TicketBAI es una normativa de las tres Haciendas del País Vasco que obliga a que, todos las empresas y autónomos de Euskadi, emitan sus facturas y tickets utilizando un software de gestión homologado que cumpla ciertos requisitos técnicos.
Por supuesto, Secre está homologado y cumple con todos los requisitos establecidos por la normativa. Estos requisitos son:
- Por cada factura o ticket generado, el software debe generar un fichero (llamado TBAI) en formato XML que debe enviarse a la Hacienda correspondiente en los periodos establecidos por cada provincia. En el caso de Vizcaya, el envío es manual y trimestral (salvo algunas excepciones a las que aplican plazos diferentes) y, en Álava y Guipúzcoa es automático: es decir, el envío lo realiza el software en el mismo momento en el que emitimos la factura o ticket.
- Los ficheros XML que se envían a Hacienda deben ir firmados con un certificado electrónico. Con Secre no tienes que preocuparte por el certificado, no necesitas adquirir ninguno porque los ficheros irán firmados con el certificado de Aplimedia.
- El software debe realizar un encadenamiento de las facturas y tickets para generar una trazabilidad que impida el borrado o manipulación de registros. En la práctica, esto implica que no podremos modificar o eliminar facturas o tickets que ya han sido emitidos.
- El impreso o documento de la factura o ticket que entreguemos al cliente deberá incorporar, en la parte más inferior, un código TicketBAI (lo genera Secre automáticamente por cada factura o ticket) y un código QR. Si el cliente escanea este código QR le llevará a una página de Hacienda que le indicará el estado de esa factura o ticket: si ha sido presentado o no, si el envío es correcto o erróneo…
- Si volvemos a imprimir o generar una factura o ticket, debe constar que se trata de un duplicado.
Ahora que ya te hemos contado todas las obligaciones que TicketBAI impone a los software de facturación.
Vamos a ver qué implica, en la práctica, en el funcionamiento de Secre.
1. Bloqueo de las facturas y tickets emitidos.
En Secre se entiende que la factura o ticket se ha emitido en el momento en que lo imprimimos o lo previsualizamos de cara a enviarlo por e-mail o exportarlo en PDF, Word, Excel…
Por tanto, una vez impresa o generada, la factura o ticket ya no se puede modificar ni eliminar. En caso de querer hacer alguna modificación sobre una factura bloqueada, se deberá hacer mediante una factura rectificativa.
Para minimizar la posibilidad de errores, Secre cuenta con la opción de generar la factura en modo borrador, para que podamos revisarla bien y hacer las correcciones pertinentes antes de que se bloquee. En el modo borrador, la factura debe llevar el texto «BORRADOR» bien visible, puesto que no es una factura válida para entregar al cliente.
Para ver una factura en modo borrador creamos la factura de la forma habitual, hacemos clic en el icono de la impresora y marcamos la casilla «Borrador» habilitada para el formato de Factura:
2. Formatos de impresión con TicketBAI
Con TicketBAI, tus facturas y tickets deben incorporar en la parte más inferior un código QR y un código TicketBAI. Por eso es importante que, si has activado TicketBAI, lo planifiques con nosotros para que modifiquemos tus formatos de impresión de modo que reflejen esa nueva información.
En el caso de los tickets. El aspecto del código TicketBAI y QR es exactamente el mismo, y también aparecerá al final del ticket.
Además, si imprimimos o previsualizamos una factura o ticket más de una vez, incorporará el indicativo DUPLICADO.
3. Envío de los ficheros TicketBAI a Hacienda
Cada vez que hacemos una factura o ticket en Secre, el programa genera de forma automática y, sin que te des cuenta, un fichero TicketBAI en formato XML, que es el que hay que enviar a Hacienda.
Como el envío de esos ficheros a Hacienda difiere en función de la provincia en la que te encuentres, hemos dividido las instrucciones en dos tutoriales, que puedes consultar aquí: