas adecuadas:

• ¿Qué tareas de gestión en mi negocio podrían ser más eficientes si se informatizaran?
• Estas tareas, ¿son muy específicas a mi negocio o son bastantes comunes a las empresas de mi sector?
• Si estas tareas son muy específicas y no están contempladas en la mayoría de softwares de gestión, ¿puedo cambiar mi forma de trabajar para adaptarlas al «estándar»?
• Si no estoy dispuesto/a a cambiar mi forma de trabajar, ¿cómo de compleja es la customización que necesito?
• ¿Dispongo del presupuesto para afrontar los costes de la programación de un software a medida?

Si has respondido honestamente a estas preguntas, probablemente ya te hagas una mejor idea de qué tipo de solución necesita tu empresa.

¿Qué tipo de empresas suelen necesitar software a medida?

El tipo de empresa que suele requerir un ERP a medida es, por lo general, una empresa grande con procesos muy complejos y cientos o miles de operaciones diarias.

La realidad de las empresas en España es bastante diferente. Los datos que la Seguridad Social compartió en 2018 revelan que, de un total de casi 3 millones de empresas en España, casi la mitad son autónomos, y la otra mitad PYMES. De esas PYMES, más de un millón son Microempresas con 9 o menos empleados, unas 150.000 son empresas pequeñas (de 10 a 49 empleados) y unas 23.000 son empresas medianas (de 50 a 249 empleados). Sólo unas 4.500 son empresas grandes.

Así que, solo por estadística, lo más probable es que tu empresa se englobe dentro de las PYMES y que sus necesidades de gestión no sean tan complejas.

Esto no quiere decir que no vayas a necesitar programación a medida en algún momento, o que no la necesites ahora mismo. Pero quizás es suficiente con que trabajes con una empresa de desarrollo de software flexible que te de la posibilidad de introducir cambios a medida dentro de su solución estándar.

En nuestra experiencia con cientos de PYMES, la mayoría de pequeñas y medianas empresas pueden trabajar perfectamente con una solución de gestión estándar como la que comercializamos en Aplimedia y solicitando puntualmente algún cambio o programación menor.

¿Cuánto puede costar un software a medida para mi empresa?

Como es evidente, la respuesta a esta pregunta va a depender en gran medida de lo que necesites y de la complejidad.

Si hablamos de un software a medida programado desde cero las cifras probablemente se aproximen a los cientos de miles de euros. Pero si contratas una solución estándar y pides un par de cambios menores, es probable que no hablemos de más de 1.000 o 2.000€. O puede que menos. Todo dependerá del número de horas necesarias para programar dichos cambios.

En cualquier caso, si consideras que esa programación a medida va a suponer una gran ventaja en el día a día de tu gestión, debes contemplarlo como lo que es: una inversión. Haz los cálculos: si al final del año esa programación va a suponer un ahorro considerable de tiempo y costes, entonces es, sin duda, dinero bien invertido.

Riesgos de decantarte por un software a medida

Las soluciones que vas a obtener gracias a la programación de un ERP a medida desde cero no son genéricas o estándar y, por lo tanto, el diseño inicial de dicha solución va a requerir una gran inversión en tiempo y dinero.

Para conseguir que el producto final cumpla tus expectativas y cubra tus necesidades es necesario que contrates los servicios de una empresa de desarrollo de software de confianza y con experiencia. Tu contacto con la empresa debe ser frecuente, puesto que, conforme avanza el proyecto, el programador o programadores irán entendiendo mejor el sistema. Es importante, por lo tanto, que dicha empresa sea de fiar y que la comunicación fluya correctamente.

¿Cuáles son, por lo tanto, los riesgos?

Por un lado, que esa inversión caiga en saco roto por una mala comunicación con la empresa desarrolladora o el programador. Si la persona encargada de desarrollar tu software a medida no es capaz de comprender e interiorizar tus necesidades, difícilmente el producto final va a cumplir tus expectativas. De ahí la importancia de escoger correctamente la empresa proveedora.

También es posible que dicha programación se lleve a cabo correctamente, pero no se realice una correcta implantación del software. Y es que la formación en el uso del programa a medida y su implantación es un proceso que también va a ser largo y costoso, sobre todo cuantos más usuarios vaya a tener. Aquí es, de hecho, donde muchas empresas fallan. Por ello es necesario que te asegures desde el principio de haber hablado con la empresa desarrolladora de software sobre todo lo referente a la formación del programa.

¿Cómo escoger una empresa de desarrollo de software para tu ERP a medida?

Tanto si vas a requerir un software a medida desde cero, como si solo vas a querer implementar algunos cambios sobre una solución genérica o estándar, es importante saber escoger correctamente a tu proveedor. Pero si es la primera vez que afrontas un proyecto de este tipo, puede ser una tarea compleja.

En primer lugar, debes determinar cuál es tu presupuesto, puesto que, posiblemente, vaya a determinar a qué solución puedes aspirar y qué proveedores están a tu alcance. Cuando les pidas presupuesto asegúrate de obtener un desglose del mismo y de informarte sobre las condiciones en cuanto a formación o soporte. Es posible que ese presupuesto inicial no lo incluya y se trata de dos aspectos esenciales para una correcta implantación.

Si vas a decantarte por una solución estándar a la que se le van a realizar algunos cambios a medida, pídele al proveedor que te realice una demo del software, aunque sea en su versión estándar sin cambios. Así te asegurarás de que el producto del que partes ya satisface en gran medida tus necesidades. Probablemente muchas empresas te ofrecerán probar el programa gratuitamente, aunque mi recomendación es que optes porque sean ellos quien te enseñen el programa, al menos en primera instancia.

También es importante que no te conformes. Busca distintas opciones y explícales tu caso para tantear qué soluciones te aportan, qué presupuesto te ofrecen y, lo más importante, qué impresión te dan. No es mala idea que les pidas referencias de otros clientes a los que les han realizado trabajos similares e incluso que contactes con estos últimos para conocer su experiencia con la empresa de desarrollo de software. Internet es una gran herramienta y te puede ser de mucha idea a la hora de investigar la reputación de la empresa en cuestión.

Asegúrate que las empresas que selecciones sean accesibles. La cercanía física puede ser una ventaja, aunque es cierto que, gracias a Internet, contamos con múltiples herramientas que facilitan el trabajo y reuniones a distancia. Por esa razón, a día de hoy, no es muy común que un técnico se desplace a tu oficina cada vez que tienes una incidencia ni aunque trabaje a 500 metros de ti. Como mínimo, la empresa o programador que selecciones debería ser fácil de contactar ya sea por teléfono, correo electrónico, chat…

Conclusiones finales

Siendo honestos, mi recomendación es que, si puedes evitar la programación a medida, lo hagas. Mantén la mente abierta: normalmente es preferible que tu empresa realice algún cambio en la manera en que lleva a cabo su gestión antes que contratar un software a medida que se adapte al 100% a tu forma de trabajar. Puede que incluso te sorprendas al descubrir formas más eficientes de solucionar ciertas tareas y que ya estén incluidas en soluciones de gestión estándar. Los riesgos y la inversión serán mucho menores y la mayoría de empresas pueden trabajar perfectamente con soluciones genéricas.

En caso de que necesites sí o sí esa programación a medida, seleccionar un software genérico que cubra la amplia mayoría de tus necesidades con opción a realizar cambios menores bajo presupuesto puede ser una excelente opción.

Si no hay alternativa y necesitas un software a medida desde cero, tómate el tiempo necesario para seleccionar a la empresa de desarrollo de software que realizará la programación y asegúrate de que te va a apoyar y acompañar durante todas las etapas del proceso: diseño inicial, programación, implantación, formación, soporte, actualizaciones, etc.

Secre es el programa de gestión para PYMES desarrollado por la empresa vasca Aplimedia. Se trata de una solución económica y completa para pequeñas empresas que cuenta con soluciones sectoriales para adaptarse a la perfección a negocios de todo tipo de sector. Ofrece servicios de programación a medida sobre Secre para una completa personalización del software. Contacta para recibir más información y plantear tus dudas sin ningún tipo de compromiso.