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TutorialesCompras – Dividir un pedido de compra en varios albaranes

Dividir un pedido de compra en varios albaranes

Partiendo de un pedido de compras, tenemos la posibilidad de dividirlo en varios albaranes en caso de no haber recibido la mercancía al completo.

Puedes ver cómo hacerlo en el siguiente vídeo o, si lo prefieres, seguir leyendo debajo del vídeo para ver el paso a paso.

Paso 1:

Tenemos que partir de un pedido a un proveedor, es decir, desde la pantalla de «Compras«. Si necesitas más detalle sobre cómo crear una compra puedes seguir este tutorial: Cómo crear una nueva compra en Secre. Resumiendo, un pedido a un proveedor es una compra que solo tiene fecha de pedido, pero no de recepción, y abajo, en las casillas, solo nos aparecerá marcada «Aceptado». Este sería el aspecto de un pedido en Compras:

Paso 2:

Para poder llevar a cabo este proceso es necesario que  las líneas de esta venta estén asociadas a artículos que tenemos dados de alta en nuestra base de datos. Además, cada línea deberá estar asociada a un artículo distinto en dicha base de datos (es decir, no puede haber dos líneas para el mismo artículo).

Más abajo te damos dos opciones para realizar este proceso con artículos que no están dados de alta en tu base de datos.

Paso 3:

Vamos ahora a indicar al programa qué artículos hemos recibido y cuáles no. Para ello, vamos a la pestaña «Entradas a almacén» en la Compra.

Para introducir la cantidad de artículos a los que vamos a dar entrada pincha primero en el almacén al que van a entrar los artículos, luego en el artículo en cuestión, introduce si quieres la fecha en la que realizas el movimiento en el campo «Fecha movimiento» y luego guarda el movimiento con el disquette. Tendrás que introducir en el campo que se te abrirá la cantidad de unidades que vas a introducir en el almacén en este momento.

Paso 4:

Cuando ya hayas introducido las unidades que has recibido por el momento, ve a Herramientas>Crear una compra nueva con los artículos pendientes de recibir dejando en esta únicamente los recibidos.

El programa te preguntará si estás seguro, y si confirmas, te creará una nueva compra con los artículos pendientes de recibir. 

Si vuelves, en la compra original, a «Datos generales» verás que este pedido ya se ha convertido en albarán de compra y, por tanto, ya tiene fecha de recepción asignada. Podríamos facturarlo como una compra normal.

En «Líneas de compra» te aparecerán nada más las unidades que hemos sacado del almacén. 

Si vas a la nueva compra que ha generado con los artículos pendientes de recibir también verás en «Líneas de compra» que solamente están los artículos que han quedado pendientes. 

Fíjate también que el número de compra de estas compras que hemos dividido es especial. Además del número habitual nos mostrará (1/2), (2/2), o tantas fracciones como divisiones hayamos hecho de la compra original.

Puedes repetir estos pasos todas las veces que necesites crear un nuevo albarán, siempre desde la primera compra que creaste y con los artículos pendientes de entregar. Como se trata de compras independientes puedes facturarlas independientemente o volver a agrupar en una sola factura.

Además puedes imprimir o enviar el estado del pedido en cualquier momento desde cualquier de los albaranes o desde el pedido principal. Para ello, simplemente ve a Imprimir>Imprimir estado del pedido. Este documento te muestra todas las recepciones de mercancía hasta el momento, con las unidades entregadas y pendientes. Podrás imprimir el documento o enviarlo por correo. 

Líneas de compra no asociadas a un artículo de la base de datos:

Si necesitas seguir estos pasos con una línea de venta asociada a un artículo que no tienes dado de alta en tu base de datos, tienes dos opciones.

  1. Dar de alta el artículo en tu base de datos.
  2. Dar de alta un artículo genérico y crear la línea a partir de este, pudiendo modificar en la propia línea la descripción, precio…