La empresa total según Aplimedia

La empresa total según Aplimedia

La empresa total según Aplimedia

En 1974 la selección holandesa de fútbol asombró al mundo con lo que se llamó el fútbol total. Hasta esta fecha, cada jugador tenía muy clara su labor en el equipo, los delanteros se encargaban de atacar, los centro campistas de distribuir y los defensas de defender.

Holanda cambió las normas y propuso un planteamiento en el que los defensas, efectivamente, deben defender, pero también pueden lanzarse al ataque, y cuando lo hacen, un compañero del centro del campo debe ocupar su posición en la defensa, lo mismo ocurre con un centro campista que se va hacia delante y deja un hueco que puede ocupar un defensa adelantándose o un delantero retrasando su posición.

Básicamente la idea es que, aunque cada jugador tenga su rol en el equipo, debe estar preparado para hacer otras tareas para las que inicialmente no estaba designado.

En Aplimedia, pensamos que las empresas, sobre todo las pequeñas, deben aplicar algo similar. Aunque cada persona tiene su labor, la empresa no se puede parar cuando un trabajador está de baja, de vacaciones o de viaje.

Todos los empleados deben conocer el manejo del programa de gestión de la empresa, y todos deben poder realizar, por lo menos, las tareas fundamentales.

Suenan al pasado los tiempos en los que llamabas a una empresa para reclamar una factura pendiente, y la persona que te atendía, te decía que volvieras a llamar la semana próxima ya que la responsable de facturación estaba de vacaciones.

O reclamabas un presupuesto y te encontrabas con que no te lo podían mandar porque el comercial estaba de baja por enfermedad, o lo tenía alguien en su ordenador que no estaba en la oficina ese día.

Lo lógico, y más en empresas pequeñas, es que cualquier empleado tenga los conocimientos necesarios del programa para hacer un presupuesto, una factura, un albarán, consultar el estado de un trabajo, acceder a un documento…

Para conseguir esto, en Aplimedia aconsejamos que se cumplan los siguientes puntos:

  • Que todos los empleados de la PYME reciban formación esencial del programa de gestión.
  • Que todos los empleados de la PYME tengan su acceso al programa, con restricciones, si es necesario, pero con derechos suficientes para realizar y consultar las tareas básicas.
  • Que se use el gestor documental de forma que todo documento de entrada o de salida de la empresa, esté a través del programa, a disposición de todos los empleados
  • Que la agenda de visitas, trabajos pendientes, planificación… de todos los empleados esté al alcance de todos, de forma que, si surge un imprevisto, por ejemplo la baja inesperada de un empleado, el resto de la plantilla pueda ver fácilmente sus tareas pendientes para poder realizarlas en su lugar.
  • Que la base de datos de clientes, proveedores, presupuestos, precios… esté a disposición de todos con normas que impidan el utilizar esta información para temas que no sean exclusivamente la actividad normal de la empresa.
  • Que se pueda acceder al programa de gestión desde cualquier lugar, a través de la nube para evitar la dependencia de un ordenador concreto, de una ubicación concreta.

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