En este tutorial encontrarás las principales funciones de la aplicación de gestión de viajes y documentos DeCA. Te explicamos paso a paso cómo acceder a la aplicación, consultar y gestionar viajes, generar y enviar documentos DeCA, gestionar usuarios y configurar las principales opciones de la aplicación.
Guía de la Aplicación DeCA
Acceder a la aplicación
Puedes acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Desde un ordenador
Accede a:
Introduce tu usuario y contraseña para iniciar sesión.
Desde un móvil o tablet
Actualmente, la aplicación no dispone de una aplicación nativa para Android o iPhone. Puedes acceder directamente desde el navegador del dispositivo utilizando:
Para tener un acceso más rápido, puedes añadir la página a la pantalla de inicio del móvil. De esta forma, podrás abrirla como si fuera una aplicación.
⚠️
Las credenciales para acceder a la aplicación de transportes son las mismas que las de Secre. No es necesario crear una contraseña diferente para acceder a la aplicación.
Usuarios para conductores sin acceso a Secre
Si necesitas crear usuarios para conductores que no tienen acceso a Secre y que únicamente van a utilizar la aplicación de transportes, puedes solicitar su creación a Aplimedia.
Para ello, envía una solicitud a info@aplimedia.com indicando los usuarios que necesitas crear. Para cada usuario debes indicarnos su nombre y correo electrónico.
Panel principal
Al iniciar sesión, accederás al panel principal, donde puedes consultar y gestionar tus viajes.
Consultar los viajes
En el panel se muestran los viajes correspondientes al periodo seleccionado.
Cada viaje muestra información básica como:
- Cliente.
- Dirección de carga y entrega.
- Matrícula del vehículo.
- Conductor.
- Estado del viaje.
- Estado del DeCA.
Filtrar los viajes
Puedes utilizar los filtros para localizar rápidamente los viajes que necesitas:
- Desde / Hasta: selecciona el periodo que quieres consultar.
- Estado: muestra todos los viajes, solo los no realizados o solo los realizados.
- Tipo de viaje: filtra por el tipo de viaje.
- Servicio: permite seleccionar entre servicio público o privado.
- Mis viajes / Todos: puedes consultar solo tus viajes o todos los viajes disponibles, si tienes permiso para ello.
También puedes utilizar el buscador para localizar un viaje por cliente, matrícula, conductor, dirección, mercancía, referencia, número de albarán u otros datos.
Actualizar los viajes
Pulsa Actualizar para consultar los últimos datos disponibles y comprobar si se han generado nuevas versiones de los documentos DeCA.
En dispositivos móviles, los filtros se muestran en una ventana en la parte inferior de la pantalla.
Creación de viajes
⚠️
Si trabajas con el módulo de Viajes de Secre, los viajes se crean y gestionan desde Secre. Estos viajes se muestran automáticamente en esta aplicación, por lo que no es necesario crearlos de nuevo.
Si lo necesitas, puedes consultar el tutorial sobre creación de viajes en Secre.
Si no utilizas el módulo de Viajes de Secre, puedes crear el viaje directamente desde esta aplicación.
Ten en cuenta que, si tienes habilitado el módulo de Viajes, los viajes creados directamente en la aplicación también aparecerán reflejados en Secre.
Crear un viaje desde la aplicación
Accede a Nuevo viaje, desde el menú lateral o desde el panel principal.
Completa los datos del servicio. Los campos marcados con * son obligatorios.
Guardar el viaje
Cuando hayas completado los datos necesarios, guarda el viaje.
El viaje aparecerá en el panel y podrás acceder a su detalle para consultar o completar la información y gestionar su DeCA.
Detalle de un viaje
Pulsa sobre un viaje desde el panel para acceder a su detalle.
En esta pantalla puedes consultar toda la información del servicio y realizar diferentes acciones.
Información del viaje
Puedes consultar:
- Cliente y datos de contacto.
- Fecha y hora del viaje y de la entrega.
- Direcciones de carga y entrega.
- Contactos de carga y entrega.
- Matrícula y conductor.
- Tipo de viaje y mercancía.
- Servicio público o privado.
- Toneladas, cantidad y unidad.
- Referencia y número de carta de porte.
- Observaciones de la carta de porte.
- Información adicional del viaje.
Información económica
Los datos económicos solo se muestran a los usuarios que tienen permiso para ver precios.
Puedes consultar el precio de venta, descuentos y otros conceptos. Si el servicio está subcontratado, también se muestran los datos de compra y otros gastos.
El total sin IVA se calcula automáticamente.
Observaciones del conductor
El conductor puede añadir observaciones relacionadas con el servicio.
Estas observaciones se guardan automáticamente al salir del campo. Si se modifica una observación, el documento DeCA se actualiza automáticamente para incluir el nuevo contenido.
Marcar el viaje como realizado
Cuando el servicio haya terminado, activa Realizado.
El viaje pasará a la lista de viajes realizados.
Marcar un viaje como realizado no modifica el DeCA ni genera una nueva versión del documento.
Editar el viaje
Si tienes permiso para modificar viajes, puedes pulsar Editar viaje para cambiar sus datos.
Cuando se modifican datos que afectan al documento, el DeCA se actualiza automáticamente y se genera una nueva versión.
Si has realizado cambios y vuelves al panel sin guardarlos, la aplicación los guarda antes de volver.
Generar el DeCA
El DeCA (Documento de Control Administrativo) reúne los documentos asociados a cada servicio de transporte.
La aplicación genera y actualiza estos documentos automáticamente cuando es necesario.
Generación automática
Al acceder al detalle de un viaje, la aplicación comprueba si existe una versión actualizada del DeCA.
Si es necesario generar o actualizar el documento y los datos obligatorios están completos, la aplicación lo genera automáticamente en segundo plano.
No es necesario pulsar ningún botón para iniciar este proceso.
El DeCA se genera automáticamente al acceder al detalle del viaje:
Generar una nueva versión manualmente
En algunos casos puedes necesitar generar el documento manualmente.
En la tarjeta del viaje aparecerá la opción Iniciar servicio.
- Si todavía no existe un DeCA, aparecerá Generar DeCA ahora.
- Si ya existe una versión, aparecerá Nueva versión DeCA..
Al pulsar esta opción se genera una nueva versión del documento.
Si faltan datos necesarios para generar el DeCA, la aplicación indicará qué información debes completar.
Ver y descargar el PDF
Una vez generado el DeCA, puedes consultar o descargar el documento desde el detalle del viaje.
Ver el PDF
Pulsa Ver PDF para abrir el documento directamente en la aplicación, sin necesidad de descargarlo.
Descargar el PDF
Pulsa Descargar para guardar el documento en tu dispositivo.
El nombre del archivo incluye el tipo de documento y el número de viaje, para que puedas identificarlo fácilmente.
Si no puedes ver o descargar el documento
Los botones pueden aparecer desactivados mientras el DeCA se está generando.
Si todavía no existe una versión del documento, primero será necesario generar el DeCA.
Documento con o sin datos económicos
El PDF puede incluir o no los datos económicos del servicio.
Esto depende de la configuración de precios del conductor asignado al viaje, no de los permisos del usuario que consulta o descarga el documento.
Enviar el DeCA por email o WhatsApp
Puedes enviar el DeCA desde el detalle del viaje, por email o por WhatsApp.
Enviar por email
Pulsa Enviar por email y selecciona el destinatario.
La aplicación puede proponer automáticamente una dirección de email:
- Para el Documento de Control, propone el email del conductor si está registrado.
- Para el Albarán de Entrega, propone el email del cliente si está registrado.
También puedes introducir otra dirección de email válida.
La aplicación enviará la versión correspondiente del PDF.
Si el documento ya está actualizado, se utiliza la versión existente. Si no existe una versión o los datos del viaje han cambiado, se genera una nueva versión antes de enviarlo.
Enviar por WhatsApp
El envío por WhatsApp está disponible únicamente para el Documento de Control.
Pulsa Enviar por WhatsApp y selecciona el número del conductor, si está registrado, o introduce otro número de móvil español válido.
El documento se enviará directamente en formato PDF.
El envío por WhatsApp utiliza la versión del documento que ya está generada y no crea una nueva versión del DeCA.
Firmar el DeCA
La firma del DeCA no es obligatoria para que el documento de control sea válido.
La firma puede utilizarse cuando el documento de control se utiliza también con finalidad contractual, por ejemplo, para dejar constancia de la aceptación de las condiciones del servicio.
Añadir una firma
Puedes añadir firmas de:
- Cargador
- Transportista
- Destinatario
Pulsa el botón de firma correspondiente al usuario que va a firmar.
Puedes indicar opcionalmente el nombre y DNI y realizar la firma:
- Con el dedo, desde un móvil o tablet.
- Con el ratón, desde un ordenador.
Cuando hayas terminado, pulsa Guardar firma.
La firma se añadirá al documento y la aplicación generará una nueva versión del PDF.
Consultar el historial del DeCA
La aplicación guarda un historial de las diferentes versiones del DeCA que se han generado para cada viaje.
Desde el Historial DeCA puedes consultar las versiones anteriores y descargar el PDF correspondiente a cada una.
¿Qué información aparece?
Para cada versión se muestra:
- Tipo de documento: Documento de Control o Albarán de Entrega.
- Número de versión.
- Origen de la generación: por ejemplo, generación manual, modificación de datos, firma o envío por email.
- Fecha y hora de generación.
- PDF de la versión, que puedes descargar.
De esta forma, puedes consultar qué versiones se han generado y conservar el documento correspondiente a cada momento del viaje.
Adjuntar archivos
Puedes adjuntar documentos y fotografías al viaje desde su detalle.
Añadir un archivo
Pulsa Adjuntar fichero y selecciona el archivo que quieres añadir.
Puedes:
- Hacer una fotografía directamente desde el móvil.
- Seleccionar un archivo que ya tengas guardado en el dispositivo.
Se admiten imágenes y archivos PDF.
Los formatos de imagen admitidos son JPG, PNG, GIF, WebP, HEIC y HEIF.
El tamaño máximo de cada archivo es de 10 MB.
Una vez seleccionado, puedes comprobar el archivo antes de completar la subida. La aplicación muestra el progreso y permite volver a intentarlo si se produce algún error.
Los archivos quedan asociados al viaje para poder consultarlos posteriormente.
Permisos para crear y modificar viajes
Permisos para crear y modificar viajes
Los permisos para crear y modificar viajes se configuran directamente en Secre.
Para modificarlos, accede a:
Herramientas → Utilidades → Perfiles de usuario
Selecciona el usuario en el selector situado en la parte superior derecha.
A continuación, busca las opciones correspondientes al módulo de Viajes y marca o desmarca las casillas Crear y Modificar, según los permisos que quieras asignar.
Estos permisos determinan si el usuario puede crear nuevos viajes o modificar los existentes desde la aplicación de transportes.
Gestión de usuarios y otros permisos
Desde Administración → Usuarios y acceso puedes gestionar los usuarios de la aplicación y configurar sus permisos.
Este apartado está disponible únicamente para los usuarios con rol de administrador.
Administradores
Puedes activar o desactivar el rol de Administrador para cada usuario.
El último administrador de la empresa no puede perder este rol, para garantizar que siempre haya al menos un usuario con acceso a la administración.
Perfiles de usuario
Los permisos de cada usuario determinan qué información puede consultar y qué viajes puede ver.
Para modificar los permisos de un usuario, selecciónalo en el desplegable «Seleccionar usuario».
Ver todos los viajes
Permite al usuario cambiar entre Mis viajes y Todos en el panel.
Si este permiso está desactivado, el usuario solo podrá consultar sus propios viajes.
Ver precios
Permite al usuario consultar los datos económicos de los viajes.
Si este permiso está desactivado, no podrá ver los precios de venta, compra ni otros datos económicos.
Ventana de fechas visibles
Permite limitar el periodo de viajes que puede consultar cada usuario.
Puedes indicar cuántos días hacia atrás y hacia adelante puede consultar.
Si ambos valores son 0, el usuario solo podrá consultar los viajes del día actual.
Después de modificar estos valores, pulsa Guardar ventana de fechas.
Alias en Mis viajes
Permite asociar un usuario a otro conductor.
El usuario podrá ver en Mis viajes los viajes correspondientes al conductor asociado.
Guardar los cambios
Los cambios de permisos y alias se guardan automáticamente.
La ventana de fechas se guarda mediante el botón Guardar ventana de fechas.
Configuración general de la aplicación
Los usuarios con permisos de administración pueden modificar algunos ajustes generales de la aplicación desde Administración → Configuración general.
Preferencias
En este apartado puedes configurar:
- Albarán de Entrega: permite activar o desactivar la generación del Albarán de Entrega. Si está desactivado, no aparecerá en los viajes ni se generará junto con el Documento de Control.
- Formato de hora ampliado: permite introducir las horas de salida y llegada mediante texto libre, con un máximo de 15 caracteres, en lugar del formato habitual
HH:MM.
Datos de empresa
En este apartado puedes configurar:
- Número de autorización REAT: puedes indicar el número de autorización REAT de la empresa. Este dato aparecerá en el Documento de Control cuando el servicio corresponda a transporte propio. Este dato no es obligatorio.
Pulsa Guardar cambios para aplicar las modificaciones.
Preguntas Frecuentes
¿Tengo que crear los viajes manualmente?
No siempre. Si utilizas el módulo de Viajes de Secre, los viajes se crean desde Secre y aparecen automáticamente en esta aplicación.
Si no utilizas ese módulo, puedes crear los viajes directamente desde la aplicación.
¿Puedo utilizar la aplicación desde el móvil?
Sí. Puedes acceder desde el navegador del móvil o tablet utilizando transportes.aplimedia.com.
Actualmente no existe una aplicación nativa para Android o iPhone. Puedes añadir la página a la pantalla de inicio del dispositivo para acceder más rápidamente.
¿Por qué mi viaje aparece como «Sin DeCA»?
Significa que todavía no existe una versión del DeCA para ese viaje.
Accede al detalle del viaje para comprobar los datos necesarios y generar el documento.
¿Por qué no se genera el DeCA?
Para generar el documento es necesario que los datos obligatorios estén completos.
Si falta algún dato necesario, la aplicación indicará qué información debes completar.
¿Por qué aparece «Sin verificar»?
Este estado indica que el DeCA todavía no ha sido verificado o actualizado por la aplicación.
Accede al detalle del viaje para que la aplicación compruebe el estado del documento.
¿Es obligatorio firmar el DeCA?
No. La firma del Documento de Control no es obligatoria.
La firma puede utilizarse cuando el documento se utiliza también con finalidad contractual.
¿Por qué no puedo ver los precios?
La visualización de los datos económicos depende del permiso Ver precios de tu usuario.
Si no tienes este permiso, los precios no se mostrarán en el detalle del viaje.
¿Por qué no puedo ver todos los viajes?
Para consultar todos los viajes necesitas tener activado el permiso Ver todos los viajes.
Además, la aplicación puede limitar los viajes disponibles según la ventana de fechas configurada para tu usuario.
¿Por qué no aparece el Albarán de Entrega?
El Albarán de Entrega puede estar desactivado en la configuración general de la empresa.
Si está desactivado, no aparecerá en los viajes ni se generará junto con el Documento de Control.
¿Por qué no puedo descargar el PDF?
Comprueba que el DeCA ya se haya generado.
Mientras el documento se está generando, las opciones Ver PDF y Descargar pueden permanecer desactivadas.
¿Por qué al enviar el DeCA por email se genera una nueva versión?
El envío por email utiliza la versión actual del documento si está actualizada.
Si no existe una versión o los datos del viaje han cambiado, la aplicación genera una nueva versión antes de enviarla.
¿Puedo enviar el DeCA por WhatsApp?
Sí. Puedes enviar el Documento de Control directamente por WhatsApp en formato PDF.
Esta opción no genera una nueva versión del DeCA.
¿Qué ocurre cuando modifico un viaje?
Si modificas datos que afectan al documento, la aplicación genera automáticamente una nueva versión del DeCA.
Las versiones anteriores quedan disponibles en el historial para los usuarios con permisos de administración.
¿Dónde puedo consultar las versiones anteriores del DeCA?
En el Historial DeCA puedes consultar las diferentes versiones generadas, su fecha y hora, el motivo de generación y descargar cada PDF.
El historial está disponible para los usuarios con permisos de administración.
¿Qué ocurre si marco un viaje como «Realizado»?
El viaje pasa a la lista de viajes realizados.
Marcarlo como realizado no modifica el DeCA ni genera una nueva versión.
¿Puedo modificar un viaje después de marcarlo como realizado?
Sí, siempre que tengas permisos para modificar viajes.
Las modificaciones que afecten al documento pueden generar una nueva versión del DeCA.