Como puede que ya sepas, en Aplimedia nos dedicamos al desarrollo y soporte del software de gestión para PYMES Secre. A menudo nos encontramos con empresas pequeñas que dicen no necesitar de ningún tipo de solución para llevar la gestión de su empresa, puesto que solo realizan unas cuantas facturas al mes y tratan con pocos clientes.
Si quieres mi opinión, este no es un buen enfoque para ningún tipo de empresa, sin importar su tamaño, y lo más normal es que termine repercutiendo en un sistema de gestión ineficiente que, sin saberlo, nos está generando pérdidas y está ralentizando nuestro crecimiento.
En otros casos este tipo de empresas sí utiliza algún tipo de sistema informático básico de gestión, que a menudo es gratuito y bastante limitado en sus características y funcionalidades.
Si en algún momento te planteas crecer, o te encuentras ahora mismo en pleno proceso de crecimiento… Probablemente verás o estés detectando ya las señales que te enumero a continuación y que te están indicando que tu software de gestión se queda corto o que, directamente, tienes que plantearte implantar un programa que contemple todas tus necesidades actuales y futuras.
Estás limitado/a a realizar la gestión desde un solo lugar
Si quieres estar al día y ser competitivo/a en un mundo que tiende a la total digitalización, necesitas poder realizar la gestión de tu empresa desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Si no dispones de un programa de gestión en la nube, tienes actualmente una limitación que te recomiendo solventar cuanto antes.
La flexibilidad y comodidad que te da la Nube no la vas a encontrar en las soluciones en local. Te permite organizar tu tiempo y tus recursos de manera más eficiente y tener una mayor capacidad de decisión en cualquier momento y lugar. La Nube también mantiene tus datos mucho más seguros y protegidos ante ataques informáticos o problemas técnicos, lo cual está a la orden del día.
Por otro lado, un software de gestión en la Nube normalmente tendrá también una versión simplificada para móviles que haga todavía más fácil introducir información en cualquier momento. Tenemos que ser realistas y entender que, a día de hoy, no podemos pedirle a una versión móvil de un software de gestión las mismas características y funcionalidades que su versión de escritorio. En nuestro caso, hemos desarrollado una aplicación móvil que incluye las funcionalidades básicas que cualquier empresa querría poder llevar a cabo desde su teléfono móvil. El objetivo de este tipo de soluciones para la gestión es evitarnos delegar tareas a un momento concreto del mes o del día, puesto que, aparte de convertirse en algo tedioso, podría inducir a errores y a un mal aprovechamiento del tiempo.
A tu sistema de gestión le faltan importantes funcionalidades
Puede que, con el paso del tiempo, funcionalidades que en un principio no consideraste esenciales, o que incluso te parecieron un lujo, se hayan convertido en una necesidad, y además bastante importante. Esto es algo que no deberías de tomarte a la ligera, piensa que si tus competidores sí están utilizando esas funcionalidades que a ti te limitan, cuentan con una importante ventaja competitiva sobre ti.
Si ya utilizas un software de gestión, comprueba si existe una versión más avanzada que incluya lo que necesitas. Si no, busca un programa de gestión que sí lo haga, y piensa también qué otro tipo de funcionalidades podría incluir que te den a ti la ventaja competitiva sobre tus competidores. No te conformes con ponerte al mismo nivel.
No tienes contratado el soporte técnico ni las actualizaciones
Tienes muchas opciones a escoger dentro del mercado de los software de gestión, y vas a encontrar distintas formas de trabajar. Algunos te cobran un importe en un único pago que no incluye ningún tipo de soporte, o que incluye soporte por tiempo limitado. También es posible que no tengas derecho a las actualizaciones que se vayan haciendo de ese programa.
Otros proveedores directamente no ofrecen la posibilidad de contratar su software sin soporte técnico. Y es que es una forma insostenible de trabajar.
Si ahora mismo estás utilizando un software de gestión desactualizado y sin soporte técnico, puede que sientas la tentación de quedarte así hasta que ya no quede otro remedio que hacer el cambio. Y créeme, ese punto va a llegar tarde o temprano.
Las actualizaciones y el soporte no sólo solucionan errores que van surgiendo en el programa, sino que, además, te ayudan a estar adaptado/a a los cambios legales y sociales, lo cual es fundamental. Un sistema obsoleto va a repercutir en una gestión ineficiente sí o sí.
Tu programa no se integra con otros sistemas
Es habitual que las empresas necesiten trabajar con diferentes sistemas a la hora de gestionar su negocio. Por ejemplo, puedes estar utilizando un programa de gestión y un programa de contabilidad, o un CRM. Lo ideal es que estos programas puedan «trabajar» en armonía y que te permitan transferir información de manera automática y cómoda entre ellos.
Las ventajas a nivel de productividad son enormes, puesto que una correcta integración te libera de tareas manuales y reduce el número de ineficiencias.
Otra opción es que busques soluciones informáticas que integren varias necesidades, como por ejemplo un programa de gestión que incorpore funcionalidades de CRM (Customer Relationship Management o «Administración de la relación con los clientes», si lo traducimos literalmente). Al no tener que estar cambiando continuamente de programa para realizar diferentes gestiones, aprovecharás mejor tu tiempo.
No te resulta fácil sacar datos y estadísticas
Además de facilitarte la tarea de introducir datos, emitir facturas, presupuestos, controlar el almacén… Tu software de gestión debería ayudarte a tomar mejores decisiones en base a datos y estadísticas en tiempo real: ventas por artículo, por cliente, beneficios según la época del año… Es la diferencia entre tomar decisiones a ciegas y tener un plan con una base sólida.
De nuevo, esta puede ser la diferencia entre tú y tu competencia: que ellos saben perfectamente lo que hacer en cada momento del año porque saben perfectamente cuáles son sus estadísticas y sus datos. Puedes hacerte varias simples preguntas:
- ¿Conoces el stock actual de tu almacén y el stock a cualquier fecha pasada?
- ¿Podrías saber, en un minuto, qué articulos y/o servicios son más rentables para tu empresa?
- ¿Podrías saber, en un minuto, qué clientes te compraron más el año pasado y qué porcentaje de tu facturación representan?
- ¿Podrías realizar una previsión de tesorería (cobros y pagos pendientes) de los próximos meses en menos de cinco minutos?
- ¿Podrías sacar un listado de clientes a los que les has presupuestado algo pero no te han comprado y mandarles un mail en menos de cinco minutos?
Si has respondido que no a alguna de estas preguntas… tu sistema de gestión se queda corto. O bien no estás utilizando ningún software, o bien el que utilizas es demasiado limitado.
En definitiva, no subestimes la importancia de la gestión de tu empresa: es la base para un correcto funcionamiento y te va a generar enormes beneficios a nivel económico y funcional. Si en algo deberías estar invirtiendo, sin duda es en un programa de gestión actualizado y correctamente adaptado a tus necesidades actuales y futuras.
Así que si te has sentido identificado/a con alguno de los puntos que he mencionado, quizás va siendo hora de que dejes ese sistema de gestión ineficiente y comiences tu transición a un sistema que, en lugar de ponerte trabas, te lo ponga todo muchísimo más fácil.
