En Secre, tienes la posibilidad de crear múltiples observaciones para tus clientes de modo que el programa te genere alertas al crear nuevas ventas a clientes/proveedores específicos o añada, por defecto, líneas a presupuestos, facturas, albaranes, abonos o contratos.
Los pasos son los mismos tanto si se trata de clientes/ventas como si hablamos de proveedores/compras. En este tutorial vamos a ver cómo hacerlo con clientes/ventas.
Crear observaciones:
Vamos a crear observaciones variables para un cliente. Para ello, vamos al módulo Clientes, y luego navegamos hasta el cliente en cuestión al que queramos añadirle la observación (puedes buscarlo con los prismáticos, buscarlo navegando con las flechas, etc.). Como probablemente ya sepas, en tu ficha de cliente ya tienes un campo Observaciones, pero éste es de uso interno y no es el que vamos a usar en este caso.
Para poder crear observaciones que se añadirán como líneas o alertas en nuestras ventas, tenemos que ir al menú Ver>Observaciones, desde la ficha del cliente:
Esta pantalla tiene varias opciones. Por un lado, en la caja Observaciones privadas del cliente podemos ver las mismas observaciones que tenemos en su ficha, pero tenemos la opción de marcar la casilla Mostrar estas observaciones al hacer una nueva venta para que nos genere una alerta con ese mismo texto cuando creemos una nueva venta a ese cliente. Esto es lo que veríamos si marcamos la casilla y creamos una nueva venta a ese cliente:
Por otro lado tenemos el campo Observaciones para las facturas de este cliente, donde podemos incluir un texto que aparecerá siempre, por defecto, al pie de las facturas.
Observaciones como líneas:
Pero además podemos crear observaciones variables mucho más concretas que aparezcan solo en presupuestos, o facturas, o albaranes, etc. Estas observaciones se crearán como líneas. Para crearlas tenemos que hacer click en Observaciones varias.
Desde esta pantalla podemos crear observaciones para todas las ventas o compras, independientemente del cliente o proveedor, o podemos crearlas solo para uno/s en concreto.
Solo tendríamos que ponerles un título, escoger donde queremos que aparezca (presupuesto, albarán, factura, abono o contratos) y después escoger en el desplegable la opción que nos interese: que aparezca siempre (independientemente del cliente o proveedor), que aparezca en determinados clientes o proveedores, o que nos lo proponga. Si escogemos esta última opción podremos seleccionar esta observación de forma manual desde Ventas.
Cuando ya hayas creado y configurado la observación en cuestión no olvides guardarla desde Observación<Guardar. Si no lo haces, y solo le das a Aceptar, no se guardará.
Vamos a hacer un ejemplo donde creamos una observación que nos va a proponer para albaranes:
Para poder añadir esa observación en un albarán, desde la Venta en cuestión, tendremos que ir a Ver>Observaciones y seleccionar la observación en la parte inferior. Selecciónala, acepta y, si sacas el albarán, verás esa observación como una línea más:
Observaciones para determinados clientes:
Si queremos añadir una línea con una observación para todos los presupuestos/facturas/albaranes/abonos/contratos que hagamos a determinados clientes en concreto, entonces tendremos que escoger del desplegable la opción En determ. cltes. Después haz click en Mostrar clientes y selecciona los que procedan (para selección múltiple mantén pulsada la tecla Ctrl). Como siempre, guarda en Observación>Guardar.
Alertas al crear nueva venta:
Por último tenemos una posibilidad que es la de crear un cuadro de alerta al crear una nueva venta/compra a cualquier cliente/proveedor, o bien a clientes/proveedores en concreto.
Los pasos son los mismos que para cualquier observación, pero en este caso trabajaremos con la opción Alertas. En este ejemplo vamos a crear una alerta de cliente moroso, para que nos alerte al crear nuevas ventas. Como no se va a aplicar a todos los clientes, escogeremos la opción Proponer. La guardamos desde Observación>Guardar y aceptamos. Ahora dale a Aceptar y verás que tenemos la opción creada, solo tenemos que seleccionarla para que aparezca en las nuevas ventas a ese cliente:
Ahora, cada vez que creemos una nueva venta a ese cliente, nos aparecerá dicha alerta:
