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Gestión de cobros y pagos

Cada compra y venta que creas en el programa tiene asociados unos cobros y pagos que puedes gestionar de forma sencilla. Los vencimientos se generan automáticamente al facturar una compra o venta, pero puedes hacer modificaciones de forma manual para mayor flexibilidad. Vamos a ver toda la información relevante para la gestión de cobros y pagos en Secre. Para hacerlo más fácil, vamos a ver todos los ejemplos desde Ventas, pero los pasos son iguales en Compras.

¿Dónde vemos los movimientos bancarios asociados a una compra o una venta?

Cuando creamos una nueva compra o venta, desde la pantalla correspondientes de Ventas o de Compras, vemos que, en la pestaña Datos Generales, contamos con un apartado en la parte derecha de la pantalla que dice Cobros y vencimientos de esta venta (o Pagos y vencimientos de esta compra) que es la que nos va a mostrar toda la información relativa a los movimientos bancarios.

Lo primero que tenemos que hacer es entender la información que nos muestra este apartado. En la parte inferior del recuadro vemos tres conceptos: cobrado (o pagado si son compras), en curso y pendiente. Es importante conocer las diferencias:

  • Cobrado o pagado: nos muestra el importe que, como su nombre indica, ha sido cobrado o pagado.
  • En curso: importe que no está cobrado/pagado pero que tienen generada una previsión de cobro/pago.
  • Pendiente: importe que no está cobrado/pagado y que no tiene generada una previsión de cobro/pago.

Generación automática de vencimientos:

El programa genera automáticamente los vencimientos de una compra o una venta en función de la forma de cobro/pago que tenga asociada. Por defecto va a coger la forma de cobro o de pago que hayamos indicado en la ficha del cliente o proveedor en cuestión, pero puedes cambiar la forma de cobro o de pago de forma manual en cada compra o venta, eligiendo del desplegable.

 Si trabajas con alguna forma de cobro o pago que no venga por defecto en el programa puedes añadirla siguiendo los pasos del tutorial Cómo añadir formas de cobro y pago.

En este ejemplo, en la venta, hemos indicado que nuestro cliente nos va a pagar a 30-60-90. Los vencimientos se generarán automáticamente al facturar dicha venta, en este caso nos ha generado tres vencimientos a 30, 60 y 90 días:

Introducir/modificar vencimientos manualmente:

Puede darse el caso de que necesites introducir manualmente vencimientos o modificar los que se te han generado. 

Por ejemplo, digamos que he hablado con el cliente del ejemplo anterior y, en lugar de pagarme a 30-60-90, me va a pagar una señal en efectivo y que, el resto se lo vamos a cobrar en un recibo y en un pagaré. 

Para modificar o añadir vencimientos haremos doble click en cualquier lugar del cuadro de cobros y pagos:

En esta pantalla se nos muestran los distintos vencimientos, que están separados por una línea discontinua. Disponemos de distintos botones en la barra superior para crear nuevos vencimientos, guardarlos, eliminarlos, imprimirlos…

Para borrar un vencimiento lo seleccionaríamos haciendo click sobre él y luego haríamos click en la cruz, «Borrar registro», para eliminarlo:

En el ejemplo que estamos siguiendo, queremos crear tres nuevos vencimientos. El primero es un pago en efectivo. Para crearlo hacemos click en el icono de la hoja para crear un Nuevo registro. Luego seleccionamos del desplegable el medio de pago, en este caso escogemos Cobro Cliente, que corresponde a cobros en metálico, escogemos a qué banco va a ese cobro, que en este caso es a la caja, e indicamos el importe y fecha. Como en este caso me ha pagado ya, marcamos la casilla de Cobrado. El campo Comentario no es obligatorio rellenarlo, el programa lo rellenará automáticamente. 

Cuando tengamos todo rellenado guardamos ese movimiento con el disquette:

Ahora vamos a introducir el segundo vencimiento, que es un recibo. Los pasos son los mismos, pero en este caso voy a indicar la fecha en la que preveo cobrar esa parte. Como es una previsión no marcaré la casilla cobrado. Además, en este recibo quiero cobrar un 30% de la factura, así que en Importe introduciré el porcentaje, «30%», y el programa realizará el cálculo automático. De nuevo, guardo con el disquette para generar ese vencimiento:

Por último, vamos a crear el último vencimiento, que es un pagaré. De nuevo, los pasos son los mismos. En este caso, como quiero introducir el importe restante de cobrar, puedo hacer click sobre «Importe» y el programa introducirá automáticamente el importe restante. Además, como se trata de un pagaré, voy a marcar la casilla Esperando documento de cobro para tener controlado que todavía no he recibido el pagaré.

Si ahora cierras esta ventana, verás que en la parte derecha de la venta se han generado en el cuadro de los cobros/pagos los vencimientos que hemos creado. Además, el cobro que ya está cobrado está marcado con un asterisco, que nos permite identificar de un vistazo los cobros pendientes y los cobros cobrados. También se ha actualizado el importe cobrado, pendiente y en curso.

Cuando introduzcas de forma manual los vencimientos es importante que marques la casilla que dice «Manual» en la parte superior derecha. Impedirá que el programa trate de hacer coincidir los vencimientos con la forma de cobro introducida.

Deshacer un cobro o pago:

Si se diera el caso de que, por ejemplo, hemos cobrado mediante un recibo y éste ha venido devuelto, deberíamos indicarlo para tener correctamente registrados todos los movimientos. 

Para ello, desde la ventana de Movimientos, crearíamos un nuevo movimiento pero esta vez con el importe devuelto en negativo. En fecha indicaríamos cuándo ha venido devuelto el recibo. La casilla de Cobrado la dejamos marcada. Podemos seleccionar el vencimiento original que ha venido devuelto y modificar el importe y la fecha, pero deberemos guardar con el disquette con el lápiz para que lo guarde como una nueva línea:

Ahora solo nos queda crear de nuevo el vencimiento con la fecha en la que prevemos cobrarlo. En este caso voy a cambiar la forma de cobro a transferencia y, como está pendiente, desmarcaré la casilla Cobrado.

Si ahora cerramos esta ventana veremos en el cuadro de Cobros y vencimientos que tenemos un registro del primer recibo que vino devuelto, un registro de la propia devolución y un registro de la transferencia que esperamos cobrar en unos días:

Movimientos de Cobros y Pagos:

Todos los movimientos bancarios asociados a una compra o venta los vamos a poder ver también desde la pantalla Movimientos de Cobros y Pagos:

Podremos verlos individualmente si navegamos con las flechas del menú superior o hacemos una búsqueda con los prismáticos:

Haciendo click en la rueda dentada podrás acceder a los filtros para sacar listados de movimientos realizados, no realizados, pendientes de recibir o enviar documento de pago, etc.

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