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Control de visitas y llamadas

Una de las funcionalidades más interesantes de la parte CRM del programa es el poder llevar un control de las visitas, llamadas, emails, recordatorios

Si has seguido los pasos para enlazar tu cuenta de Google Calendar podrás, además, enviar las visitas, llamadas, emails, etc. que introduzcas a tu cuenta de Google. Si no lo has hecho todavía, puedes seguir estos pasos: Cómo enlazar con Google Calendar.

Te explicamos cómo utilizar la agenda de Secre y controlar tus visitas y llamadas en el siguiente vídeo. Si lo prefieres, puedes consultar el paso a paso más abajo.

Paso 1:

Lo primero es ir hasta la ficha del cliente o proveedor al que queramos añadir una visita, llamada, o cualquier otro tipo de evento. Vamos a ver el ejemplo con clientes, pero los pasos son idénticos para proveedores.

Ve al apartado Clientes en la pantalla principal, y busca a tu cliente con las flechas o los prismáticos. Cuando ya estés en la ficha del cliente en cuestión, haz clic en el icono del calendario que hay en la esquina superior derecha:

También puedes acceder desde el menú superior Ver>Agenda.

Paso 2:

En la pantalla de la agenda verás las siguientes opciones:

Vamos a repasar las opciones para configurar el evento en tu Agenda:

  • Entidad: es el nombre de la empresa a la que le asignas el evento. Si le das al «+» a la derecha verás los datos de dicha empresa (dirección, contacto, teléfonos…).
  • Contacto: por defecto se asigna al contacto principal de tu ficha de cliente, pero si le das al «+» puedes elegir de entre los contactos que tienes creados.
  • Tipo de evento: escoge entre visita, llamada, email, recordatorio o primer contacto.
  • Comerc./Respons.: la persona responsable de dicho evento.
  • Fecha/Hora Inicio: con el icono del calendario escoge el día de dicho evento, y usa las flechas para poner la hora correspondiente.
  • Fecha/Hora Fin: funciona igual, con el icono del calendario escoge el día de dicho evento, y usa las flechas para poner la hora correspondiente de finalización de dicho evento.
  • Motivo y lugar: aquí puedes introducir los detalles que necesites, como la razón de la visita o llamada, indicaciones concretas, etc.
  • Resultado: puedes rellenar este campo una vez realizado el evento para anotar los resultados.

Una vez ya hayas realizado esa visita/llamada o lo que proceda, o si estás introduciendo un evento ya realizado para llevar un registro, puedes volver a la Agenda y marcar la casilla «Realizada«.

Una vez ya tengas todo correctamente rellenado pincha en el disquette para guardar el evento en tu agenda. Si necesitas configurar un evento ya creado, haz click sobre él en listado de abajo, haz lo cambios, y usa el disquette de nuevo para guardar los cambios. El disquette con el lápiz encima te deja guardar los cambios como un evento distinto.

Paso 3:

Tu evento ya estaría creado en la agenda. El día del evento el programa te generará un aviso cuando accedas donde te mostrará todos los eventos planeados para ese día. Si haces doble clic sobre uno de los eventos del recordatorio, los marcará como realizados:

Pero, además, si lo deseas, puedes enviar los eventos a tu calendario de Google.

Para ello, con tu evento ya creado, haz click sobre en él en el listado de abajo y después pincha sobre el icono que hay a la derecha del campo «Comerc./Respon.». Simplemente escoge a qué cuenta de Google o a qué calendario enviar el evento y acepta. También puedes escoger el tipo de aviso y cuándo quieres recibirlo. Cuando lo tengas, acepta, y se enviará el evento a Google Calendar.