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Tutoriales – Clientes – Creación de cuotas

Creación de Cuotas en Clientes

Crear cuotas para tus clientes es muy sencillo y te facilitará enormemente la facturación. Dispones de diversas opciones para establecer la cuota con la periodicidad que necesites.

Te explicamos cómo crear cuotas en Secre en el siguiente vídeo o, si lo prefieres, puedes consultar el paso a paso más abajo.

Paso 1:

Lo primero es ir hasta la ficha del cliente al que queramos crear una cuota. Para ello, ve al apartado Clientes en la pantalla principal, y busca a tu cliente con las flechas o los prismáticos.

Cuando ya estés en la ficha del cliente en cuestión, ve a Ver>Cuotas, mantenimientos y previsiones de gastos e ingresos en la barra superior.

Paso 2:

En la pantalla que se te abrirá, verás que tienes distintas opciones para dar de alta tu cuota en función de la periodicidad que necesites: anual, mensual, bimestral, trimestral, fechas concretas… Simplemente selecciona la que quieras e introduce tanto el día o días como el mes o meses en los que quieras facturar esas cuotas.  

Si, por ejemplo, quisiera establecer una cuota mensual que se factura el día 15 de cada mes, seleccionaría mensual e introduciría 15 en el campo «día del mes».  Si, en otro supuesto, quisiéramos pasarle factura tres veces al año, seleccionaríamos cuatrimestral y le asignaríamos los días y meses que correspondan. 

Cuando ya tengas configurada la periodicidad tendrás que asignar a la cuota un importe e indicar a qué artículo o servicio de tu base de datos se asocia dicha cuota. Para ello, haz click en el icono «123» a la derecha del campo «Artículo/Descripción para la factura» para seleccionar el artículo o servicio que corresponda. El programa utilizará la información de ese artículo para la línea de venta de esta factura.

Puedes rellenar el campo justo debajo de «Artículo/Descripción para la factura» para añadir detalles a la factura. También puedes añadir un descuento en el campo «Dto.» y es interesante que indiques la fecha de comienzo y de fin de dicha cuota. Si no indicas una fecha de fin, el programa entiende que es indefinida.

Cuando ya tengas todo configurado, solo tienes que darle al disquette para guardar y crear la cuota.

Si tienes más de una cuota creada para ese cliente puedes navegar entre ellas con las flechas. 

Opciones extra:

Estos pasos que te acabamos de dar son los básicos para crear una cuota, pero te habrás dado cuenta de que tienes más opciones dentro de esta pantalla. Vamos a repasarlas:

  • Casilla «No facturable«: podemos utilizar esta casilla si queremos generar una cuota solo para realizar previsiones de ingresos. Es decir, si marcamos esta casilla, estas cuotas no se van a traducir en ventas.
  • Casilla «Cancelada«: si en algún momento deseas cancelar una cuota puedes marcar esta casilla. Además, tendrás que asignarle una fecha de fin a esta cuota para que el programa sepa cuándo tiene que dejar de facturarla. Por supuesto, tienes que guardar con el disquette para hacer efectiva la cancelación de la cuota.
  • Puedes insertar campos variables en la descripción de la cuota haciendo click en el «+» a la derecha de este campo. Te aparecerán varias opciones que añadir a tu cuota y que, en las facturas, se reemplazarán por el valor que corresponda. Por ejemplo, si tu descripción es «Pulido de suelos {Año en curso}», en tu factura aparecerá como «Pulido de suelos 2019» (o el año en el que te encuentres).  
  • Descripción interna de la cuota. Si la dejas en blanco, al guardar, se copiará el mismo texto que hayas introducido en «Artículo/Descripción para la factura», pero puedes introducir el que quieras. La utilidad de este campo es que, si asociamos un aviso a la cuota, este será el texto que aparecerá en la descripción de dicho aviso para que el técnico tenga más información.
  • Contrato. Si has creado contratos para este cliente podrás seleccionar el que corresponda desde este desplegable.
  • Fecha prevista comienzo cuota y Fecha prevista fin cuota: la funcionalidad de estos campos también se enfoca a la previsión de ingresos.
  • Los campos «Ingresos«, «Costes» y «Diferencia Ingresos-Costes» hacen referencia a los ingresos totales que hemos tenido por esas cuotas desde la fecha de comienzo, los costes que nos ha generado (si por ejemplo le hemos imputado costes a avisos asociados a esa cuota) y, la diferencia entre estos ingresos y estos costes.

Puedes seguir el siguiente tutorial si quieres aprender cómo facturar cuotas: Cómo facturar cuotas