Si has llegado a esta entrada es posible que te estés preguntando qué es un ERP, qué puede aportar a tu negocio y por qué debes (o no) implantarlo en tu empresa.
Hoy vamos a intentar aclararte qué es un ERP exactamente, qué puedes esperar de él y qué ventajas puede aportarte trabajar con uno.
Qué es un ERP y qué aporta a tu negocio
¿Qué significan las siglas ERP?
Las siglas ERP vienen de Enterprise Resource Planning, que en su traducción literal al español sería Planificación de Recursos Empresariales. Es posible que, si tratas de entender qué es un ERP basándote en su traducción literal, no acabes de ver claro qué puede aportar a tu negocio o qué te va a solucionar exactamente, pero sí nos da unas pistas: un ERP es un sistema que engloba los procesos que se necesitan para «planificar los recursos empresariales».
¿Qué es un ERP y para qué sirve?
Si buscas una definición de “ERP” probablemente encuentres cientos, y cada una diferente de la otra. La razón es que hay muchas empresas que los comercializan y no todos los ERP integran las mismas funcionalidades. El mercado de los ERP ofrece cientos de posibilidades y opciones, orientadas a todo tipo de negocios.
A este respecto también es importante tener en cuenta que la gestión de una empresa puede ser diametralmente opuesta a la de otra. Cada empresa es un mundo y algunos sectores tienen particularidades muy concretas a su actividad. Por ejemplo, la gestión de una tienda de zapatos es muy diferente a la gestión de una empresa de reformas.
Vale, puede que estés pensando, «todo esto está muy bien, pero quiero que me des una definición concreta de qué es un ERP». Vamos a intentarlo:
Un software ERP es un sistema informático que integra la gestión de las operaciones de una empresa en sus distintas áreas: compras y ventas, facturación, inventario, logística, producción, tesorería y contabilidad, recursos humanos y gestión de clientes.
¿Qué caracteriza a los software ERP?
Los software ERP tienen en común que integran la gestión de todas estas áreas mencionadas en un único sistema. Podríamos decir que suelen estructurarse de forma «modular», pero no independiente. Por ejemplo, un comercial introduce un pedido en el sistema y el personal del almacén lo recibe, lo prepara y lo entrega. Una vez el pedido se marca como entregado, automáticamente se descuentan del inventario las unidades vendidas y el departamento de facturación procesa el cobro y factura de dicho pedido. Esta es precisamente una de las ventajas de los software ERP y, probablemente, la que más repercute en el ahorro en tiempo y recursos.
Se trata de una base de datos única y centralizada que favorece la sinergia entre todos los departamentos de una misma empresa.
Si, además, ese software ERP funciona en la Nube, se eliminan las barreras geográficas, facilitando todavía más esa sinergia de todo el equipo, esté donde esté.
¿Qué aporta un ERP a mi negocio?
El objetivo final de un software ERP es ayudar a los trabajadores a realizar su tarea de manera más eficiente, y esto se consigue al romper las barreras interdepartamentales. En particular, lo que te ofrece un software ERP es lo siguiente:
- Te da una visión global y a tiempo real de tus datos, lo cual, como empresa, te permite solucionar las incidencias de manera proactiva y generar mejoras constantemente.
- Reduce el riesgo financiero, ya que los software ERP se rigen por estándares regulatorios que te permitirán estar al día legalmente.
- Automatiza procesos vitales en todo negocio, como los procesos de venta o la gestión de los pedidos hasta su realización, entre muchos otros.
- Mejora el servicio al cliente al proveer un medio único de facturación y gestión de la relación con cada cliente.
Si juntamos todas estas ventajas, el valor de un ERP – y, concretamente, de un ERP en la nube – es claro. Con una solución ERP, los empleados podrán acceder información precisa que les permitirá tomar mejores decisiones más rápido. Y no sólo eso, además, un software ERP permite eliminar procesos y sistemas redundantes, produciendo una reducción importante de los costes de un negocio.
¿Software de gestión en la Nube o local?
Con suerte, llegados a este punto, ya te hemos ayudado a entender qué es un ERP y qué puede hacer por tu negocio. Pero, como ya hemos apuntado, existen diferencias entre los ERP que vas a encontrar en el mercado y, una de ellas radica en la instalación: local si lo instalamos en nuestro propio sistema o en la Nube si se encuentra en un servidor Cloud al que accedemos a través de Internet.
Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. Algunos proveedores ofrecen una opción o la otra, mientras que otros ofrecen ambas, como es nuestro caso en Aplimedia, con nuestro software de gestión para PYMES Secre.
Un ERP en local deja en manos de la empresa la seguridad, mantenimiento o actualizaciones. Es por ello una opción de la que se beneficiarán empresas que cuenten con personal para dicho mantenimiento. A cambio, otorga más control a la empresa respecto a sus datos y las medidas que se toman para protegerlos.
El ERP en la Nube, en cambio, libera a la empresa de mucho trabajo. La seguridad y mantenimiento del servidor corre a cargo del proveedor y, además, las actualizaciones suelen ser automáticas, por lo que el usuario siempre disfruta de la última versión del software. La Nube es una opción extremadamente segura y excelente para empresas pequeñas y medianas sin recursos para gestionar, proteger y mantener sus propios sistemas.
¿Cómo escoger el software ERP adecuado para tu negocio?
Elegir un software de gestión o ERP para tu empresa no es una tarea que debas tomarte a la ligera. Existen muchas opciones en el mercado, pero no todas son óptimas para tu negocio.
Empieza por hacer un listado de requisitos que debe cumplir el software, pero trata de ser razonable: establece cuáles de ellos son imprescindibles y cuáles serían un añadido interesante pero no son un factor determinante. Es buena idea que involucres a los empleados que van a trabajar con el software, sus aportaciones serán de mucho valor para tomar la decisión acertada.
Una vez ya hayas seleccionado unas cuantas opciones (trata de limitarte a dos o tres, máximo), busca referencias y opiniones y solicita siempre que te hagan una demo para ver el programa en funcionamiento y resolver todas tus dudas.
Como consejo extra, aunque es importante, no te centres solo en el precio y valora aspectos como el servicio de soporte técnico y atención al cliente, la formación, la frecuencia de actualización del software…
Recapitulando...
El objetivo de un ERP es reducir el coste en tiempo y dinero de la gestión de una empresa, ayudando a los trabajadores a hacer su trabajo de forma más eficiente.
Además, un ERP te da una visión global del estado de tu empresa, automatiza procesos vitales y agiliza muchísimo la gestión y servicio al cliente.
A la hora de buscar una solución ERP, encontrarás opciones en la Nube y en local (on premise). El software local se instala en los sistemas del propio usuario, mientras que las opciones en la Nube se instalan en servidores cloud a los que el cliente puede acceder desde cualquier dispositivo y lugar en el que tenga conexión a Internet.
3 comentarios
El contenido proporcionado me permitió comprender la importancia y funcionalidades de estos sistemas empresariales. Me impresionó la claridad con la que se explicaron los beneficios clave, como la automatización de procesos y la centralización de la información. Sin duda, esta lectura me ha ayudado a apreciar el valor que un ERP puede aportar a una organización. ¡Excelente trabajo!