12 errores comunes al elegir un Software de Gestión o ERP para nuestra empresa

12 errores comunes al elegir un Software de Gestión o ERP para nuestra empresa

12 errores comunes al elegir un Software de Gestión o ERP para nuestra empresa

En Aplimedia llevamos más de 20 años implantando nuestro software de gestión para empresas de todas las actividades, tamaños y necesidades.

Eso nos da la experiencia necesaria para poder comentar los errores más habituales que cometen las empresas a la hora de seleccionar una de sus piezas claves, su ERP o Programa de Gestión.

A continuación listamos la serie de los 12 errores más comunes a la hora de elegir el programa de gestión para nuestra empresa:

Errores al elegir un software de gestión

Elegir un software adaptado a las necesidades de tu negocio es vital para lograr una máxima eficiencia y productividad.

Elegir un software demasiado complejo

El software que implantemos debe ayudarnos al máximo en nuestras tareas diarias pero debe ser sencillo a la vez, para que su aprendizaje no sea excesivamente complicado.

Elegir un software demasiado simple

Sin ser complicado, el software que elijamos debe cubrir la mayoría de nuestras necesidades, si no lo hace, pronto estaremos buscando uno nuevo, por lo que el aprendizaje y esfuerzo de implantación será el doble.

Elegir un software anticuado que no esté preparado para los años en los que vivimos

Trabajar en modo cloud, facturación electrónica, intercambio de ficheros por xml… son prestaciones que los software de gestión de hoy deben contemplar.

Elegir un software que no se actualiza

No es lo mismo un software de hace 10 años que un software actual. ¿Qué ocurrirá si sale una nueva versión de Windows? ¿Qué ocurrirá si hay un cambio legal obligado por Hacienda? Nuestro programa de gestión debe tener un mantenimiento que cubra tanto los problemas que puedo tener como actualizaciones necesarias para la adaptación a los cambios.

Elegir un software cerrado que no permite adaptaciones

Todas las empresas requieren alguna vez una programación a medida para cubrir alguna necesidad particular. Si el software es cerrado y no contempla personalizaciones, puede ser un inconveniente.

Elegir un software demasiado caro

Es preferible contratar un software que se tarifique por cuota mensual y, si es posible, sin compromiso de permanencia, de esta forma si en unos meses vemos que no es el software apropiado para nuestra empresa, no habremos realizado una gran inversión para nada.

No dar la importancia necesaria a la implantación y aprendizaje

Cambiar de software requiere un gran esfuerzo de formación, cambio de hábitos de trabajo… y las empresas deben ser conscientes de ello.

Creer que un nuevo software se implanta en dos semanas

Es habitual que nos llamen empresas el 15 de Diciembre, diciéndonos que desean empezar con nosotros desde el 1 de Enero. La implantación de un software conlleva una formación, importación de datos, personalización, acostumbrarse a la nueva forma de trabajar… que no puede hacerse en dos semanas.

No tener a tu proveedor de software cerca

Es habitual tener que reunirte alguna vez para tratar temas de la impartición, personalizaciones… todo esto se hace mucho mejor con un proveedor cercano con quien puedas quedar físicamente en tu oficina o en la suya para reunirte. En las reuniones presenciales se resuelve todo de forma mucho más sencilla y rápida que en las reuniones vía chat, videoconferencia… La formación presencial es un aspecto importante a tener en cuenta, siempre se aprende mejor y más rápido con cursos presenciales que con tutoriales o videoconferencias, que pueden ser útiles posteriormente pero no sustituyen a los beneficios de una formación presencial.

No pedir referencias

Es importante pedir a tu proveedor referencias de otras empresas similares a la tuya que utilizan su software. Ellas pueden decirte si el software cumple sus expectativas y, sobre todo, si el servicio postventa es el adecuado.

No cambiar de software por la recomendación de algún empleado

Los empleados suelen acomodarse a lo que conocen, es habitual que pongan pegas a cualquier cambio, la implantación de un nuevo software de gestión significa para ellos algunos aspectos negativos como: riesgo a dejar de ser imprescindible en la empresa, riesgo a que el software me genere más tiempo libre y no justifique mi trabajo o el trabajo a jornada completa, riesgo a no aprenderlo como debiera, pereza por el esfuerzo necesario para aprenderlo… El famoso “más vale lo malo conocido que lo bueno por conocer” es muy habitual entre los empleados a la hora de cambiar de software. El empresario debe conocer la opinión de sus empleados pero sabiendo interpretar bien las pegas que pueden poner.

Por último, mucho cuidado con ERPs que usan software libre

Presuntamente van a ser más baratos para la empresa, pero a fin de cuentas nuestro proveedor necesita facturar, si no es de una forma es de otra. Si no nos factura las licencias, nos facturará la implantación, la formación… un programa realizado con software libre no siempre significa un ahorro.


Como hemos mencionado anteriormente, tras más de 20 años de experiencia trabajando con empresas de todos los sectores y tamaños, esta es nuestra lista de los 12 errores más comunes a la hora de elegir un Software de Gestión para nuestra empresa.

Si estás buscando un software ERP, esperamos que este artículo te sirva como guía y como prevención de errores. Si tienes alguna duda o quieres consultar algo al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro chat o por teléfono (94 453 57 25), y estaremos encantados de ayudarte.

 

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