VeriFactu es una normativa que obliga a que, todos las empresas y autónomos* emitan sus facturas y tickets utilizando un software de gestión homologado que cumpla ciertos requisitos técnicos.
Secre está homologado y cumple con los requisitos establecidos por la normativa. Estos requisitos son:
- Por cada factura o ticket generado, el software debe generar un fichero en formato XML. El envío de estos registros a la AEAT es opcional, si bien en Secre solamente ofrecemos la opción VERI*FACTU, es decir, que los ficheros se envían de forma automática a la AEAT en el mismo momento en que se emite la factura.
- Los ficheros XML que se envían a Hacienda deben ir firmados con un certificado electrónico. Con Secre no tienes que preocuparte por el certificado, no necesitas adquirir ninguno porque los ficheros irán firmados con el certificado de Aplimedia.
- El software debe realizar un encadenamiento de las facturas y tickets para generar una trazabilidad que impida el borrado o manipulación de registros. En la práctica, esto implica que no podemos modificar o eliminar facturas o tickets que ya han sido emitidos.
- El impreso o documento de la factura o ticket que entreguemos al cliente deberá incorporar, en la parte superior un código QR, así como indicar el indicativo «VERI*FACTU». Si el cliente escanea este código QR le llevará a una página de Hacienda que le indicará el estado de esa factura o ticket: si ha sido presentado o no, si el envío es correcto o erróneo…
Vamos a ver qué implican estas obligaciones, en la práctica, en el funcionamiento de Secre.
*VeriFactu no aplica a empresas y autónomos con razón social en el País Vasco o Navarra.
1. Bloqueo de las facturas y tickets emitidos.
En Secre se entiende que la factura o ticket se ha emitido en el momento en que lo imprimimos o lo previsualizamos de cara a enviarlo por e-mail o exportarlo en PDF, Word, Excel…
Por tanto, una vez impresa o generada, algunos datos de la factura o ticket (aquellos con trascendencia tributaria) ya no se puede modificar ni eliminar.
En caso de querer hacer alguna modificación sobre una factura bloqueada, se deberá hacer mediante una factura rectificativa.
Para minimizar la posibilidad de errores, Secre cuenta con la opción de generar la factura en modo borrador, para que podamos revisarla bien y hacer las correcciones pertinentes antes de que se bloquee. En el modo borrador, la factura debe llevar el texto «BORRADOR» bien visible, puesto que no es una factura válida para entregar al cliente.
Para ver una factura en modo borrador creamos la factura de la forma habitual, hacemos clic en el icono de la impresora y marcamos la casilla «Borrador» habilitada para el formato de Factura:
¿Qué datos se pueden modificar en la factura una vez bloqueada?
Hay determinados datos que podremos seguir modificando aunque la factura ya haya generado su registro VeriFactu y, por tanto esté bloqueada.
Son aquellos datos que no tienen trascendencia tributaria. Por ejemplo, podremos seguir editando datos como la «Referencia» o «Su pedido» de la venta, o los vencimientos o forma o datos de cobro de la factura.
Sin embargo, los datos con trascendencia tributaria como las líneas de la factura, la fecha, serie, número… quedan bloqueados y no se pueden modificar.
2. Plantilla de factura con VeriFactu
Con VeriFactu, tus facturas y tickets deben incorporar en la parte superior un código QR.
En el caso de Secre, al ser un software VERI*FACTU, también se debe incluir el indicativo «VERI*FACTU».
Por eso es importante que, si has activado VeriFactu, lo planifiques con nosotros para que modifiquemos tus formatos de impresión de modo que reflejen esa nueva información.
En el caso de los tickets. El aspecto del código QR y la palabra «VERI*FACTU» es exactamente el mismo, y también aparecerá en el ticket.
3. Envío de los ficheros TicketBAI a Hacienda
Cada vez que hacemos una factura o ticket en Secre, el programa genera de forma automática y, sin que te des cuenta, un fichero VeriFactu en formato XML.
El envío de estos registros de facturación es totalmente automático, por lo que no necesitas realizar ninguna acción para que lleguen a Hacienda.