Vamos a repasar todas las opciones que tenemos en la pestaña «Datos Generales» de la ficha de tus clientes.
Código
El campo código es único, no puede haber dos clientes con el mismo código. Puedes introducir un código manualmente, con la condición de que sea numérico y de que no haya un cliente con ese código.
Si no introduces un código, el programa le asignará automáticamente uno cuando guardes la ficha. El código que le asigna es el último que encuentra libre.
Ten en cuenta que Secre se basa en el código para la cuenta contable. Por ejemplo, si mi cliente tiene el código 100, su cuenta contable será la 430000100 (el número de dígitos puede variar). Por ello, es importante que, cuando empieces a trabajar con Secre, te asegures de que los códigos que tienes en el programa coincidan con las cuentas contables que tienes en tu programa de contabilidad.
Los clientes que des de alta a posteriori se importarán al programa de contabilidad con el código que se les haya asignado en Secre, por lo que, una vez realizada la implantación del programa, ya no tendrás que preocuparte por esto.
Nombre
En este campo debes introducir el nombre fiscal de tu cliente.
Nombre comercial
Si el nombre comercial de tu cliente es distinto a su nombre fiscal, puedes introducirlo aquí. Si no, puedes dejarlo en blanco.
Contacto
Aquí puedes introducir el nombre de tu contacto principal con la empresa.
Puedes introducir múltiples contactos haciendo click en el «+» a la derecha del campo «Contacto». Para dar de alta un contacto adicional, haz clic en el icono de la hoja y, después, ve haciendo clic en los campos «Nombre», «Teléfono», «E-mail», «Enviar factura» y «Notas» para rellenar los datos de cada contacto.
La casilla «Enviar factura» sirve para seleccionar a qué contactos se deben enviar las facturas. Esta opción nos sirve para seleccionar un correo distinto al principal de la ficha como destinatario de las facturas, o incluso para seleccionar más de un destinatario de las facturas.
CIF
Aquí introducirás el código de identificación fiscal de tu cliente.
Si el CIF que introduces no es correcto o válido, o si no es capaz de comprobarlo, el programa te avisará cuando guardes los cambios.
Si te sale este aviso deberías revisar que la información sea correcta.
No obstante, aunque te aparezca el aviso, el programa registrará los cambios.
Dirección
En el campo dirección introduce la dirección fiscal de tus clientes.
Los datos de su ubicación como el código postal, la provincia o país o la población, los tienes que introducir en los campos de abajo.
Teléfono y móvil
En los campos «Tfno. 1» y «Tfno. móvil» puedes introducir los teléfonos principales de contacto con tu cliente.
Recuerda que si quieres añadir el teléfono concreto de cada uno de los contactos de la empresa puedes hacerlo haciendo click en el «+» a la derecha del campo «Contacto».
Aquí introduciremos el correo electrónico de contacto principal del cliente.
Si introduces aquí un e-mail podrás enviarle directamente correos electrónicos desde Secre haciendo clic en el icono del sobre a la derecha.
Eso sí, necesitarás haber configurado previamente tu cuenta de correo electrónico en Secre.
Web
Si conoces cuál es la página web de tu cliente y es una información de utilidad para ti, puedes introducirla en este campo.
Número de Proveedor
Si necesitas introducir el número de proveedor con el que tu cliente te tiene registrado en su base de datos, puedes hacerlo aquí.
Comercial
Aquí puedes especificar cuál es el comercial encargado de este cliente.
Para que el comercial te aparezca en el listado, deberás haberlo dado de alta previamente.
En este tutorial puedes consultar cómo hacerlo: Dar de alta comerciales y asignarles comisiones.
Observaciones
Puedes utilizar el campo observaciones para lo que creas conveniente. Es un campo interno, no aparecerá en ningún documento que expidas al cliente.
Por ejemplo, puedes utilizar para introducir detalles sobre el cliente, para indicar si es un potencial cliente, horarios, quién te ha puesto en contacto con él…
Úsalo para lo que a ti más útil te resulte.