Nadie nace con el manual del emprendimiento impreso en el cerebro. La gestión empresarial requiere adquirir conocimientos que muchas veces sólo da la práctica. Es inevitable caer en algún que otro error a lo largo del camino, no importa si tu PYME es joven o ya tiene unos años de recorrido.
Es cierto que, cuando empezamos un nuevo negocio y/o no tenemos años de experiencia que nos permitan tomar decisiones inteligentes y 100% informadas, los consejos de gestión empresarial de terceras personas pueden ser de inmensa ayuda.
Por eso, hoy nos vamos a enfocar en consejos de gestión empresarial en todos los ámbitos: gestión del personal, del tiempo, del dinero… Todos ellos con una cosa en común: su objetivo es ahorrarte dolores de cabeza indeseados y ayudarte a avanzar hacia tu objetivo.
1. Da de alta tu empresa como sociedad
No importa si eres totalmente autónomo y no tienes a nadie trabajando para ti. No importa si tu financiación viene 100% de tu bolsillo. Necesitas establecer tu empresa como una entidad totalmente separada de tu persona.
Algunos profesionales suelen ahorrarse este paso, sobre todo al principio y mientras aumentan su base de datos de clientes, pero el coste de dar de alta tu empresa no es elevado y te protegerá ante problemas legales. Por supuesto, no quiere decir que tengas que tener problemas legales, de hecho la mayoría de PYMES no suelen tener este tipo de problemas. Pero si te vieras ante cualquier tipo de situación accidental (digamos, por ejemplo, que utilizaras un nombre protegido con copyright, o que tuvieras un cliente verdaderamente problemático) lo peor que te podría pasar sería que tu empresa se disolviese.
Problemas ahorrados: problemas financieros personales derivados de los problemas financieros de tu empresa, demandas que ponen en peligro tus bienes personales…
2. Separa tus finanzas personales y las de tu empresa
A ojos de la ley, tú y tu empresa sois entidades totalmente distintas, por lo que necesitas separar las finanzas. Abre una cuenta específicamente para tu negocio y evita a toda costa mezclarla con tu cuenta personal. Si no lo haces puedes meterte en un enredo y puedes tener que enfrentarte a una auditoría aunque hayas estado haciendo las cosas correctamente.
Esto no solo te ahorrará problemas legales, sino que será mucho más cómodo a la hora de organizar y tener controlados tus gastos e ingresos tanto personales como empresariales.
Problemas ahorrados: problemas legales con Hacienda.
3. Contrata un Software de gestión empresarial
Uno de los mejores consejos de gestión empresarial que podemos darte es que trabajes desde el principio con un programa de gestión o ERP.
Muchos empresarios, sobre todo al principio, intentan recortar gastos por todas partes, y por ello asumen tareas como la facturación, gestión financiera, contabilidad…
Lo cierto es que no es necesario que inviertas en personal de administración y contabilidad desde el principio, pero un software de gestión te será de mucha ayuda para asumir estas tareas y muchísimas más. Tienes decenas de opciones en el mercado, muchas de ellas adaptadas a las PYMES tanto a nivel funcional como económico, como es el caso del ERP Secre.
Solo por el tiempo que ahorrarás utilizando un programa de gestión, vas a rentabilizar la inversión, que no tiene porque ser alta.
Problemas ahorrados: perder recibos, olvidarte de gastos, mala imagen por documentos y facturas «chapuceros»…
4. Invierte en tu formación
Si no sabes hacer algo, no tiene sentido seguir intentando buscar la solución en Google o invertir meses y meses de ensayo y error para quizás, y solo quizás, encontrar la solución finalmente.
Tiene mucho más sentido pagar a alguien que ha pasado por tu misma situación y ha logrado una solución exitosa para que te enseñe cómo hacerlo bien desde el principio.
Porque aunque estos cursos cuestan un dinero, solo por los errores que te vas a ahorrar, se amortizan solos. Sin mencionar cuánto te van a ayudar a ganar más dinero con los conocimientos que te aportan.
Existen cientos de cursos gratuitos en el mercado, y algunos pueden ser de cierta utilidad, pero para profundizar realmente en un tema o habilidad, vale la pena realizar una inversión.
Problemas ahorrados: pérdidas de tiempo y de dinero, experimentos fallidos, ventas que no se cierran, horas de búsqueda en Google…
5. Forma bien a tus empleados
Cuando contratas a alguien, deberías esperar que las primeras semanas haya un aumento de trabajo, en lugar de conseguir desde el minuto uno delegar en él o ella ciertas responsabilidades.
La razón es que, aunque tu nuevo fichaje sea todo un prodigio, no va a entender ni aclimatarse a tu negocio desde el principio.
Por el contrario, va a necesitar tiempo para aprender los movimientos de tu negocio, entender tus expectativas y prepararse mentalmente para comprender tus objetivos y alinearse con ellos.
Fórmales correctamente para que hagan su trabajo. No importa si ya lo han desempeñado antes y crees que solo tiene que hacer lo mismo (probablemente no sea así). Además, esto ayudará a tu nuevo empleado o empleada a sentirse más competente y a desarrollar su actividad con más confianza.
Problemas ahorrados: despidos violentos, pérdidas de tiempo para solucionar errores de los empleados…
6. Ignora tu bandeja de entrada las primeras 4 horas del día
Puede que ya hayas leído artículos que te recomiendan que no abras el correo electrónico como primera tarea de cada mañana.
Es fácil ignorar este consejo, puesto que lo hemos oído cientos de veces, pero hay un razonamiento tras él, y es un buen razonamiento.
La razón es que, cuando estás leyendo tus correos, tu cerebro se siente ocupado. Y es que está ocupado, pero no con las tareas más importantes del día.
Los estudios muestran que existe algo llamado «fatiga por decisión» y que se va acumulando en tu cerebro a lo largo del día. Esto quiere decir que, si empleas las primeras horas de tu día en solucionar correos electrónicos, estás acumulando fatiga en asuntos que no tienen tanta importancia.
Esto, por supuesto, deriva en menos energía para abordar y pensar en decisiones empresariales y situaciones que realmente pueden ayudar a tu negocio.
Problemas ahorrados: quedarte atrás en tu lista de tareas pendientes, tomar decisiones que lamentes más tarde…
7. Invierte en marketing
El mundo en el que vivimos requiere que las PYMES como las nuestras forcemos nuestra presencia ante nuestro público objetivo y que le enseñemos algo que pueda aportarle valor. Tenemos que conseguir que escuchen nuestro discurso y que les convenza.
Porque sin ello, a nadie le va a salir comprar tu producto o contratar tus servicios de la nada.
Para invertir en marketing adecuadamente, necesitarás hacer una pequeña investigación para averiguar qué funciona mejor en tu mercado y modelo de negocio:
- ¿Montar un stand en una feria?
- ¿Invertir en marketing de contenidos online?
- ¿Anuncios en el periódico?
- ¿Anuncios de pago en Google?
- ¿Anuncios de pago en Facebook?
- ¿Red de contactos y afiliados?
Lo que sea que decidas, tendrás que empezar a hacerlo desde el primer día. O incluso, si eres realmente inteligente, lo puedes utilizar para crear expectativas y anticipación antes del primer día.
Hagas lo que hagas, no esperes a que tu negocio no sea tan rentable como esperabas para empezar a realizar acciones de marketing. Hazlo desde el principio y lo agradecerás.
Problemas ahorrados: bajos ingresos, deudas, problemas para pagar a tus empleados y para afrontar tus propios gastos…
8. Organiza reuniones contigo mismo/a
Como propietario/a de la empresa, tienes muchas decisiones que tomar.
Tú eres la única persona responsable, en última instancia, del fracaso o éxito de tu negocio. Tú eres a quien los empleados miran para recibir instrucciones. Y tú eres quien debe mirar a tu empresa para decidir cuál es el siguiente movimiento a realizar.
Pero como gestionar un negocio, incluso un pequeño negocio, requiere muchísimo trabajo y una lista de tareas pendientes realmente larga, es habitual que olvides dedicar tiempo a la planificación de tus objetivos y acciones. En resumidas cuentas: nos centramos tanto en actuar como empleados que olvidamos ser el jefe/a.
Así que nuestro consejo es que cada semana guardes de 30 a 60 minutos para reunirte contigo mismo/a como el director de estrategia de la empresa.
Para empezar la reunión, anota cuáles son tus objetivos a gran escala y luego, para cada uno de esos objetivos, determina si lo que estás haciendo ahora mismo se orienta a su consecución. Si la respuesta es que sí, genial. Si la respuesta es que no, determina qué hacer para cambiarlo. Si la respuesta es que más o menos sí, pero se puede mejorar, averiguar qué mejoras debes implementar.
Problemas ahorrados: dejar atrás tus objetivos, quedarse atrás de la competencia, ver cómo parte de tu negocio se derrumba…
9. Evita el enfoque «multitarea»
Si echas un vistazo a las ofertas de trabajo en cualquier portal de empleo, verás que muchas empresas valoran que los aspirantes sean «multi-tarea», cuando se ha demostrado una y otra vez que asumir muchas tareas no solo es imposible, sino que reduce significativamente la productividad.
Así que no adoptes este enfoque, ni para ti ni para tus empleados. No pienses que puedes estar escuchando un podcast y absorber toda la información mientras contestas e-mails. O que puedes revisar tus notificaciones de Twitter en una videoconferencia con tus proveedores.
Al asumir una sola tarea cada vez te darás cuenta de que, al final del día, tu productividad ha sido mucho más alta. Y no solo eso, sino que la calidad de ese trabajo también es mayor.
Problemas ahorrados: frustación al tener que moverse entre una y otra tarea constantemente, mala imagen con los clientes, errores vergonzosos y evitables…
10. No planifiques el 20% de tu jornada
Por ejemplo, si vas a estar cinco horas en la oficina, planifica solo cuatro horas de trabajo. Si son diez horas, planifica solo ocho.
Porque siempre hay algo que surge en el último minuto y con lo que vas a tener que lidiar. Siempre hay una llamada de un cliente que te tiene una hora al teléfono. Y siempre está esa tarea que pensabas que te iba a llevar una hora, pero que finalmente te lleva dos.
¿Y si no sucede ninguna de esas cosas?
Genial, entonces tendrás tiempo para ponerte al corriente con tus correos, investigar qué sucede en tu sector, o dedicar más tiempo a otros proyectos ajenos a tu negocio. O, por qué no, siempre puedes tomarte ese tiempo libre por el bien de tu salud mental.
Problemas ahorrados: trabajo nocturno no planificado, cancelación de planes, problemas familiares o con amigos por tu adicción al trabajo…
Conclusión: es mucha información y es difícil de digerir, sobre todo porque es probable que ya tengas mil asuntos pendientes de los que encargarte. Pero si todavía no has incorporado a tu gestión alguno de los puntos que hemos mencionado, considera la posibilidad de ir añadiéndolos uno a uno en tu rutina. Sin duda, cambiar la manera de hacer las cosas siempre es un esfuerzo extra, pero si aplicas estos consejos en tu día a día estamos seguros que notarás la diferencia incluso a corto plazo.
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